Karamihan sa mga hotel ay nagpapatakbo ng mga pag-audit sa gabi, o mga tseke sa balanse ng kanilang mga pinuno ng bisita.Ang mga tseke ay nakumpleto upang matiyak ang katumpakan ng mga guest account, upang i-verify ang mga transaksyon sa pananalapi ng araw at upang subaybayan ang mga porsiyento ng pagsakop at mga kita sa silid pati na rin upang malaman kung aling mga bisita ang mag-check out sa susunod na araw. Ang pag-audit ng gabi ay maaaring isagawa nang mano-mano o elektroniko, at mayroong maraming mga hakbang sa pangkalahatang pamamaraan.
Kumpletuhin ang Mga Natitirang Pagsingil sa Pagsingil
Ang mga tagasubaybay ng gabi ay may pananagutan sa pagtiyak na ang lahat ng mga transaksyong panauhin mula sa araw ay tama na sinisingil at nai-post sa mga guest account. Ang mga singil na ito ay dapat na ipaskil sa tumpak na petsa, o maaaring maganap ang pagkalito at pagkakaiba kapag ang bisita ay nag-check out. Ang ilang mga halimbawa ng mga singil sa ganitong uri ay ang mga bayad sa serbisyo sa kuwarto, mga singil sa telepono o Internet, mga dry cleaning fee, mga singil sa mini-bar o mga bayad sa valet parking.
Pag-areglo ng Katayuan at Mga Rate ng Room
Pagkatapos suriin ang ulat ng pagsakop sa araw at ang mga ulat sa katayuan ng housekeeping, na nakumpleto tuwing umaga, dapat na kumpunihin ng auditor sa gabi ang anumang mga pagkakaiba sa pagitan ng dalawang ulat upang matutunan ang aktwal na kalagayan ng occupancy ng kuwarto ng hotel. Pagkatapos ay ikinukumpara niya ang mga rekord ng pagpaparehistro ng bisita sa ulat ng silid upang tiyakin na ang mga singil, o naka-quote, ay tumutugma sa mga rate. Halimbawa, maaaring tawagan ang ilang mga bisita ng diskwento sa corporate room kapag nag-check-in, ngunit nakalista ito bilang standard rate.
I-verify ang Walang-Palabas
Kapag ang mga bisita ay may reserbasyon ngunit hindi kailanman mag-check-in, sila ay itinuturing na walang-palabas. Dapat suriin ng night auditor ang impormasyong ito sa sistema ng front office upang matiyak na ang mga dobleng reserbasyon ay aalisin, ang mga billboard na walang show ay sisingilin at ang mga kuwarto ay minarkahan na magagamit. Kailangan din niyang gumawa ng isang tala sa sistema na hindi nagpakita ang customer kaya walang mga isyu kapag ang singil na walang bayad ay sinisingil.
Post Room Rate at Buwis
Ang proseso ng pagdinig sa gabi ay karaniwang mas madali sa isang awtomatikong sistema. Ang auditor ng gabi ay simpleng mga post, o lumilikha ng singil para sa, ang aktwal na mga rate ng silid sa gabi at anumang naaangkop na mga buwis sa lahat ng mga abala na kuwarto. Pagkatapos makumpirma ang mga rate at buwis, ang auditor sa gabi ay lumilikha ng isang rate ng kuwarto at ulat ng buwis.
Ulat ng Pagbuo
Ang auditor sa gabi ay lumilikha ng ilang mga ulat maliban sa rate ng kuwarto at ulat ng buwis. Kabilang dito ang ulat sa araw-araw na operasyon, ang mga hiwalay na mga ulat ng departamento at ang mataas na ulat sa balanse. Ang ulat sa pang-araw-araw na operasyon ay binubuo ng isang buod ng lahat ng araw ng negosyo at kabilang ang mga detalye tulad ng kabuuang kita, mga transaksyon sa cash ng opisina, mga istatistika ng operating at mga receivable. Kabilang sa mga hiwalay na mga ulat sa departamento ang lahat ng mga transaksyon mula sa iba pang mga kagawaran ng hotel, tulad ng isang onsite restaurant o bar, room service at iba pang mga hotel area. Ang ulat sa mataas na balanse ay nakikilala lamang ang mga bisita na maaaring malapit sa pag-abot sa kanilang mga limitasyon sa credit ng account.
Huling Pamamaraan
Tinutukoy ng auditor sa gabi ang mga pagbabayad ng cash at mga pagbabayad, nagbabalanse sa mga rehistro at pagkatapos ay lumilikha ng isang cash deposit voucher para sa bangko. Pagkatapos ay ibinabalik niya ang sistema ng hotel computer upang matiyak na ang lahat ng impormasyon ay nai-save. Ang pangwakas na pamamaraan ay ang pamamahagi ng lahat ng mga ulat at impormasyon sa naaangkop na mga partido, tulad ng general manager, front desk manager at room service o restaurant manager.
