Ang mga negosyo na nagpapanatili ng maliit na salapi upang magbayad para sa maliliit, hinihiling na pangangailangan ay dapat na magpatupad ng mga pamamaraan ng tamang pag-audit sa tamang pera upang matiyak na ang mga empleyado ay gumagamit ng maliit na cash para sa angkop na mga dahilan at wastong account para sa maliit na cash na ginamit. Kung posible, ang isang indibidwal na walang access sa maliit na cash ay dapat na ang taong responsable para sa pag-awdit ng maliit na cash.
Timing ng Mga Pag-audit
Ang mga cash audit ay dapat na isagawa nang random at walang abiso sa iba pang mga empleyado. Walang mga random na pag-audit, ang mga empleyado na "paghiram" mula sa maliit na cash para sa mga personal na kadahilanan ay may oras upang ilagay ang pera sa lugar bago mo i-audit ang mga pondo.
Kabuuang mga Nilalaman
Ang pagbabalanse ng maliit na cash sa kahon o drawer ay ang unang hakbang sa pag-awdit. Ang kabuuan ng lahat ng cash na cash at ang mga resibo para sa mga item na cash ay ginamit upang magbayad ay dapat na katumbas ng kabuuang halaga ng cash na ginagamit para sa paggamit. Halimbawa, kung mapanatili mo ang $ 500 sa maliit na cash at may $ 150 sa mga resibo para sa mga gastos sa cash, dapat kang magkaroon ng $ 350 sa cash na natitira sa drawer. Ang hindi natukoy na pera o mga resibo ay dapat itala sa isang ulat sa pag-audit, at ang lahat ng empleyado na may access sa maliit na cash ay dapat na tanungin tungkol sa pagkakaiba.
Suriin ang Mga Resibo
Ang bawat resibo ay dapat na malinaw na ipaliwanag ang (mga) binili na item. Kung ang item (s) na binili ay hindi malinaw mula sa resibo mismo, ang item (s) ay dapat na nakasaad nang nakasulat sa resibo kasama ang anumang paliwanag na kinakailangan para sa gastos. Ang bawat binili item ay dapat na kumakatawan sa isang angkop na paggamit ng petty cash pondo at maaprubahan ng isang manager o superbisor, tulad ng nakalagay sa iyong mga patakaran ng kumpanya. Ang anumang hindi nararapat na paggamit ng maliit na salapi, tulad ng para sa personal na mga bagay, ay dapat itala sa iyong ulat. Ang anumang paggamit ng maliit na cash upang masakop ang normal na gastusin sa pagpapatakbo ay dapat mapapansin sa iyong ulat at ipinaliwanag ng mga empleyado upang matukoy kung ang mga pagbabago ay dapat gawin sa mga pamamaraan ng pagpapatakbo upang masakop ang mga gastos na iyon sa isa pang paraan.
Repasuhin ang Pangkalahatang Ledger
Ang bawat maliit na gastos sa salapi ay dapat na maipakita nang wasto sa general ledger ng accounting. Suriin ang mga resibo para sa paliwanag ng gastos, at i-verify na ang gastos ay nai-post sa tamang pangkalahatang account ledger gastos.
I-verify ang Mga Item na Nabili
Sa tuwing posible, dapat mong hilingin na makita ang (mga) item na binili na may maliit na cash, lalo na sa kaso ng mga di-nainom na mga kalakal. Kung ang mga empleyado ay gumagamit ng maliit na cash para bumili ng mga maliliit na kagamitan o iba pang mga hindi kinakailangang mga pangangailangan, dapat ipakita sa iyo ng mga empleyado ang lokasyon ng (mga) item.
