Ang proseso ng dokumentasyon ay malinaw na binabalangkas ang mga mahahalagang gawain na nagaganap sa isang kumpanya. Tinatanggal nila ang pagkalito sa mga empleyado at inilagay ang lahat ng mga miyembro ng isang kumpanya sa parehong pahina. Ang isang proseso ng dokumento ay tumutukoy kung ano ang kasalukuyang mga proseso sa isang kumpanya. Sa pamamagitan ng pagtukoy ng mga kasalukuyang gawi, madalas mong nahuhuli ang mga kakulangan sa kasalukuyang sistema at makita ang lugar para sa pagpapabuti. Ang dokumentasyon ng proseso ay nagpapahintulot din sa kumpanya na baguhin nang mas mabilis sa pagpapalit ng mga pangangailangan sa negosyo. Ang malinaw na pagbalangkas ng kasalukuyang mga function ng iyong kumpanya ay mas mahusay na pahintulutan ang kumpanya na sumulong.
Tukuyin ang saklaw ng dokumento. Maaari mong idokumento ang bawat proseso sa loob ng isang kumpanya o sa mas malalaking kumpanya, tumuon sa isang hanay ng mga proseso. Halimbawa, maaaring nais ng isang malaking korporasyon na magsimula lamang sa mga function ng kanilang accounting, sa halip na idokumento ang buong gawain ng samahan.
Draft isang isang-pahina, visual na representasyon ng mga proseso. Isama ang isang matriks sa pagiging praktikal, isang balangkas ng sino ang may pananagutan para sa bawat gawain o diagram ng daloy ng proseso. Ang diagram ng daloy ng proseso ay isang mataas na antas na representasyon ng iba't ibang hakbang upang makumpleto ang isang proseso at kung paano ang mga hakbang ay dumadaloy sa pamamagitan ng samahan. Halimbawa, ang iba't ibang hakbang sa pagbabayad ng isang invoice ay maaaring nakabalangkas sa isang tsart ng daloy ng proseso.
Ipaliwanag ang epekto ng proseso sa mga produkto at serbisyo. Detalye ng mga epekto ng mga normal na operasyon at ang mga epekto ng kabiguan sa proseso ay magiging sanhi. Halimbawa, kung ang mga invoice ay nawala at hindi mababayaran, ang supplier ay tatangging ipadala ang susunod na order.
Tukuyin ang mga tungkulin sa loob ng proseso. Kilalanin ang mga tungkulin sa pamamagitan ng kanilang trabaho at hindi sa indibidwal. Halimbawa, ang mga account na pwedeng bayaran ang mga klerk na nagpoproseso ng mga invoice at ipasok ang mga ito sa system para sa pagbabayad. Ang controller ay inaprobahan ang mga invoice at nagpapahintulot sa pagbabayad.
Balangkasin ang lahat ng mga computer system at software na ginagamit sa loob ng proseso. Malinaw na tukuyin ang bawat sistema, ang layunin nito at ang pag-andar nito.
Dokumento ang proseso mula simula hanggang katapusan. Gamitin ang diagram ng daloy ng iyong proseso bilang gabay para sa pagbalangkas ng teksto. Isama ang mas maraming detalye hangga't maaari, depende sa saklaw na iyong pinili upang isama sa dokumento. Gumamit ng mga pangalan ng papel upang magtalaga ng responsibilidad kaysa sa mga indibidwal na pangalan.
Isama ang isang seksyon para sa mga pagbubukod. Dokumento kung ano ang mangyayari kapag ang normal na daloy ng proseso ay hindi sinusunod. Halimbawa, kapag ang mga computer system ay bumaba, ang isang sistema ng accounting na batay sa papel ay pinagtibay upang iproseso ang mga invoice.
Suriin ang proseso ng dokumento sa lahat ng mga naapektuhang partido. Tiyaking ang lahat ay may kasunduan tungkol sa mga proseso.
