Isang ulat ng contact ang nagtatala ng lahat ng mga paksa na tinalakay sa mga pulong, mga tawag sa pagpupulong at mga tawag sa telepono. Isa sa mga halimbawa ng isang ulat ng contact ay ginagamit sa panahon ng pangangalap ng pondo; Binubuod nito ang mga paksa ng isang propesyonal sa pag-unlad ng pondo na tinatalakay sa isang potensyal na donor. Ang ulat ay tumutulong sa iyo na linawin ang anumang hindi pagkakaunawaan o mga tanong tungkol sa kung aling mga partido ang nagbahagi ng impormasyon. Ang pagsulat ng isang ulat sa pakikipag-ugnay ay maaaring mukhang mahirap at walang silbi, ngunit sa katagalan maaari itong makatipid ng oras at mabawasan ang pagkabigo.
Tanungin ang lahat ng mga pangalan ng lahat ng tao sa pulong, conference call o tawag sa telepono. Isulat ito sa tuktok ng iyong papel, kasama ang petsa at oras na nagsimula at natapos ang pulong.
Dalhin ang mga tala sa lahat ng mahalagang aspeto ng pulong, tawag sa telepono o tawag sa kumperensya.
I-type ang iyong ulat ng contact na tumutukoy sa iyong mga tala sa pagpupulong. Isama ang pangalan ng kumpanya at ang taong kumakatawan sa kumpanya, pati na rin ang pangalan ng ibang kumpanya o kinatawan nito.
Mag-log sa petsa at paraan ng contact. Sa mga kaso ng negosyo, idokumento ang mga pangalan ng lahat ng empleyado o mga taong kasali sa pulong; ano ang nangyari ng kahalagahan sa pulong; sino ang nagsabi kung ano; anong impormasyon ang tinalakay at kung ano ang nagawa; ang susunod na item upang magsalita tungkol sa o kung ang lahat ay naayos na; at sa dating kaso, ang petsa ng susunod na pagpupulong.
Tingnan ang ulat ng contact at siguraduhin na walang nawawala. Magdagdag ng anumang mga nawawalang detalye.
Ipadala ang ulat ng contact, alinman sa pamamagitan ng email, fax o postal mail.
