Ang dokumentasyon ng proseso ay ang pag-record ng mga proseso na ginagawa ng isang kumpanya sa isang regular na batayan. Karaniwan na nilikha upang sanayin ang mga empleyado, ang dokumentasyon ng proseso at pagsasanay ay maaaring minsan ay umaalis sa iba pang mga gawain. Gayunpaman, ang pag-aayos ng mga problema na dulot ng mga empleyado na hindi nakatanggap ng sapat na pagsasanay o kung sino ang hindi maintindihan ang tamang paraan upang maisakatuparan ang isang proseso ay maaari ring kumuha ng oras sa isang araw.
Pagsasama
Ang mga organisasyon ay binubuo ng isang serye ng mga proseso na isinama nang magkakasama upang magawa ang isang layuning layunin. Ang dokumentasyon sa proseso ay nagsasangkot sa pagtatala ng iba't ibang mga proseso upang maunawaan ng mga organisasyon kung paano sila gumana at nag-iisip din ng mga estratehiya upang mapabuti ang mga ito.
Kalinawan
Ang mga proseso ay dapat na maitala sa isang malinaw at nakakumbinsi na paraan dahil ang mga prosesong ito ay maaari ring makatulong na makapagsalita ng mga pagbabago na kailangan sa mga paraan kung saan ang mga empleyado ay nagtataglay ng mga ito. Paminsan-minsan ang pamamahala ay maaaring bumuo ng mga dokumentasyon sa proseso sa mga manwal ng pagsasanay upang sanayin ang mga bagong empleyado.
Actionable
Ang proseso ng dokumentasyon ay dapat na maaksidente upang ang mga indibidwal na hindi kailanman isinasagawa ang mga prosesong ito bago magagawa ito. Ang dahilan kung bakit ang ilang mga produkto ay pareho sa isang kadena ng mga tindahan ay dahil ang proseso ng paglikha ng mga produktong iyon-isang tasa ng kape, halimbawa-ay malinaw na naitala sa isang paraan na nagpapahintulot sa iba na gumawa ng mga duplicate ng produkto. Ang dokumentasyon ng proseso ay dapat maaksyunan upang tulungan ang mga tagapamahala sa mga empleyado ng pagsasanay.
Dahilan at Epekto
Ang dokumentasyon ng proseso ay dapat na nakasulat upang malinaw na tukuyin ang dahilan at epekto ng mga proseso. Dapat na dokumentado ang mga proseso sa paghihiwalay at dokumentado upang ipaliwanag kung paano naiugnay ang iba't ibang mga proseso sa isa't isa. Halimbawa, maaaring naisin ng isang organisasyon na maunawaan kung paano naapektuhan ng proseso ng pagpupulong ang pagiging bukas ng talakayan ng kumpanya.
Omission
Ang mga dokumentasyon ng paglikha ng proseso ay dapat ding malaman kung ano ang aalisin sa dokumentasyon sa proseso. Halimbawa, ang ilang mga proseso ay sobrang simple na hindi nila kailangan ipaliwanag. Ang iba pang mga proseso ay hindi kinakailangang magawa nang wasto bawat oras.
Proseso at Pagsasanay
Kadalasan ang mga tagapamahala ay maaaring pagsamahin ang dokumentasyon at pagsasanay sa proseso. Ang dokumentasyon ng proseso ay maaaring makatipid ng oras para sa mga manggagawa na maaaring gumawa ng iba pang mga gawain sa halip na gamitin ang oras na sumasailalim sa pagsasanay. Gayunpaman, ang dokumentasyon ng proseso ay hindi palaging ipinapaliwanag ang impormasyon nang malinaw sa mga empleyado. Kadalasan dapat itong sinamahan ng hands-on na pagsasanay upang matiyak na ang impormasyon ay malinaw na nauunawaan ng isang bagong empleyado.
