Ang mga invoice ay dapat magkaroon ng mga petsa upang linawin ang mga obligasyon para sa parehong taga-isyu at tatanggap. Ang petsa ng invoice ay ang petsa ng isyu ng dokumento - hindi kinakailangan ang petsa na ibinigay ang mga produkto o serbisyo. Ang mga tuntunin ng pagbabayad ay binibigyang-kahulugan na may kaugnayan sa petsang ito. Ang petsa ay isa ring paraan na ang mga indibidwal na mga invoice ay naitala at nakikilala mula sa isa't isa. Ang mga petsa ng invoice ay dapat ipakita nang kitang-kita upang maiwasan ang pagkalito sa invoice at upang matiyak na ang invoice ay isang maaasahang dokumento.
Kasunduan sa pagbabayad
Kasama sa mga invoice ang isang timeline para sa pagpapadala ng mga kalakal o pag-asa ng pagbabayad. Halimbawa, ang termino ng pagbabayad ng "net 30 araw," ay kinakalkula mula sa petsa ng invoice, upang ang pagbabayad ay dapat na hindi hihigit sa 30 araw mula sa petsa ng invoice. Ang petsa ng pagpapadala ay maaaring ang petsa ng invoice kung ang invoice ay ginawa sa parehong araw ang mga kalakal ay naipadala. Kung ang isang pagbabayad ay nagiging overdue, ang mga negosyo ay umaasa sa timeline na ibinigay ng petsa ng invoice at ang mga tuntunin upang kumuha ng aktibidad ng pagkolekta. Kung ang mga customer ay makakatanggap ng isang diskwento para sa maagang pagbabayad, ang mga petsang ito ay matukoy kung ang invoice ay binayaran sa sapat na oras upang matanggap ang bonus.
Recordkeeping Invoice
Ang mga negosyo na nagpapadala ng maraming mga invoice ay dapat magkaroon ng isang sistema upang makabuo ng mga natatanging mga numero ng invoice para sa bawat benta. Tinitiyak ng sunud-sunod na sistema ng pag-numero na ang mga invoice ay madaling masubaybayan kapag sila ay ginawa at binabayaran, kahit na may ilang mga invoice na ginawa gamit ang parehong petsa ng invoice.
