Sa isang setting ng negosyo, ang bawat tawag sa telepono na iyong dadalhin ay mahalaga, kung nakikipag-usap ka sa isang customer, client o vendor. Ang mga karanasang ito ay ang batayan para sa iyong relasyon sa negosyo, at ang isang solong masamang karanasan ay kadalasang sapat upang mawala ang isang customer magpakailanman. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga pangunahing tuntunin ng tuntunin ng telebisyon sa telepono, masisiguro mo na ang iyong mga kliyente ay may positibong karanasan tuwing tatawag sila.
Maghanda
Ang isang mabuting pakikipag-ugnay sa telepono ay nagsisimula sa paghahanda. Dapat malaman ng mga kawani ng opisina kung sino ang may pananagutan sa pagsagot sa bawat telepono, at sinuman ang tumatawag ay dapat na pamilyar sa telepono at mga function nito.
Dapat mo ring maghanda ng isang karaniwang pagbati para sa buong tauhan na gagamitin. Kahit na maaari mong idagdag ang ilang sariling katangian sa iyong pagbati, dapat pa rin itong isama ang apat na pangunahing sangkap: Ang pagbati, ang taong nagsasalita, ang samahan na kinakatawan nila at nagtatanong kung paano matutulungan ang tumatawag. Ang isang halimbawa ay, "Hello, ito ay Gene na may Mga Serbisyo ng Du Bois. Paano ko matutulungan ka ngayon?"
Magsaya ka
Kapag sumagot ka sa tawag, alamin ang iyong tono ng boses at ang bilis ng iyong mga salita. Subukan upang mapanatili ang isang masayang tono ng boses, kahit na hindi ka pakiramdam lalo na positibo. Makakatulong ang nakangiting, kahit na ang tumatawag ay hindi makakakita sa iyo. Ang isang ngiti ay nagbabago sa hugis ng bibig, binabago ang iyong tono at tono sa mga paraan na maririnig.
Maging mahusay
Ang mga papasok na tawag ay dapat na sagutin agad, sa pangkalahatan sa ikalawang singsing. Ang pagsagot ng mga tawag masyadong mabilis ay maaaring mag-fluster ng ilang mga tumatawag, ngunit karamihan sa mga tumatawag ay madalas na mag-hang up pagkatapos ng tatlo o apat na singsing.
Bago tumawag, dapat kang maging pamilyar sa mga pag-andar ng iyong sistema ng telepono. Pag-aralan ang iyong sarili kung paano ilalagay ang mga tumatawag (hindi sinasadyang tanggalin ang tumatawag) at kung paano maglipat ng isang tawag sa isa pang extension.
Kung kailangan mo ng isang mensahe, maging handa upang mabawasan ang masinsinang mga tala. Laging itanong ang pangalan ng tumatawag at kung sino ang kanilang mensahe. Kung kailangang matawagan ng tumatawag sa hinaharap, humingi ng numero ng telepono ng pagbalik. Itala ang mensahe sa kabuuan nito, at ipasa ito sa agad sa tatanggap.
Kapag bumabalik na tawag, ang tugon ay dapat mangyari sa loob ng isang araw ng negosyo at kung posible sa parehong araw. Kung ito ay naantala, dapat makipag-ugnayan upang ipaliwanag kung bakit, at tantyahin kapag ang isang tugon ay gagawin.
Maging propesyonal
Dahil ikaw ay kumakatawan sa isang negosyo, kumuha ng karagdagang pag-aalaga upang magsalita tulad ng isang propesyonal. Mga parirala tulad ng "Ano ba?" at "Lamang ng isang segundo" ay mainam para sa kaswal na pakikipag-usap, ngunit hindi propesyonal na komunikasyon. Katulad nito, dapat mong iwasan ang paggamit ng slang ng anumang uri. Hindi lamang ito labag sa propesyon, subalit maraming napapansin na parang hindi nakapipinsalang mga termino na nakakasakit.
At huwag subukang kumain at sagutin ang telepono sa parehong oras. Ang pagsisikap na makipag-usap sa paligid ng isang kagat ng pagkain ay gagawin kang mahirap na maunawaan.
Maging magalang
Sa simula ng bawat tawag, ang taong sumasagot ay dapat magtanong para sa pangalan ng tumatawag at kung paano sila maaaring maglingkod. Kung ang tawag ay lumalawak pa, ang pangangalaga ay dapat gawin upang matandaan at (kung angkop) gamitin ang pangalan ng tumatawag. Dapat na pakiramdam ng tumatawag na tama na sila ay tumatanggap ng personal na pansin at serbisyo.
Kung kailangan mong maglipat ng isang tawag o ilagay ang isang tumatawag na pindutin nang matagal, laging humingi ng pahintulot na gawin ito. Para sa maraming mga tumatawag, ang biglang pagbabago mula sa pagsasalita sa isang live na tao sa pakikinig upang i-hold ang musika ay nanggagalit at bastos. Walang dapat na tumatawag na tumatawag nang walang isang magandang dahilan. Ang paggamit ng paghawak bilang isang paraan ng pag-iwas sa isang tumatawag ay hindi lamang bastos, maaari itong humantong sa pagwawakas.
Laging subukan upang tapusin ang mga tawag sa isang positibong tala. Tiyakin ang mga tumatawag na binibigyan mo sila ng iyong pinakamahusay na pagsisikap sa pamamagitan ng pagsusuri sa mga aksyon na iyong kinuha at kukuha.Laging magtanong kung mayroong anumang bagay na maaari mong tulungan sila, at pasalamatan sila para sa kanilang oras.
