Ang pagtuon sa mga hindi kasiya-siya ng mga isyu sa customer ay isa sa mga pinakamahalagang bagay na maaaring gawin ng mga negosyo kung sila ay upang malutas ang mga reklamo sa customer. Ang isang programa ng reklamo sa customer ay nagbibigay-daan para sa pagsubaybay, pag-aayos, at sa wakas na resolusyon ng mga isyu sa serbisyo o kumpanya. Ang pagsubaybay sa isang programa ng reklamo sa customer sa isang regular na batayan ay mahalaga sa pagbubuo ng matagumpay na pangmatagalang relasyon sa customer.
Gumawa ng isang electronic spreadsheet o iba pang dokumento kung saan maaaring maitala ang data mula sa mga programa sa reklamo sa customer. Pangalanan ang file na ito ng computer na "Mga Reklamo sa Customer" o isang katulad na pamagat at i-save ito sa isang ligtas na lugar sa iyong computer. Ang isang halimbawa ng software ng spreadsheet na maaaring magamit ay Microsoft Excel, na nagbibigay-daan para sa pag-filter at pag-uuri ng data na ipinasok.
Subaybayan ang mga mahahalagang isyu na nauugnay sa iyong programa sa reklamo sa customer sa pamamagitan ng pagkuha ng data mula sa programa at pagpasok nito sa iyong spreadsheet. Ang mga halimbawa ng mga isyu na kailangang ma-update at masubaybayan sa isang regular na batayan ay ang mga sanhi ng mga reklamo sa customer, kung saan ang mga customer ay nag-file ng pinakamaraming reklamo, kung gaano kadalas sila ay nai-file pati na rin kung gaano kabilis at kung nalutas ang mga isyu.
Pagsunud-sunurin ang data ng programa ng reklamo ng customer sa iyong spreadsheet upang maaari itong makita sa isang malinaw at organisadong paraan. I-classify ang iba't ibang mga uri ng reklamo upang makita kung anong mga isyu ang kailangang matugunan ng pinakamaraming. Pagsunud-sunurin ang halaga ng dolyar ng anumang mga transaksyon sa pera na nagresulta sa isang reklamo sa customer.
Bumuo ng mga patakaran na tumutugon sa hindi nalutas na mga reklamo sa customer at magpasya kung anong mga diskarte sa pagpapanatili ng customer ang gagamitin mo. Nag-aalok ng mga espesyal na diskuwento sa customer, mga libreng item, o iba pang mga one-time-offer upang i-save ang isang relasyon sa customer ay ang lahat ng mga halimbawa ng mga paraan na hindi nalutas na mga reklamo ay maaaring hawakan.
Humingi ng feedback sa customer mula sa mga programa sa reklamo ng customer mula sa parehong mga nasiyahan at hindi nasisiyahang mga customer. Dapat itong gawin ng isang miyembro ng pamamahala dahil ang mga hindi nalutas na mga isyu ay kadalasang nasasangkot. Ang pagkuha ng puna ng customer sa iyong programa, gayunpaman, ay isang mahusay na hakbang upang gawin upang mapabuti ang iyong programa sa reklamo ng customer.
Isama ang isang program ng software ng reklamo ng customer na magpapahintulot sa iyo na subaybayan at maisaayos pati na rin ang malutas ang mga reklamo. Hinahayaan ng mga tool na ito na magbigay ng mga kinatawan ng kumpanya ang mga tool na kailangan nila upang mahawakan ang mga isyu sa reklamo Kasama sa mga halimbawa ang Pamamahala ng Mga Reklamo sa Customer ng Everest ng Software ng Mga Reklamo sa Customer ng Lynk Software at Software sa Pagmemerkado ng Master Control.
