Sa pinakasimpleng anyo nito, ang panloob na kontrol ay ang kabuuan ng lahat ng ginagawa ng iyong negosyo upang matukoy at mabawasan ang mga panganib na, ayon sa U.S.Maliit na Pangangasiwa ng Negosyo, kadalasang kumakain ng 5 porsiyento ng taunang kita ng isang negosyo. Bagaman ang mga negosyo sa lahat ng sukat ay nakaharap sa mga panganib ng pandaraya, pagnanakaw at pang-aabuso sa mga ari-arian ng negosyo, ang mga maliliit na negosyo na may hindi sapat na mga pamamaraan sa dokumentasyon ay kadalasang mas mahina. Ang mga pamamaraan ng dokumentasyon ay tumutulong sa, at bahagi ng, malakas na mga panloob na kontrol.
Nadagdagang Pananagutan
Habang ang mahusay na binuo na mga dokumentasyon ay nagpapatibay ng mga panloob na kontrol at panloob na kontrol sa pag-iwas at detektib, ang mga hindi sapat na pamamaraan sa dokumentasyon ay isang pangunahing dahilan kung bakit hindi nalalaman ng ilang mga negosyo na ang pagnanakaw o pandaraya ay nangyari hanggang sa huli na, ang tala ng "Journal of Accountancy". Ang mga pamamaraan sa pormal na dokumentasyon ay nagbibigay ng patnubay para sa pagpapatupad ng mga kontrol, at dagdagan nila ang pananagutan, dahil ang iyong mga empleyado ay dapat patunayan at patunayan, sa halip na i-estado lamang, na sinundan o ginawa nila ang isang panloob na kontrol.
Halaga ng Evidentiary
Ang mga pamamaraan ng dokumentasyon ay naglilikha ng traceable na ebidensiya, kabilang na ang kasangkot sa isang gawain o isang transaksyong pinansyal at kailan at kung paano siya nasangkot. Maaari kang lumikha ng mga pamamaraan tulad ng pag-set ng oras at petsa na nagtatrabaho sa likod ng mga eksena pati na rin ang mga patakaran ng dokumentasyon para sundin ng mga empleyado. Ang parehong ay pantay mahalaga para sa muling pagtatayo ng mga pagkilos kapag sinusubaybayan ang mga transaksyon at paglikha ng mga trail ng pag-audit. Halimbawa, ang mga naka-sign na slips ng voucher, mga kopya ng mga tseke sa pag-imbak ng maliit na pera, ang log-in ID ng empleyado at ang oras at mga petsa ng computer ng empleyado ay nagbibigay ng ebidensya ng trail ng pag-audit.
Higit pang Malinaw na Pamamahala ng Impormasyon
Ang aktwal o naka-scan na mga attachment, mga footnote sa isang ulat sa pananalapi at pagbabago ng log ng mga transaksyon sa computer ay mga halimbawa ng mga pamamaraan ng dokumentasyon na nagbibigay ng kontribusyon sa at kontrol ng mga kontrol sa pamamahala ng impormasyon. Ang lahat ay kapaki-pakinabang para sa pagdodokumento ng mga dahilan para sa pagwawasto o pagsasaayos ng mga papel o elektronikong talaan ng negosyo, na sa huli ay tumutulong sa iyo na maiwasan at matuklasan ang pandaraya at pagnanakaw ng empleyado. Ang isang katumbas na petsa-stamp ng oras at katibayan ng naunang pag-apruba, tulad ng inisyal ng departamento ng manager, ay nagpapatibay ng mga kontrol sa pamamahala ng impormasyon kahit pa.
Mas mahusay na Kontrol sa Kalidad
Bilang karagdagan sa pagpigil sa panloob at panlabas na panloloko, ang mga pamamaraan sa dokumentasyon ng bodega at pamamahala ng imbentaryo ay maaaring suportahan ang mga kontrol sa kalidad. Kasama rito ang mga nangangailangan ng mga empleyado ng warehouse upang mabilang, suriin at idokumento ang napinsalang papasok at papalabas na merchandise. Ang mga pamamaraan sa pag-iwas sa pandaraya at pagnanakaw na nag-aambag sa mahusay na panloob na kontrol ay kinabibilangan ng isang tuntunin sa dokumentasyon na nangangailangan ng mga empleyado na punan, mag-sign at magsumite ng pick sheet para sa bawat palabas na order ng customer at mga pamamaraan sa pag-tag na nagtatala at nakilala ang mga item sa imbentaryo, kabilang ang mga paglalarawan, mga numero ng bahagi, mga yunit ng sukat at dami.
