Bilang isang tagapamahala ng proyekto, sa sandaling matapos ang iyong proyekto, kailangan mong matiyak na ang kinalabasan ng proyekto ay nakakatugon sa mga inaasahan. Pagkatapos, kakailanganin mong makumpleto ang ilang mga huling dokumento at isara ang proyekto. Kasama sa karaniwang mga pamamaraan ang pagkuha ng mga pag-apruba, paglilipat ng pagmamay-ari at pagpapalabas ng isang produkto sa produksyon. Karaniwan, nag-sign ka sa isang proyekto na tapos na sa pamamagitan ng pagsasagawa ng pagsubok upang matiyak na ang koponan ay nakumpleto na ang trabaho at i-update ang mga ulat ng katayuan upang ipahiwatig ang pagkumpleto.
Magsagawa ng pagsubok sa pagtanggap. Kabilang sa mga pamamaraan sa pagtanggap sa impormal ang pagkumpleto ng pag-install o isang kaganapan. Kabilang sa pormal na paraan ng pagtanggap ay ang pagsusuring gumagamit laban sa mga pamantayan na naitatag nang maaga sa proyektong pagpaplano ng proyekto. Halimbawa, ang karaniwang mga proyekto sa pag-unlad ng software ay kinabibilangan ng functional, system at user testing upang patunayan na ang produkto ay gumagana gaya ng inilaan. Kung natuklasan ng mga gumagamit na ang produkto ay hindi nakakatugon sa kanilang mga pangangailangan, tinatanggihan nila ang naghahatid at mga pagbabago ay dapat gawin bago maganap ang pagkumpleto ng proyekto.
Lumikha ng isang sign-off na dokumento. Ang kasunduan sa pagtanggap ay naglilista ng pamantayan ng tagumpay ng proyekto. Halimbawa, lumikha ng isang checklist upang subukan ang isang sistema ng pag-uulat na dinisenyo upang paganahin ang pagtatala ng oras na ginugol sa trabaho ng boluntaryong empleyado. Dapat kumpirmahin ng mga gumagamit na maaari silang gumamit ng isang form na nakabatay sa intranet upang isumite at suriin lamang ang kanilang mga oras sa mga napiling aktibidad. Ang mga tagapamahala ay dapat lamang magawang suriin ang mga pagsusumite ng mga empleyado sa ilalim ng kanilang pangangasiwa. Ang application ay dapat magpadala ng isang email sa parehong manager at empleyado upang ipaalam sa kanila ang pagsusumite. Dapat na hilingin ng mga empleyado na ang mga karagdagang aktibidad ay idaragdag sa form ng pagsusumite.
Kumuha ng pag-apruba ng pangwakas na pagkumpleto ng proyekto mula sa mga kliyente, sponsor at stakeholder. Maaaring mag-sign ang mga taong ito ng mga kopya ng papel ng kasunduan sa pagtanggap o gumamit ng mga template o mga form sa online, tulad ng ibinigay ng website ng Microsoft Office. Halimbawa, gumamit ng isang form ng InfoPath upang makita ang katayuan ng proyekto sa pamamagitan ng paggamit ng conditional formatting na nagpapakita at nagtatago ng mga imahe batay sa katayuan ng proyekto.
Mga Tip
-
Sa halip na proseso ng pag-sign-based na papel, magpadala ng isang mensaheng email. Halimbawa, gamit ang Microsoft Outlook, pindutin ang "CTRL / N" key upang lumikha ng isang bagong mensahe. Mula sa menu na "Mga Pagpipilian", i-click ang button na "Gamitin ang Mga Pagboto ng Mga Pindutan" upang i-toggle. Piliin ang opsyon na "Aprubahan; Tanggihan." Sa patlang na "Paksa:", i-type ang isang maikling paglalarawan ng proyektong gusto mong tatanggapin ng tatanggap ng email. Maaari kang magpasok ng karagdagang teksto, graphics o mga dokumento. I-click ang "Ipadala" na butones. Ang iyong mga tatanggap ay makakatanggap ng isang mensaheng mail na may direktiba sa "Bumoto sa pamamagitan ng pag-click sa Vote sa Respond group sa itaas." I-click ang "Pagsubaybay" na butones sa iyong orihinal na mensahe upang makita kung sino ang naaprubahan at kung sino ang tinanggihan.
