Ang isang pamamaraan ng pahayag ay nagbubuod sa layunin, saklaw at inireseta na paraan para sa pagsunod sa isang itinatag na patakaran o pagkumpleto ng isang yunit ng trabaho. Tulad ng hinihingi ng hirap at pagiging kumplikado ng pagkakasunud-sunod ng hakbang na ito ay nauuna, ang isang pahayag ng pamamaraan ay maaaring mula sa isang pangungusap hanggang sa maraming mga seksyon o mga talata.
Bilang pahayag ng pamamaraan ay isang buod ng impormasyong nauukol sa pagganap ng isang pamamaraan, hindi ito dapat isulat hanggang matapos ang pamamaraan ay tinatapos.
Tukuyin ang Saklaw at Pamamaraan ng Pamamaraan
Suriin ang nakumpletong pamamaraan; tiyakin ang katumpakan at pagkakumpleto ng nilalaman.
Kilalanin ang lahat ng mga tauhan ng departamento na responsable para sa pagganap ng pamamaraan.
Kilalanin ang lahat ng mga tauhan ng departamento na responsable para sa pangangasiwa at pagpapatupad ng pamamaraan.
Kilalanin ang lahat ng exhibits - mga larawan, mga diagram, mga form, mga screen ng computer, mga ulat, atbp. - ginagamit sa pamamaraan.
Kilalanin ang lahat ng hindi karaniwang o mga espesyal na termino na ginagamit sa pamamaraan.
Kilalanin ang mga pangunahing layunin at resulta ng pamamaraan.
Pahayag ng Pamamaraan ng Draft
Kilalanin ang pamamaraan; magbigay ng pangalan o pamagat na nagpapahiwatig ng nilalaman ng pamamaraan o paggamit (hal., "Paghawak sa Mga Reklamo sa Customer").
Ilarawan ang layunin ng pamamaraan at nilalayon na madla, na naglalahad ng mga pamantayang mga pamagat ng trabaho na may pananagutan sa pagganap.
Halimbawa: Ang pamamaraan na ito ay naglalaman ng mga tagubilin para sa mga kinatawan at mga tagapamahala ng Kagawaran ng Serbisyo ng Customer upang i-record, subaybayan at lutasin ang mga reklamo sa customer gamit ang MS-CRM System.
LAYUNIN Upang magtatag at makipag-ugnayan sa kinatawan ng Kawanihan ng Serbisyo ng Serbisyo at regular na pamantayan sa pagsubaybay para sa pagtatala, pagsubaybay at paglutas ng mga reklamo sa customer gamit ang MS-CRM System.
Maglista ayon sa pangalan at sa pagkakasunud-sunod ng hitsura ng bawat eksibit na matatagpuan sa pamamaraan. Halimbawa:
EXHIBITS: Figure 1: MS-CRM Logon Screen Figure 2: MS-CRM Complaint Record Screen Figure 3: Ulat sa Kasaysayan ng Reklamo ng MS-CRM
Ilista ayon sa alpabeto at tukuyin ang bawat natatanging o espesyal na term na matatagpuan sa pamamaraan. Halimbawa:
GLOSSARY Assignee: Legal na kinatawan ng departamento kung kanino ang nasabing reklamo. CCID: Natatanging siyam na digit na numero na tumutukoy sa reklamo sa customer. EXT: Ang code na nagpapahiwatig ng return item ay pinalawak na panahon ng biyaya.
Ilista sa alpabetikong pagkakasunud-sunod ng pamagat ng trabaho ang lahat ng mga tauhan na nakakaapekto o naapektuhan ng pamamaraan, kabilang ang ginawang gumanap. Halimbawa:
MGA ROLES & RESPONSIBILIDAD 1. Tagapamahala ng serbisyo sa Customer: Pinagtutuunan ang pagpapaunlad ng pamamaraan, pagpapanatili at pag-apruba. 2. Kinatawan ng serbisyo sa kostumer: Nagsasagawa lamang ng mga tungkulin sa trabaho alinsunod sa pamamaraan. 3. Superbisor ng serbisyo sa kostumer: Ipamahagi ang pamamaraan; nangangasiwa sa pagpapatupad at pagsasanay.
Mga Tip
-
Gumamit ng aktibong istilo ng pagsulat ng boses upang maalis ang pagkakaintindi. Halimbawa, sa halip na magsulat "Ang layunin ng pamamaraang ito ay upang ilarawan ang …." o "Ang pamamaraang ito ay inilaan upang ilarawan …," isulat ang "Ang pamamaraan ay naglalarawan …".
Babala
Ang isang karaniwang template para sa mga pahayag ng pamamaraan ay dapat na nasa lugar. Kung hindi, dapat isa bumuo upang matiyak na ang lahat ng mga pahayag ng pamamaraan ay may parehong "hitsura at pakiramdam."
