Ang "Knowledge ng Tribal" ay tinukoy bilang anumang hindi nakasulat na impormasyon na ginagamit ng iyong negosyo, grupo, grupo o lipi upang makamit ang mga layunin nito. Ang problema sa panlipi kaalaman ay kapag mawalan ka ng susi miyembro ng tribo, ang kaalaman ay umalis sa kanila. Kapag iyong idokumento ang mga pamamaraan o proseso ng iyong kumpanya, maaari mong protektahan ang kaalaman na ito at mabilis na dalhin ang mga bagong miyembro upang mapabilis. Ang pag-unawa sa pangangailangan sa pagdodokumento ng "Knowledge ng Tribal" ay isang mahalagang elemento ng paglikha ng mga dokumentong ito.
Tukuyin ang Iyong mga Deliverables
Gumawa ng isang "Pahayag ng Saklaw" sa pamamagitan ng pagsusulat ng isang simpleng pahayag na tumutukoy sa lahat ng bagay na dapat isasama sa proyektong dokumentasyon. Malinaw na kilalanin ang tiyak na proseso na dokumentado. Sabihin kung ang papeles ng proseso ay sumasalamin kung paano gumagana ang proseso sa aktwal na araw o tumutukoy kung paano dapat gumana ang proseso sa hinaharap.
Lumikha ng isang "Pag-aari Matrix" na nagpapakita kung sino ang nagmamay-ari ng proseso o kung sino ang nagmamay-ari ng mga bahagi ng proseso. Ang matrix na ito ay maaaring kasing simple ng isang pangsamahang tsart o isang diagram ng proseso ng daloy na malinaw na kinikilala ang mga may-ari at ang impormasyon ng contact ng mga may-ari.
Kilalanin ang mga tukoy na produkto o serbisyo na dokumentado. Karaniwang ito ay isang listahan na kinabibilangan ng lahat o ang may kinalaman na impormasyon tulad ng numero ng modelo, numero ng bahagi at paglalarawan.
Ilarawan ang mga papel ng mga kasangkot sa proseso. Magbigay ng isang malinaw na paliwanag batay sa pamagat ng trabaho at hindi mga indibidwal na kakayahan. Ipaliwanag kung ano ang ginagawa ng posisyon na ito at kung paano ito nababagay sa proseso. Ito ay maaaring isang solong dokumento na naglilista ng titulo at paglalarawan ng trabaho o isang kumpletong paglalarawan ng trabaho para sa bawat pangunahing posisyon sa proseso na dokumentado.
Dokumento ang bawat hakbang ng proseso, mula simula hanggang katapusan, sa pamamagitan ng paglikha ng isang diagram ng diagram na "Daloy ng Proseso". Karaniwan ang isang mataas na antas na daloy ng tsart ay nilikha na nagpapakita ng mga pangunahing hakbang ng proseso at isang mababang antas na tsart ng mga dokumento ang mga hakbang sa proseso na mas mababa sa bawat isa sa mga pangunahing hakbang.
Gumawa ng naaangkop na dokumentasyon at Mga Pamamaraan para sa bawat hakbang ng proseso. Habang tinutuklasan mo ang proseso sa mga panayam at pananaliksik, ang mga patakarang ito at mga pamamaraan ay lalabas. Panatilihin ang detalyadong mga tala, na magsisilbing pundasyon para sa paglikha ng mga dokumentong ito at mga pamamaraan ng pamamaraan.
Isama ang isang dokumento sa iyong mga paghahatid na nagbibigay ng paliwanag sa proseso ng panloob na "Pamamahala ng Dokumento." Dapat ipaliwanag ng dokumentong ito kung paano nasuri at naaprubahan ang mga dokumento ng kumpanya, at ipinamamahagi at nai-archive sa loob ng kumpanya.
Lumikha ng mga Dokumento
Imbentaryo ang umiiral na mga dokumento upang makakuha ng isang malinaw na pag-unawa sa kung ano ang kasalukuyang nasa lugar. Hindi mo kailangang muling baguhin ang gulong sa pamamagitan ng paglikha ng mga bagong dokumento kung ang parehong impormasyon ay sakop sa mga umiiral na dokumento. Kilalanin kung alin sa mga dokumentong ito ang magagamit at maitatayo, at kung aling mga dokumento ay hindi na ginagamit. Sa isang nakumpletong imbentaryo ng mga umiiral na dokumento, malalaman mo kung anong mga dokumento ang nawawala at dapat na likhain. Gumawa ng isang pangkalahatang listahan ng mga dokumento na nagpapakita ng katayuan ng bawat dokumento bilang umiiral, hindi na ginagamit o bago. Magkaroon ng "Imbentaryo" na ito sa kamay bago ang iyong unang pagpupulong sa top manager.
Lumikha ng "Ownership Matrix" sa pamamagitan ng pagsusuri sa anumang bagay na magagamit na, tulad ng umiiral na mga tsart ng organisasyon at mga direktoryo ng kumpanya. Magkaroon ng "Pagmamay-ari Matrix" sa kamay bago ang iyong unang pulong sa tuktok manager.
Kilalanin ang top manager at repasuhin ang iyong "Inventory" at "Ownership Matrix." Ang layunin ng pulong na ito ay hindi lamang upang makuha ang top manager upang gamutin ang iyong pananaliksik, ngunit upang aprubahan ito at sumang-ayon sa iyong plano. Maghanda para sa pulong na ito at huwag mag-aksaya ng oras ng tagapangasiwa.
Kilalanin ang bawat ulo ng departamento pagkatapos mong gawin ang lahat ng mga pagbabago sa tuktok na manager sa iyong "Inventory" at "Ownership Matrix." Ang layunin ng mga pagpupulong na ito ng departamento ay upang dalhin ang ulo ng departamento sa bilis ng kung ano ang iyong ginagawa at pasimulan ang mga talakayan sa bawat tungkulin ng bawat departamento at ang mga hakbang na proseso na kanilang pagmamay-ari. Kumuha ng detalyadong mga tala o i-record ang pulong upang hindi mo makaligtaan ang anumang bagay. Habang nagpapatuloy ka sa pamamagitan ng mga pagpupulong na ito sa departamento, ang proseso ay lalabas at magsimulang patatagin.
I-update ang lahat ng mga paghahatid sa isang patuloy na batayan habang natanggap mo ang bago o mas tumpak na impormasyon mula sa bawat ulo ng departamento. Matapos ang iyong huling pagpupulong ng departamento-ulo, dapat mong lagyan ng feshed ang tungkol sa kalahati ng iyong mga paghahatid.
Kilalanin ang naaangkop na mga tagapangasiwa, mga nangungunang manggagawa at iba pang kasangkot sa proseso upang linawin kung ano talaga ang nangyayari sa hakbang na iyon ng proseso. Ang mga taong ito ay makikilala sa pamamagitan ng kanilang department head sa panahon ng iyong pakikipanayam. Ang mga kamay-sa mga tao ay karaniwang mas kaalaman sa hakbang-hakbang, araw-araw, mga pamamaraan sa kanilang lugar ng pananagutan kaysa sa kani-kanilang departamento ng ulo. Muli, kumuha ng mga detalyadong tala at gawin ang lahat ng posible upang maging handa bago matugunan ang mga taong ito upang mapaliit mo ang oras na inaalis mo sa kanilang abalang araw.
Kumpletuhin ang iyong unang draft ng lahat ng iyong mga dokumento. Ito ay tinatawag na isang unang draft ngunit ang mga dokumentong ito ay dapat pa rin kumpleto na batay sa lahat ng impormasyon na iyong nakuha sa petsa.
Ibahagi ang iyong mga unang draft na dokumento, na malinaw na minarkahan bilang unang draft, sa mga pamunuan ng departamento at subordinates para sa kanilang pagsusuri. Bigyan sila ng oras upang ganap na suriin ang mga dokumentong ito at hilingin sa kanila na i-redline ang anumang mga pagbabago.
Magsimula ng pangalawang ikot ng mga indibidwal na pagpupulong na may parehong mga ulo ng departamento at subordinates upang suriin ang lahat ng mga pulang linya at maghanda para sa iyong huling draft ng mga dokumentong ito.
Kumpletuhin ang lahat ng mga rebisyon ng red-line. Bigyang pansin ang mga pagbabago sa isang hakbang, na maaaring makaapekto sa naunang o kasunod na hakbang, at baguhin ang mga dokumentong iyon, mga pamamaraan o mga hakbang sa daloy nang naaayon. Isumite ang huling draft na ito sa mga pamunuan ng departamento at subordinates para sa kanilang huling pagsusuri.Magsumite ng buong pangwakas na draft na kasabay sa tuktok na tagapangasiwa para sa pagsusuri ng top manager.
Gawin ang mga huling pagbabago at isumite ang mga binagong dokumentong ito pabalik sa initiator para sa pangwakas na pag-apruba. Maaaring may maraming mga pabalik na pagbabago bago ang huling pag-apruba. Kailangan mo ang bawat subordinate at departamento ng ulo upang bigyan ka ng ganap na pag-apruba sa mga dokumento, o mga bahagi ng mga dokumento, na direktang nauugnay sa kanilang lugar ng responsibilidad. Gayunpaman, ang iyong dokumentasyon ay hindi isinasaalang-alang na inaprubahan hanggang masuri at maaprubahan ito ng nangungunang tagapamahala.
Mga Tip
-
Ang mga panayam ay maaaring maging masalimuot habang ikaw ay nakakaabala sa araw ng trabaho ng isang tao. Maghanda para sa mga interbyu sa pamamagitan ng pagkakaroon ng mga kaugnay na materyales na magagamit, tulad ng "Proseso ng Daloy ng Tsart" o iba pang mga dokumento na tutulong sa pakikipanayam na sumulong. Maging kaakit-akit at laging pakitunguhan ang bawat isa na may parehong dignidad at paggalang na inaasahan mo para sa iyong sarili. Maging mabisa at panatilihin ang pakikipanayam na nakatuon sa tiyak na layunin ng pulong.
