Ang pag-aayos ng mga entry ay madalas na kinakailangan sa dulo ng isang panahon ng accounting upang gumawa ng mga pagsasaayos sa mga balanse sa mga pangkalahatang mga account sa ledger ng kumpanya. Ang mga entry na ito, na tinatawag na AJEs (pagsasaayos ng mga entry sa journal), ay unang naitala sa pagsasaayos ng journal at nagdadala sila ng mga account tulad ng depreciation, amortization, imbentaryo, pananagutan, mga balanse sa pautang at mga accrual hanggang sa petsa upang tumpak na sumasalamin ang pinansiyal na mga pahayag sa kalagayan ng pananalapi ng kumpanya. Maaari ring gamitin ang AJEs upang iwasto ang mga error sa pag-post ng mga orihinal na transaksyon. Ang bawat AJE ay nagsasangkot ng hindi bababa sa isang debit entry at hindi bababa sa isang credit entry, kasama ang isang nakasulat na paliwanag sa layunin ng AJE.
Mag-record ng gastos sa pamumura at gastos ng amortisasyon para sa panahon. Sinusubaybayan ng mga iskedyul ng depreciation ang ginamit na bahagi ng mga kapaki-pakinabang na buhay ng mga fixed asset, tulad ng ari-arian, planta at kagamitan. Sinusubaybayan ng mga iskedyul ng pagbabayad ng amot ang ginamit na bahagi ng mga kapaki-pakinabang na buhay ng hindi madaling unawain na mga ari-arian, tulad ng mga gastos sa pagsisimula, mga patente, mga punto ng pautang at mga karapatang-kopya. Gawin ang mga AJE na ito sa pamamagitan ng pag-post ng isang debit sa mga account ng pamumura o pagbabayad ng utang na hulog at isang kredito sa naipon na account ng depreciation o ang naipon na amortization account. Sumulat ng paliwanag sa ibaba ng bawat transaksyong ito sa pag-aayos ng journal, tulad ng, "Upang itala ang gastos sa pamumura (o amortization) para sa taon na nagtatapos sa 12/31 / 20XX."
Ayusin ang mga account ng imbentaryo sa pamamagitan ng pag-kredito sa halaga na ginamit sa produksyon sa panahon ng account sa imbentaryo at pag-debit ng pantay na halaga sa halaga ng ibinebenta na account. Sumulat ng isang paliwanag sa ilalim ng entry sa pagsasaayos ng journal, tulad ng, "Upang magtala ng imbentaryo na ginamit para sa taon na nagtatapos sa 12/31 / 20XX." Maaaring mayroong maraming mga imbentaryo account kung ang bawat item ay sinusubaybayan nang hiwalay, at ito ay nangangailangan ng isang entry sa bawat isa sa mga account ng imbentaryo. Siguraduhin na ang kabuuang kredito sa mga account na ito ay katumbas ng kabuuang mga debit sa halaga ng mga ibinebenta.
Dalhin ang mga balanse sa pautang hanggang sa petsa sa pamamagitan ng paggawa ng AJEs sa mga maikling kataga at pangmatagalang pautang na babayaran at mga pautang na maaaring tanggapin. Ang mga balanse ng maikling kataga ng utang ay ang mga halagang maaaring bayaran o maaaring tanggapin sa loob ng isang taon. Ang mga long term balances ay ang mga halagang maaaring bayaran o maaaring tanggapin sa paglipas ng mga panahon na mas mahaba kaysa sa isang taon. Ang mga balanseng ito ay kadalasang nababagay sa katapusan ng taon kaya ang mga halagang dapat bayaran sa susunod na taon ay ihihiwalay mula sa natitira sa mga pautang. Debit ang mga pangmatagalang halaga ng pautang para sa mga halaga na katumbas ng mga susunod na pagbabayad ng taon ng pananalapi, at i-credit ang mga halagang ito sa mga maikling term loan account. Sumulat ng isang paliwanag tulad ng, "Upang ayusin ang mga maikling balanse ng pangmatagalang / pangmatagalang utang (pwedeng bayaran o tanggapin) para sa taon na nagtatapos sa 12/31 / 20XX."
Tanggapin ang mga halagang inutang at maaaring tanggapin sa katapusan ng isang panahon na babayaran o matanggap sa susunod na panahon sa pamamagitan ng pagtatala sa mga ito sa pagsasaayos ng mga entry sa journal. Halimbawa, kung ang mga empleyado ay nakakuha ng sahod sa loob ng isang panahon, ngunit hindi babayaran hanggang sa kasunod na panahon, mag-record ng mga pananagutang payroll sa pamamagitan ng pag-kredito ng mga sahod na maaaring bayaran at pag-debit ng gastos sa sahod. Ang mga benta na ginawa sa panahon ng kasalukuyang panahon na babayaran ng mga customer sa panahon ng susunod na panahon ay nangangailangan ng debit sa mga account na maaaring tanggapin at isang credit sa mga benta. Ang mga gastos na natamo sa panahon ng kasalukuyang panahon na babayaran ng kumpanya sa susunod na panahon ay nangangailangan ng credit sa mga naipon na gastos at isang debit sa isang angkop na account ng gastos. Sumulat ng paliwanag tulad ng, "Upang maipon ang mga sahod na nakuha sa 12/31 / 20XX, pwedeng bayaran sa 1/31 / 20XX."
Tamang mga error sa pag-post sa AJEs upang magbigay ng transparency sa accounting para sa panahon. Posible sa ilang software ng accounting upang bumalik lamang sa orihinal na entry at iwasto ang error doon, ngunit ang paggamit ng AJEs para sa mga pagwawasto ay kinikilala na ang isang tapat na error ay ginawa, kinikilala at naitama. Ang pagpapalit ng orihinal na mga entry pagkatapos na maisagawa ay maaaring itaas ang hinala na sinisikap ng isang tao na takpan ang mga pagkakamali o kahit ilegal na aktibidad.
Mga Tip
-
Gawin ang pagsasaayos ng mga entry sa journal sa dulo ng anumang panahon ng mga financial statement. Ang mga ito ay maaaring buwanang o quarterly financial statements (interim financial statements) o taunang financial statement. Ang mga paliwanag para sa pansamantalang mga pahayag sa pananalapi ay kinabibilangan ng panahon kung saan ang mga pagsasaayos ay ginawa, tulad ng "… para sa buwan na nagtatapos Enero 31, 20XX," o "… para sa quarter na nagtatapos sa Marso 31, 20XX." Ang paliwanag ay dapat na malinaw na malinaw kaya wala kang problema sa pag-alala kung bakit ang mga entry ay ginawa kapag tumitingin sa mga ito mamaya.
Babala
Habang ginagawa ang mga pag-aayos ng mga entry sa pag-aayos ng journal, tandaan na i-post din ang mga ito sa naaangkop na mga account sa general ledger. Karamihan sa software ng accounting, tulad ng QuickBooks, ay awtomatikong gagawa ng mga pag-post na ito sa general ledger kapag ipinasok mo ang mga ito sa pag-aayos ng journal.
