Ang mga gawain sa pagkolekta ay bumubuo ng isang hindi kanais-nais na mga pangangailangan sa likod ng mga eksena kapag ang isang tao ay may utang sa iyo o sa iyong negosyo at tila ayaw na magbayad. Sa halip na makisali sa isang oras na walang hanggan at walang kabuluhan na laro ng tag ng telepono sa isang tao na may anumang dahilan upang maiwasan ang iyong mga tawag, magsulat ng isang negosyo na, masusing sulat bilang isang nakikitang paalala ng utang. Ang mga mensaheng e-mail ay maaaring tumagal ng mas kaunting oras at paghahanda kaysa sa tinta sa papel, ngunit ang katunayan na ang pagsisikap mong makipag-usap sa pamamagitan ng mail ay binibigyang-diin ang iyong taos-puso at malubhang layunin na ma-secure ang pagbabayad.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Letterhead
-
Kopya ng invoice
Lumikha ng iyong liham sa opisyal na titik ng negosyo o organisasyon kung saan ang may utang na pagkatalo ay may utang sa pagbabayad. Kung walang umiiral na letterhead, buksan ang sulat sa iyong pangalan o address ng iyong organisasyon. Sundin ang impormasyong iyon sa buong pangalan at tirahan ng tao o entidad na nagbabayad sa iyo ng pagbabayad. Ilista ang numero ng account ng payee at numero ng invoice o transaksyon bago ang pagbati na nagpapakilala sa tatanggap.
Gumamit ng isang pormal na personal na pagbati. Address ang recipient bilang "Dear Ms. Jones" o "Dear Mr. Smith." Magsimula sa "Kung Sino ang Maaaring Alalahanin" kung wala kang ganap na impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa isang indibidwal.
Panatilihin ang isang propesyonal, taos-puso, pagtaas ng tono kahit na sa tingin mo ay isang malalim na pakiramdam ng pagkabigo. I-focus ang iyong prose sa ideya na ang nagbabayad ay overlooked ang iyong invoice at kailangan lang ng isang paalala upang gumawa ng naaangkop na remittance.
Sabihin ang halaga at likas na katangian ng utang, kabilang ang mga buong detalye ng pagbili o serbisyo na binabayaran nito. Isama ang mga petsa ng transaksyon at paghahatid pati na rin ang anumang iba pang impormasyon sa pagkilala.
Spell out kung ano ang inaasahan mo mula sa remitter, kabilang ang kung gaano ka ka inaasahan ang pagbabayad. Linawin ang anumang mga parusa, kabilang ang interes o huli na mga singil na nagagawa o magagawa.
Ibigay ang iyong impormasyon ng contact upang maabot ka ng remitter upang linawin ang sitwasyon o humiling ng extension ng pagbabayad. Sabihin ang iyong direktang numero ng telepono at email address kahit na lumitaw ang mga ito sa letterhead mismo. Isara sa iyong pasasalamat para sa mabilis na pansin ng remitter at muling pagtibay sa halaga na inilalagay mo sa iyong nagtatrabaho o relasyon sa negosyo.
Mga Tip
-
Ang lumang sinasabi na "makakakuha ka ng higit pang mga lilipad na may pulot kaysa sa suka" ay lubusang nalalapat sa mga paalala sa pagbabayad. Maliban kung ang sulat na ito ay kumakatawan sa isang pangwakas na demand, mag-iwan ng silid para sa inaasam-asam na ang invoice ay nawala o ang remitter nakaranas ng ilang mga maling pagkakamali na interfered sa kanyang pansin sa mga detalye ng pagbabayad.
Ilakip ang isang kopya ng kaugnay na invoice o pahayag. Kung isasama mo ang isang sobre sa sarili para sa pagpapadala, banggitin ito sa iyong sulat.
Babala
Kung binabalangkas ng iyong sulat ang partikular na pagkilos na plano mong gawin bilang bahagi ng pagsisikap sa koleksyon, kabilang ang mga maliit na paghahabol sa paglilitis sa korte o iba pang mga panukala, maging handa upang sundin ang mga hakbang na iyong balangkas.
