Isang agenda ay isang listahan ng mga paksang ipakikilala at tatalakayin sa isang pulong. Ang kapakinabangan ay kapaki-pakinabang para sa maraming pagpupulong tulad ng mga institusyon ng gobyerno, mga hindi pangkalakal na organisasyon at negosyo. Sa pangkalahatan ay kinabibilangan ng pagbabasa ang mga minuto o tala ng huling miting, mga may-katuturang anunsyo, pagsusuri ng mga paksa para sa talakayan at isang roll call.Kahit na may mga oras na mag-set up ang mga agenda, sa katagalan maaari silang makatipid ng oras at mga mapagkukunan.
Kumpletuhin ang Mga Layunin ng Talakayan
Nagbibigay ang agendas ng outline ng mga paksa sa talakayan. Pinipigilan ng balangkas ang moderator o mga miyembro ng pulong mula sa pagkalimot sa mahahalagang paksa upang ipakilala. Kapag ang lahat ng mga paksa ay tinalakay nang lubusan, ang mga mahahalagang desisyon ay maaaring gawin bilang isang grupo sa panahon ng pagpupulong sa halip na magmadali sa paggawa ng mga plano sa labas ng pulong. Ang input at mga mungkahi mula sa iba't ibang pananaw ay nagpapabuti sa kalidad ng pagganap ng mga miyembro.
Tumutulong sa Pakikipagkomunika sa Mahalagang Balita
Nagbibigay ang Agendas ng pagkakataon upang ipaalam ang mga miyembro sa pamamagitan ng mga anunsyo tungkol sa mga kritikal na kaganapan, mga layunin at gawain. Pinahihintulutan ng mga miyembro ang mga miyembro na maaaring walang access sa lahat ng tao sa samahan upang ipahayag ang mahahalagang balita at makarinig ng mga balita ng interes. Kung walang agenda, ang mga anunsyo ay hindi maaaring ipaalam sa lahat ng mga miyembro, na maaaring magresulta sa pagkalito at sama ng loob. Inihahanda din ni Agendas ang mga nakaraang pulong upang matulungan ang mga miyembro na suriin ang pag-unlad na ginawa at paliitin ang focus para sa kasalukuyang pagpupulong.
Nagbibigay ng Katumbas na Pagkakataon na Mag-ambag
Karaniwan nang binabanggit ng mga pananagutan ang mga bagay na tatalakayin para sa susunod na pagpupulong. Nagbibigay ito ng mga pagkakataon ng mga miyembro na pag-isipan ang mga paksa ng talakayan bago ang pulong. Sa maraming pagpupulong, ang mga mukhang lantad ay higit na sabik na lumahok habang ang mga indibidwal na nakalaan ay maaaring maging mas nag-aalangan. Gayunpaman, ang pag-alam kung ano ang tatalakayin ay nagbibigay-daan sa mga miyembro na mag-research ng mga paksa ng interes, pag-isipan kung paano ang mga paksa ay nalalapat sa kanilang lupain at pagkatapos ay mag-isip, maiinit na kontribusyon sa pulong.
Isinaayos ang Pagpupulong
Inuuna ng isang agenda ang pinakamahalagang mga aktibidad, nagpapalaki ng pagiging produktibo at nakatuon sa mga miyembro. Ang tanging presensya ng isang pakay ay lumilikha ng isang pormal na kapaligiran at nagpapahina ng mga miyembro mula sa pag-aaksaya ng panahon. Ang agenda ay naghahanda sa tagapamagitan at naghihikayat sa pagkakapare-pareho at organisasyon. Ang isang agenda ay nagtatakda rin ng mga layunin at nagbibigay ng layunin sa mga miyembro. Inorganisa nito ang mga iniisip ng mga miyembro, direksyon ng pulong at pagkilos pagkatapos ng pulong.
Nag-aambag sa Mga Archive
Isang koleksyon ng mga nakaraang agenda ay isang perpektong tala para sa mga panlabas at panloob na mga institusyon, organisasyon at publiko para sa pagtingin sa pag-unlad ng iyong samahan. Ang dokumentasyon ay tumutulong sa mga miyembro ng publiko at organisasyon na tasahin ang mga nakaraang desisyon, ipaalala sa kanila ang mga naunang mga pangyayari o mahahalagang figure at magbalangkas ng magagawa na mga layunin. Ang roll call ay tumutulong din sa administrasyon na matukoy ang mga pinaka nakatuong miyembro sa pamamagitan ng pagbibilang ng pagdalo at pagsuri ng mga kontribusyon sa pulong. Makakatulong ito sa mga pagpapasya kung saan ang mga miyembro ay itataguyod o italaga ang papel na ginagampanan ng pagtugon sa publiko.
