Ang wastong pagtatala ng mga minuto ng pagpupulong ay isang kritikal na hakbang na maaaring i-overlooked. Sa ilang mga pagkakataon, ang pagpapanatili ng isang log ng mga minuto ng pulong ay maaaring isang legal na kinakailangan. Kung isang legal na kahilingan o hindi, ito ay isang mahusay na paraan upang mapanatili ang lahat ng nakatutok at sa punto ng pagsunod sa pulong, at nagbibigay ng isang makasaysayang talaan ng mga gawain ng samahan.
Agenda ng Pulong
Ang pagtatakda ng agenda ay tumutulong sa pagpapanatili ng pulong mula sa pagiging ginulo at nagpapahintulot sa iyo na sumulat ng isang balangkas ng paunang para sa mga minuto. Nagse-save ito ng oras at ginagawang mas madali upang mapunan ang mga patlang sa bawat paksa habang tinatalakay ito.
Preliminary Information
Lagyan ng label ang tuktok ng dokumento na "Minuto ng Meeting para sa Petsa." Sa kanang sulok sa itaas, ilista ang pangunahing impormasyon tungkol sa pulong. Tandaan ang pangalan ng kumpanya, petsa ng pagpupulong at lokasyon at ang mga oras na ang pulong ay nagsimula at nagtapos.
Sino ang pumasok
Dapat ipakita ng mga minuto kung sino ang pumasok sa pulong. Ilista ang pangalan at pamagat ng bawat tao. Kung ang mga dadalo ay mula sa isang iba't ibang mga organisasyon o ay pinagsama sa pamamagitan ng telepono, ito ay dapat na nabanggit. Tandaan din na kinuha ang mga pulong minuto, na kung saan ay karaniwang ang corporate sekretarya.
Mga Paksa sa Usapan
Panatilihin ang mga paksa ng talakayan na simple kapag pinagsama ang mga minuto. Huwag i-quote kung ano ang sinabi ng bawat tao. Manatili sa isang pangunahing paglalarawan ng paksa at malinaw na sabihin kung anong desisyon o kinalabasan ang naabot. Hindi na kailangang dagdagan pa ang mga minuto.
Uri ng Mga Minuto kaagad
I-type agad ang mga minuto ng pagpupulong. Ang mas maraming oras na naipasa bago ang mga minuto ay nai-type, mas malamang na makalimutan mo ang isang bagay na mahalaga na naganap. Ang ilan ay kapaki-pakinabang na magkaroon ng isang tape recorder sa panahon ng pulong upang magkaroon ng isang rekord upang suriin kung kinakailangan kapag kino-compile ang mga minuto. Ipamahagi ang isang kopya ng mga minuto ng pagpupulong sa lahat ng dumalo.
