Ang pagpapanatili ng isang petty cash fund ay 90 porsiyento sa pag-iingat ng talaan. Ang iba pang 10 porsiyento ay ang pagkontrol na pinapayagan na ma-access ang mga pondo. Anuman ang uri ng negosyo na nasa iyo at gaano man ka ginagamit ang iyong cash para sa, ang pagsunod sa dalawang prinsipyong ito kasama ang ilang simpleng mga pamamaraan sa pagbabadyet ay magiging balanse ng iyong petty cash fund.
Ang Katunayan ng File ng Lahat ng Mga Pagbili
Kapag nagpapatakbo ng isang petty cash fund, ang unang bagay na kailangan mong gawin ay magtatag ng mahusay at pagganap na sistema ng pag-iingat ng talaan. Dapat kang makakuha ng mga resibo at mga invoice para sa bawat solong transaksyon kung saan ang cash ay ginagamit at gumawa ng mga kopya ng mga ito. Tinitiyak nito na mayroon kang dalawang hiwalay na file kung sakaling nawalan ka ng resibo. Huwag lamang i-import ang iyong mga resibo sa isang folder, ngunit i-file ito nang magkakasunod at isaalang-alang ang paglagay ng mga resibo sa magkahiwalay na folder para sa bawat buwan.
Magtatag ng Mga Tinatanggap na Paggamit para sa Petty Cash
Huwag gamitin ang maliit na salapi nang walang itinatangi. Dapat kang magkaroon ng tiyak na mga alituntunin na itinakda para sa kung ano ang maaari mong gamitin ang cash para sa at kung ano ang maaari mong hindi. Halimbawa, ang pagbili ng alkohol sa mga pondo ay kadalasan ay isang hindi katanggap-tanggap na paggamit, kahit na ang alkohol ay para sa isang pang-sosyal na kaganapan na inisponsor ng negosyo. Upang maprotektahan ang iyong sarili at sinumang iba pa na may access sa cash, dapat kang magkaroon ng nakasulat na mga patakaran tungkol sa kung ano ang mga katanggap-tanggap na gastusin.
Control Access
Palaging panatilihin ang iyong petty cash fund na naka-lock up. Maaari mong panatilihin ito sa anumang bagay mula sa isang drawer papunta sa isang closet sa isang ligtas, ngunit iwasan ang pagsunod sa mga portable na mga kahon o iba pang mga lalagyan ng imbakan na maaaring ilipat o madala ang layo madali. Huwag magbigay ng mga susi o mga kumbinasyon sa higit sa ilang mga tao. Sa isip, dapat mo lamang bigyan ang isa o dalawang tao ng isang susi, at may sinumang iba pang magtanong sa mga key-holder na ito para sa anumang pera na kailangan nila.
Magsagawa ng mga Periodic Audit
Upang matiyak na angkop na ginamit ang iyong maliit na salapi, magsagawa ng pana-panahong pag-audit. Ang mga epektibong pag-audit ay hindi ipinahayag at ang layunin ay upang paminsan-minsang suriin ang mga talaan, mga pamamaraan ng accounting at kontrol ng iyong petty cash fund. Nang walang pag-audit, ang mga pondo ng cash na pera ay maaaring madaling kapitan ng maling paggamit o mahinang pamamahala. Ang pinakasimpleng paraan ng pag-audit ay ang magkaroon ng isang tagapamahala na walang access sa cash check sa pondo bawat ilang linggo o higit pa.
