Mayroong iba't ibang mga dahilan upang magsulat ng isang liham ng negosyo sa alinman sa daan-daang mga konsulado sa ibang bansa sa buong mundo. Halimbawa, maaari mong hilingin na humiling ng visa o impormasyon sa paglalakbay, upang magtanong tungkol sa mga pagkakataon ng kalakalan sa ibang bansa, upang magsagawa ng pananaliksik sa ibang bansa na gawain, o magsulat ng isang sulat ng rekomendasyon para sa mag-aaral na naglalakbay sa ibang bansa para sa isang internship.
Kilalanin ang pangalan, pamagat at tirahan ng indibidwal na iyong tinutugunan ang sulat. Ang bawat konsuladong banyaga ay may detalyadong website na nagbibigay ng isang direktoryo ng tauhan, kasama ang mga link sa iba't ibang departamento, na makatutulong sa iyo na makilala ang tao na dapat mong tugunan ang iyong liham.
Sundin ang tradisyunal na protocol ng negosyo kapag nagsusulat ng isang business letter sa konsulado. Gamitin ang buong pangalan ng indibidwal at pamagat, departamento at konsulado address, na naka-format sa bawat internasyonal na sistema ng mail ng bansa. Nag-iiba ang bawat bansa, kaya sundin ang mga direktiba na nakalista sa seksyon ng "contact us" ng website ng konsulado. Kung nagpapadala ka ng isang hard copy letter, isama ang petsa sa kanang itaas na sulok ng iyong sulat. Kung nagpapadala ka ng email, malinaw na ipahayag ang layunin ng iyong liham sa linya ng paksa.
Sumulat ng pagpapakilala na may kasamang paliwanag kung sino ka, kung saan ka mula sa, bakit ikaw ay sumusulat, at kung ikaw ay sumusulat sa ngalan ng isa pang indibidwal o iyong sarili. Kung nagsusulat ka sa ngalan ng isang korporasyon, entidad ng pamahalaan, internasyonal na organisasyon o isang institusyong pang-edukasyon, pansinin ang pangalan ng pangalan at ipahayag ang iyong titulo at kredensyal.
Isulat ang isang diretsong pahayag na maikling ngunit malinaw na binabalangkas ang layunin ng iyong liham. Ang mga naisalin o interpreted na wika ay kadalasang may dalawang kahulugan, kaya't mag-ingat upang maiwasan ang mga terminong salitang balbal o colloquialisms na maaaring hindi madaling maunawaan ng isang banyagang mambabasa. Halimbawa, ang parirala, "Gusto kong hawakan ang base sa iyo" ay dapat mapalitan ng, "Nagsusulat ako upang magtanong sa iyo tungkol sa …"
Limitahan ang iyong liham sa isang paksa at maging tiyak tungkol sa kinalabasan na gusto mo mula sa sulat.
Tapusin ang sulat na may tala ng salamat at magbigay ng mga detalye tungkol sa kung paano ka maaabot. Palaging isama ang iyong buong pangalan. Huwag kailanman magsinungaling o gumawa ng nakaliligaw o potensyal na pagbabanta ng mga pahayag sa isang liham sa isang konsulado sa ibang bansa.
Kumonsulta sa iyong lokal na tanggapan ng koreo tungkol sa mga kinakailangang selyo at tinantyang oras ng paghahatid Kung nakapaloob ka ng self-addressed, naselyohang sobre upang matiyak ang mabilis na tugon sa iyong sulat, siguraduhing mayroon kang naaangkop na halaga ng selyo ng US sa bumalik na sobre.
Mga Tip
-
Ang mga website ng mga konsulado sa Estados Unidos ay isinulat sa wikang Ingles habang ang mga internasyonal na konsulado sa ibang bansa ay karaniwang nakasulat sa katutubong wika ng bansa na may isang link sa isang Ingles na bersyon.
