Ang pagbuo ng isang komprehensibong sistema ng pamamahala ng file para sa iyong restaurant ay tumutulong sa iyo na pamahalaan ang mga empleyado at negosyo. Ang mga sistema ng dual file ay epektibo, lalo na kung ang mga file ay naka-imbak sa online. Maaaring ma-imbak ang mga file sa isang madaling mahanap na lokasyon, tulad ng cabinet file ng opisina, at mga sensitibong tauhan at mga file sa pananalapi ay maaaring mapangalagaan. Ang isang pisikal na hard copy file system ay dapat mapili batay sa dami ng impormasyon na isinampa, habang ang isang online na sistema ng pag-file ay may higit pang mga pagpipilian.
Pumili ng Pag-file ng System
Ang mga file na naka-imbak sa online ay maaaring nahahati sa kumpidensyal at bukas na mga kategorya. Protektahan ng password ang sensitibong impormasyon tulad ng mga financials o mga file ng empleyado. Ang mga file na kailangang ma-access sa isang regular na batayan ng mga empleyado ay maaaring naka-imbak sa isang nakabahaging folder sa ilalim ng mga tiyak na heading tulad ng mga vendor, mga supplier at pagpapanatili. Ang mga file na naka-imbak sa isang cabinet ay maaaring alphabetize ng paksa, o para sa mga malalaking file ng lakas ng tunog, sa pamamagitan ng paksa na may sub-division sa bawat kategorya. Halimbawa, ang isang file ng vendor ay maaaring may mga indibidwal na naka-alphabetize na mga file na nagpapakilala sa mga pangalan ng vendor o sa kanilang mga kumpanya.
Mga Pananalapi
Ang pagbubuo ng isang sistema ng paghaharap na nagbibigay-daan para sa madaling pag-access sa mga ulat sa pananalapi ay mahalaga para sa araw-araw na operasyon pati na rin ang buwanang, quarterly at taunang mga ulat ng accounting at year-end at paghahanda sa buwis. Ang impormasyon sa pananalapi ay dapat na naka-imbak sa isang ligtas na lokasyon tulad ng isang lock-box o sa isang computer na protektado ng password na file. Kasama sa mga dokumento ang mga account na pwedeng bayaran at maaaring tanggapin, payroll, pautang at mga linya ng kredito, panloob at panlabas na mga pagsusuri at mga talaan ng buwis at araw-araw na mga resibo. I-classify ang mga file sa mga takdang panahon upang ang mga regular na reference mo, tulad ng araw-araw na mga tala ng benta, ay madaling maabot, at ang mga review mo ay pana-panahon, tulad ng mga quarterly na ulat, ay nasa likod ng cabinet.
Pagtatrabaho
Ayusin ang mga blangko at nakumpleto na mga application sa trabaho, oryentasyon at mga materyales sa pagsasanay, mga iskedyul ng trabaho at nakasulat na mga account ng mga ulat ng empleyado, mga reklamo o mga pag-uusig. Ang huli ay kapaki-pakinabang kung ang isang empleyado ay nag-file ng isang karaingan tungkol sa pagwawakas, diskriminasyon o panliligalig. Kung ang isang file ng empleyado ay naglalaman ng mga talaan ng kalusugan at mga numero ng Social Security, bigyan ng kategorya ang mga file sa numerical order at iimbak ang number key sa ibang lokasyon.
Mga Vendor
Hatiin ang mga file ng vendor sa mga kategorya ng pagkain, inumin, serbesa, alak at supply ng restaurant. Isama ang mga indibidwal na file para sa kasalukuyang mga vendor at mga prospective na vendor. Dapat isama ng mga file ang mga kopya ng mga kontrata, mga form ng pagkakasunud-sunod, mga resibo, mga istraktura ng pagpepresyo, mga iskedyul ng paghahatid, mga pangalan ng contact at mga numero ng telepono Maaari kang mag-imbak ng mga file ng vendor malapit sa isang pinto ng paghahatid o sa opisina ng tagapangasiwa para sa madaling reference.
Seguro
Dapat isama ng mga file ng seguro ang mga kopya ng mga patakaran at ang pangalan at impormasyon ng contact ng ahente ng seguro na kumakatawan sa bawat patakaran. Isama ang isang tsart ng pag-renew upang ipahiwatig kung kailangang repasuhin ang mga patakaran. Mag-imbak ng isang kopya ng mga file ng seguro sa labas ng site kung sakaling may emergency.
Pagbuo at Pagpapanatili
Kung ang pag-aari o rentahan ng pasilidad ng restaurant, panatilihin ang isang file para sa mga rekord ng pagpapanatili at pagkumpuni. Isama ang isang listahan ng paglilinis, pag-alis ng basura, pag-recycle, pangkalahatang pagpapanatili, pagtutustos ng tubig at mga service provider ng pagkumpuni ng kuryente. Iimbak ang impormasyon para sa pagpapanatili ng mga video game, juke box o vending machine. Karamihan ay tulad ng mga file ng vendor, pagpapanatili at mga numero ng contact sa emergency ay dapat na matatagpuan sa isang lugar kung saan ang anumang empleyado ay maaaring mabilis na ma-access ang mga ito, tulad ng hostess stand, cashier desk, sa likod ng bar o sa kusina.
Kalusugan at kaligtasan
Panatilihin ang isang file na nakatuon sa dokumentasyon ng kalusugan at kaligtasan. Kabilang dito ang isang kopya ng mga ulat ng kagawaran ng kalusugan ng mga restaurant at mga pagsipi, nakasulat na mga patakaran tungkol sa mga hakbang sa kalusugan ng empleyado tulad ng paghuhugas ng kamay, paggamit ng mga guwantes at hairnets at mga detalyadong instruksyon sa sanitization equipment. Kasama rin sa dokumentasyon ng mga pamamaraan na may kaugnayan sa paghawak ng pagkain, paghahanda at imbakan. Gumawa ng mga kopya ng may kinalaman na mga patakaran at regulasyon at i-post ang mga ito sa mga angkop na lugar kung saan ang mga empleyado ay siguradong makita sila.
Pinsala at Insidente
Gumawa ng isang file upang maisama ang mga ulat ng mga pinsala na kaugnay sa empleyado at customer. Sumaksi ng mga testigo sa bawat kaganapan at magbigay ng maraming mga detalye ng pagsuporta hangga't maaari, kabilang ang sanhi ng pinsala, ang pagkilos na kinuha kasunod ng pinsala at kinalabasan. Isama ang mga kopya ng mga ulat ng pulisya kung ang mga awtoridad ay tinatawag sa restaurant para sa anumang dahilan.
