Ang isang sulat sa iyong pastor para sa isang pangongolekta ng pondo ay maaaring tumagal ng dalawang anyo: Maaari itong maging isang kahilingan para sa pahintulot na ayusin ang kaganapan, o isang kahilingan para sa pastor na dumalo o makilahok sa kaganapan. Kapag sumulat ng alinman sa uri ng sulat sa iyong pastor, palaging tiyakin na ito ay tumpak, magalang, at nagpadala ng sapat na maagang upang pahintulutan ang oras para sa pagsasaalang-alang at pag-iiskedyul.
Sabihin ang layunin ng sulat sa pagbubukas ng pangungusap. Ang pangungusap na ito ay dapat maikli at ihayag kung ito ay isang imbitasyon sa isang kaganapan o isang kahilingan para sa pahintulot na isaayos ang isa. Huwag isama ang mga petsa, oras, o lugar sa unang pangungusap. Dapat mong ibigay ang pangalan o layunin ng tagapagbigay ng pondo sa pangungusap na ito.
Gumamit ng dalawa o tatlong sumusuporta sa mga pangungusap sa unang talata upang mapalawak ang mga detalye ng kaganapan. Ang mga pangungusap ay naglalarawan ng mga bagay tulad ng petsa, oras, at gastos ng kaganapan. Kung ang kaganapan ay gaganapin bago, sabihin sa pastor ang kinalabasan ng fund-raiser sa nakaraan.
Buksan ang pangalawang talata sa pamamagitan ng paglalahad ng pangangailangan na matutugunan ng kaganapan. Sundin ito sa higit pang mapaglarawang impormasyon na tinatalakay kung bakit mahalaga ang pangangailangan na ito. Tiyakin na malinaw kung bakit nararapat ang oras at pansin ng pastor. Salamat sa iyong pastor sa paglalaan ng oras upang mabasa ang tungkol sa iyong kahilingan sa kaganapan ng pagpapalaki ng pondo.
Isulat at ipadala ang sulat nang hindi bababa sa isang buwan bago ang petsa ng kaganapan. Ang halaga ng oras ng lead ay dapat na mas mahaba kung ito ay isang kahilingan upang ayusin ang isang kaganapan o kung ang pastor ay kinakailangan upang makatulong sa kaganapan. Sa huling kaso, hindi bababa sa tatlong buwan ang dapat pahintulutan sa halip na isang buwan. Ang pangkalahatang format ng sulat ay dapat na sundin ng isang pormal na sulat ng negosyo.
