Si Kaizen ay isang pilosopiya ng negosyo ng Hapon na umiikot sa konsepto ng patuloy na pagpapabuti, ang sinusubaybayan na pag-unlad ng isang organisasyon tungkol sa isang itinakdang layunin. Habang ang ilang mga kaizen practitioner tulad ng Masaaki Imai ay nagpakita ng tiyak na mga paraan na ang pilosopiya na ito ay na-apply, walang hakbang-hakbang na paraan na nagpapaliwanag kung paano magsagawa ng kaizen pulong. Sa halip, ang diin ng paraan ng kaizen ay inilalagay sa muling pagtatayo ng halaga ng mga ibinahaging prinsipyo - pagtutulungan ng magkakasama, komunikasyon, kakayahang umangkop, kaya sa pagbagay, pagsisikap at kalidad. Ito ay sa pamamagitan ng proseso ng kolektibong pagsang-ayon na ang paghilig produksyon ay maaaring makamit.
Tukuyin ang layunin ng pulong. Sa kaizen, ang mga pagpupulong ay para sa pagpaplano ng proyekto, na kinabibilangan ng pagtatakda ng layunin at paghahati ng mga tungkulin, o pagrepaso ng proyekto, kung saan ang mga miyembro ng koponan ay nag-uulat ng tagumpay at kahirapan sa koponan.
Anyayahan ang buong koponan sa pulong. Huwag lisanin ang mga tauhan ng paligid mula sa pagsali; ang kanilang pagsasama ay tumutulong na panatilihin ang lahat ng iyong mga kasamahan sa loop.
Mag-imbita ng mga tagapamahala ng proyekto mula sa mga kaugnay na proyekto upang umupo sa iyong pagpupulong upang pagyamanin ang isang kahulugan ng pahalang na pagsasama at komunidad sa loob ng kumpanya.
Maligayang pagdating sa mga kalahok sa pulong. Magbigay ng mga tag ng pangalan at mga upuan sa upuan kung kinakailangan. Siguraduhin na mag-book ng isang lugar na magpapakinabang sa pakikipag-ugnayan sa harapan. Para sa isang maliit na grupo, ang isang bilog o bilog na talahanayan ay pinakamahusay.
Mag-post ng mga layunin sa pagpupulong sa isang kilalang lokasyon. Basahin ang mga layunin sa grupo at sagutin ang mga maikling tanong na kinakailangan para sa paglilinaw.
Humingi ng input mula sa grupo tungkol sa layunin. Halimbawa, ay isang lingguhang layunin na natutugunan o lumampas? Magbigay ng maraming paraan para sa mga kalahok na magbigay ng kanilang input; ang mga ideya ay maaaring ibahagi sa pamamagitan ng isang palabas ng mga kamay, mga komento sa bibig, nakasulat na mga pahayag o isang communal brainstorming chart.
Kolektahin ang input at i-restart ito sa grupo. Huwag iwaksi ang mga negatibong komento o sobrang pagbibigay-diin ang positibo. Ang mga negatibong mga komento ay maaaring ilantad, pagdaragdag ng pansin sa mga lugar na nangangailangan ng pagpapabuti.
Itakda o muling patibayin ang mga panandaliang layunin. Isulat ang mga gawain at mga sub-goal sa mga card ng tala. Bigyan ang bawat kalahok ng isang note card na nagpapaalam sa bawat isa sa kanyang personal na mga layunin at tungkulin.
Tumugon sa anumang matagal na alalahanin o katanungan.
Mga Tip
-
Gabayin ang talakayan ng pagpupulong upang ang lahat ng mga alalahanin ay matugunan, kahit na ang iyong pananaw bilang pinuno ng proyekto ay nagpapahirap upang makita ang bisa ng mga alalahanin.
Mayroong apat na pangunahing mga yugto sa proseso ng kaizen: pang-unawa, pag-unlad ng ideya, paggawa ng desisyon at pagpapatupad. Ang mga pagpupulong ay maaaring mangyari sa pagitan ng alinman sa mga pariralang ito at maaaring iayon sa alinman sa mga prosesong ito. Halimbawa, ang pagpupulong sa umpisa ng isang proyekto ay maaaring tumuon sa pagrepaso sa mga umiiral na problema at pagmamasid sa mga epekto ng kultura ng korporasyon.
