Ang pagsusulat ng sulat sa pagsulat ay isang paraan ng paghahanda ng isang panukala sa maikling-titik na format. Ang isang panukala para sa mga serbisyo ay isang mapang-akit na paghingi ng negosyo mula sa mga potensyal na customer. Ang mahalagang pananaliksik ay dapat isagawa bago ang anumang panukala ng mga serbisyo ay ginawa sa isang potensyal na customer. Kung ang sulat ay masyadong pangkaraniwan o kung ang sulat ay hindi tumutugon sa mga hindi na kailangang pangangailangan ng kostumer, ang liham ay maaaring mabilis na masira sa recycle bin. Kabilang sa mga susi sa isang matagumpay na sulat sa panukala ay ang malinaw na maayos na pagsulat, at maikli ang paliwanag ng mga termino, mga benepisyo at badyet.
Kilalanin ang target na kliyente at magsagawa ng malawak na pananaliksik. Siyasatin ang nakaraang mga gastos na may kaugnayan sa serbisyo, kabilang ang mga serbisyong kasalukuyang ginagamit, mga presyo na binabayaran sa isang taunang batayan at antas ng kasiyahan sa mga kasalukuyang serbisyo. Ang ganitong pagsisiyasat ay maaaring makumpleto sa pamamagitan ng pagkuha ng isang independiyenteng kumpanya ng survey upang magtanong katulad na mga tanong sa panahon ng isang maikling tawag. Suriin kung paano maaaring masiyahan ng iyong negosyo ang pangangailangang ito sa serbisyo. Tiyakin ang mga benepisyo ng paggamit ng mga serbisyo ng iyong kumpanya sa iba o sa pangkalahatan.
I-encapsulate ang saklaw ng iyong panukala sa isa o dalawang pangungusap. Ang buod ay dapat isama ang pangalan ng iyong organisasyon, kung ano ang iyong ginagawa, kung paano ka natatangi, ang mga inaasahan ng mga customer ay maaaring magkaroon ng tungkol sa iyong mga serbisyo, inaasahang presyo at mga resulta.
Ipaliwanag kung bakit nalalapit ka sa kliyente. Tukuyin kung ano ang alam mo tungkol sa kliyente, tulad ng, "Nauunawaan namin na gumastos ka ng $ 9,000 noong nakaraang taon sa mga serbisyo sa pamamahala ng dokumento. Ang impormasyong ito ay natipon mula sa isang kamakailang survey na aming isinagawa sa pamamagitan ng Independent Survey Company."
Ilarawan ang problema para sa kliyente. Kung nagbabayad siya ng masyadong maraming, ipaliwanag kung paano at bakit. Kung hindi siya gumagamit ng mga serbisyo, ipaliwanag kung bakit kailangan niya. Magbigay ng mga istatistika o mga resulta ng pag-aaral upang patunayan ang iyong claim. Kilalanin kung paano makikinabang ang kliyente sa paggamit ng iyong mga serbisyo.
Ibuod ang mga kakayahan ng iyong negosyo upang maisagawa ang mga serbisyong iminungkahi. Ipaliwanag ang anumang pamamaraan na iyong ginagamit, mga pamamaraan, mga produkto, antas ng kakayahan ng mga empleyado at pangunahing layunin sa pagbibigay ng serbisyo. Malinaw na tukuyin kung gaano kaiba ang pagkakaiba sa mga kakumpitensya nang hindi nagsasabi: "kami ay mas mahusay kaysa sa aming mga kakumpitensya."
Talakayin ang pagpepresyo sa pamamagitan ng pagbibigay ng inaasahang gastos sa customer. Maghatid ng karagdagang mga serbisyo na maaaring idagdag ng customer at ang gastos para sa mga karagdagang serbisyo.
Isara ang sulat sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa kliyente. Maglista ng pangalan at numero para sa kliyente na tumugon sa iyong sulat o magtanong nang higit pa. Mag-sign sa sulat na may pangalan at lagda ng pinakamataas na awtoridad sa kumpanya.
