Ang mga empleyado na nagbabayad para sa mga naaprubahang gastos sa negosyo mula sa kanilang sariling mga pondo ay karaniwang maaaring umasa sa pagbabayad mula sa kanilang mga tagapag-empleyo. Upang mapadali ang naturang pagbabayad at ginagarantiyahan na ang mga gastos ay tumpak na naka-book sa ledger ng kumpanya, ang mga empleyado ay inaasahang magsumite ng isang detalyadong ulat ng lahat ng naturang mga out-of-pocket na gastos.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Computer
-
Computer printer
-
(opsyonal) Template ng Gastos ng Ulat ng Kumpanya
Kung ang iyong kumpanya ay nagbibigay ng template ng ulat ng gastos, i-access ito at sundin ang mga direksyon nito.
Kung hindi, tipunin ang iyong mga resibo, at ilagay ang mga ito nang magkakasunod. Ilista rin ang lahat ng mga gastusin kung saan wala kang mga resibo, tulad ng mileage ng sasakyan at mga incidental tulad ng mga pahayagan at mga pampalamig na binili mula sa mga vending machine ng hotel.
Kung gumagawa ka ng iyong sariling ulat nang walang template na ibinigay ng kumpanya, gumamit ng spreadsheet ng computer. Lumikha ng isang template at kopyahin ito sa isang bagong worksheet para sa bawat bagong ulat na iyong inihanda. Ang bawat sheet header ay dapat tandaan ang iyong pangalan, pangalan ng departamento at code, at ang panahon na sakop ng ulat. Sa ibaba ng impormasyong ito, ang iyong template ay dapat magkaroon ng hindi bababa sa limang haligi, pinuno Petsa, Payee, Layunin o Paglalarawan, at Halaga. Depende sa patakaran ng iyong kumpanya, maaaring kailangan mong magdagdag ng karagdagang mga haligi para sa naturang impormasyon bilang mga code ng accounting, mga dadalo sa pagpupulong, at iba pa.
Ilista ang iyong mga gastos sa iyong sheet sa order ng petsa gamit ang iyong mga resibo at listahan bilang mga mapagkukunan. Maghanda ng isang ulat sa bawat panahon - lingguhan, bi-buwan, buwanan o kung hindi man, kadalasang tinukoy sa patakaran ng iyong kumpanya. Kung mayroon kang maraming mga resibo para sa isang araw, nakakatulong ito sa pag-grupo sa kanila sa pamamagitan ng uri ng gastos, tulad ng mga gastusin sa pagkain at mga gastos sa paradahan.
Kung nakatanggap ka ng flat-rate allowance para sa anumang layunin, ipasok ito sa sarili nitong hanay sa ibaba ng ulat, pagkatapos ng mga natanggap na gastos.
Kung ikaw ay binabayaran para sa agwat ng agwat na inilagay mo sa iyong personal na sasakyan, dapat mong panatilihin ang isang sasakyan log at ilipat ang agwat ng mga milya sa iyong ulat ng gastos sa araw-araw o lingguhan batayan, alinsunod sa patakaran ng kumpanya. Ipasok ang mileage sa sarili nitong hanay bilang isang hiwalay na item sa gastos. Ipasok ang mga salitang "Personal Auto Mileage" sa haligi ng Payee, ang mga milya at per-mile rate sa haligi ng Paglalarawan (ibig sabihin, "275 milya @ 58 cents / milya"), at ang halagang ibabalik sa Haligi ng Halaga. Tandaan na ang bawat tagapag-empleyo ay mayroong sariling mileage reimbursement rate.
Kapag ipinasok ang lahat ng gastos, buuin ang mga ito bilang huling item sa hanay na haligi. Kung nakatanggap ka ng cash advance upang masakop ang mga gastos, ibawas ang halagang iyon mula sa iyong kabuuang gastos. Ito ang halaga na ibabalik sa iyo.
Iba't ibang mga tagapag-empleyo ang may iba't ibang mga patakaran tungkol sa kung paano magsumite ng mga resibo. Maaaring mangailangan ka na magsumite ka ng mga orihinal na resibo, o nagsumite ka ng mga pag-scan o mga photocopy. Maaaring kailanganin mong i-cross-reference ang mga ito upang mas madali para sa taong paghawak ng iyong pagbabayad upang tumugma sa mga gastos na may resibo. Kung nagsusumite ka ng claim para sa reimbursement ng mileage, dapat ka ring magsumite ng kopya ng iyong auto log para sa panahon.
Isumite ang iyong ulat ng gastos sa form, at sinamahan ng mga resibo, alinsunod sa patakaran ng iyong employer. Isumite lamang ang worksheet na naglalaman ng mga gastos sa kasalukuyang linggo, hindi ang buong file ng spreadsheet na may blangko na template at maraming mga linggo ng mga gastos.
Mga Tip
-
Hangga't maaari, magbayad para sa mga binabayaran na gastos na may credit card na ginagamit mo lamang para sa mga naturang gastusin. Ito ay makakatulong sa iyong subaybayan ang mga gastos sa negosyo na maaaring bayaran at i-reconcile ang kanilang kabayaran.
Iwasan ang pag-uusap ng negosyo at mga personal na gastos sa parehong resibo.
I-double-check ang lahat ng mga ulat at mga tugon ng gastos sa tugma laban sa mga halagang inaangkin sa ulat. Maraming mga pagkakamali ang nangyayari kapag ang mga tao na nagmamadali sa paglilipat ng gawain sa maling halaga mula sa resibo sa ulat ng gastos.
Laging tiyakin sa HR, payroll, o departamento ng accounting ang iyong tagapag-empleyo para sa gabay sa pagkuha ng mga gastos na reimbursed nang tumpak at on-time.
Babala
Huwag kailanman magsinungaling tungkol sa mga gastusin. Ito ay pagnanakaw mula sa kumpanya at maaaring magresulta sa masamang bunga tulad ng pagwawakas o pag-uusig ng kriminal.
Tingnan sa iyong tagapag-empleyo para sa anumang mga paghihigpit sa kung ano ang maaari mong makuha para sa pagbayad. Hindi maaaring magastos ang bawat pagkain, at maaaring hindi mo magagawang gastusin ang mga bagay tulad ng alak, drycleaning o valet parking. Ang iyong tagapag-empleyo ay dapat magkaroon ng mga alituntunin sa kung ano ang at hindi maaaring ibalik.
Magbayad lamang para sa iyong sariling aprubadong gastusin sa negosyo - huwag magbayad ng gastusin ng ibang tao maliban kung may awtoridad kang gawin ito. Gayundin iwasan ang pagbabayad sa mga gastusin ng ibang empleyado na nakakakuha ng mga gastos na ibabalik.
