Ang mga KPI ay "mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap." Ang mga tagapagpahiwatig na ito ay mga panukat na tumutulong sa mga nasa pangangasiwa ng negosyo na alamin kung paano malapit (o malayo) ang kumpanya o departamento ay mula sa pag-abot sa isang paunang natukoy na layunin o hanay ng mga layunin. Ang pagsusulat ng mga KPI ay makakatulong sa isang tagapangasiwa at empleyado na makita kung ano pa ang kailangang gawin at mag-udyok sa kanila upang makamit ang mga layuning ito. Ang proseso ng pagsusulat ng mga KPI sa loob at ng sarili nito ay hindi mahirap. Gayunpaman, ang paglikha ng mga KPI na magiging epektibo ay nangangailangan ng pagsasaalang-alang.
Isulat ang mga KPI bilang madaling maintindihan, mga indibidwal na dokumento. Ang bawat KPI ay dapat na tumutugma sa isang tiyak na kategorya, kagawaran o proyekto. Halimbawa, ang isang KPI ay maaaring nakasulat sa pagta-target sa kasiyahan ng kliyente, habang ang iba ay maaaring nakatuon sa mga gastos sa overhead.
Simulan ang dokumento ng KPI na may header na tumutukoy sa layunin ng KPI. Itago ito bilang maikli ngunit tiyak na hangga't maaari. Ang isa o dalawang pangungusap ay sapat. Halimbawa, ang isang KPI para sa kasiyahan ng kliyente ay maaaring magkaroon ng heading, "Palakihin ang Kasiyahan ng Client."
Ilista ang layunin ng KPI. Mahalaga para sa parehong tagapangasiwa at kawani na malaman kung bakit dapat silang magsikap na maabot ang isang tiyak na layunin, o kung bakit kailangang isagawa ang pagganap na ito. Ipaliwanag nang maikli kung papaano ang pag-abot sa itinakdang layunin o oras ng pag-log na ginugol sa isang aksyon ay magiging kapaki-pakinabang.
Tukuyin kung paano susukatin ang KPI. Isama ang dalas ng mga sukat pati na rin ang haba ng oras na mangyayari ito. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang KPI hinggil sa kasiyahan ng kliyente, maaari mong ipatupad ang isang survey ng telepono na nangyayari pagkatapos ng bawat tawag at magaganap sa loob ng 3 buwan na panahon.
Magtakda ng target na layunin. Tukuyin ang isang layunin na mabibilang at masusukat. Dapat itong magbigay ng nais na kinalabasan, tulad ng isang tiyak na porsyento sa loob ng isang tiyak na tagal ng panahon.
