Ang hindi pangkalakasang taunang ulat ay pinaka-epektibo kapag ito ay nakasulat at dinisenyo na may kahalagahan at paggamit ng dokumentong nasa isip. Ang dokumento ay nagsisilbi bilang isang ulat card, pagkilala sa mga donor at iba pang mga tagasuporta, isang pagkakataon upang magbahagi ng impormasyon sa hindi pangkalakal na komunidad at isang tool sa marketing upang akitin ang mga bagong tagasuporta. Ang mga taunang ulat ng mga mambabasa ay naghahanap ng dami, kalidad at mga resulta ng impormasyon tungkol sa mga programa, kliyente at kita. Kasama sa mga taunang ulat na may mahusay na disenyo ang isang balanse ng salaysay, mga litrato, mga listahan at mga graphic na representasyon ng data sa pananalapi. Ang isang mahusay na nakasulat na taunang ulat ay nagsasabi sa mga indibidwal na mga kuwento sa likod ng mga pie chart at donor list.
Tukuyin ang nilalaman ng iyong taunang ulat. Kung ang iyong publication ay isang makapal, makintab na magazine o isang apat na-pahina na newsletter, ang iyong mga mambabasa ay maghanap ng partikular na impormasyon sa iyong taunang ulat: isang pahina-isang liham mula sa board chair ng hindi pangkalakal o chief executive officer, mga ulat sa mga nakamit na organisasyon, mga ulat mula mga espesyal na programa o mga pangunahing dibisyon, mga ulat sa pananalapi, isang listahan ng mga miyembro ng lupon at mga pangunahing tauhan, at isang listahan ng donor na inayos ayon sa halaga at pinalimbag ayon sa pangalan.
Gumamit ng malinaw, simple at tapat na pagsulat na may impormal na propesyonal na tono. Sabihin nang malinaw ang mga katotohanan at gamitin ang isang nakakarelaks at personal na tono upang isulat ang tungkol sa mga nagawa at mga personal na kuwento na naglalarawan sa epekto sa mga kliyente at sa komunidad.
Pumili ng mga salita sa iyong pagsusulat na nagdudulot ng positivity, pride at commitment sa iyong misyon. Iwasan ang hindi kailangang dramatikong pagsulat, ngunit magbahagi ng impormasyon na nagsasangkot sa mambabasa at apila sa mga donor na nakadarama ng pakiramdam ng pakikipagtulungan sa iyong trabaho. Halimbawa, sabihin sa kuwento ng isang kliyente upang ilarawan ang mga nagawa ng isang programa at ikonekta ang mga aktibidad sa misyon ng iyong organisasyon.
Isama ang isang pares ng mga sidebars upang i-highlight ang mahahalagang data mula sa mga ulat ng programa, tulad ng pagkasira ng mga kliyente sa pamamagitan ng edad at etnisidad o ang mga kalahok sa isang programa sa paghahanap ng trabaho at ang kanilang kalagayan sa pagtatapos ng taon. Ang summarized na impormasyon na ito ay tumutulong sa mga mambabasa na maunawaan ang pangunahin ng mga artikulo at nagdadagdag din ng pananaw ng tao.
Ihanda ang mga visual para sa iyong impormasyon sa pananalapi gamit ang data sa iyong ulat sa pananalapi upang ipakita ang mga trend, kabuuan at mga buod. Halimbawa, lumikha ng isang pie chart na nagpapakita ng porsyento ng badyet na ginagamit ng bawat kagawaran o isang bar graph na nagpapakita ng mga pagbabago sa mga donasyon sa huling apat na taon. Gumamit ng isang text-box upang ilista ang kabuuang pondo na natanggap mula sa iba't ibang mga uri ng donor, tulad ng pundasyon at indibidwal. Ang mga pinansyal na visual ay nagbibigay ng mga mambabasa na may hindi malilimutang mga snapshot.
Piliin ang mga larawan na gagamitin mo upang makatulong na sabihin ang mga kuwento. Maaari kang gumamit ng mga larawan ng isang bahay na nakatulong sa iyong organisasyon na magtayo, mga estudyante sa iyong programa pagkatapos ng paaralan, mga hayop sa iyong shelter na iligtas, mga puno na nakatanim sa mga paaralan sa lugar o kawani na nag-organisa ng walk-a-thon.
Mga Tip
-
Pumili ng pag-format batay sa haba at nilalaman ng iyong taunang ulat. Maaaring makinabang ang isang napakahabang ulat mula sa mga seksyon, tulad ng mga programa, mga nagawa, pinansyal, at mga donor. Maaari mong piliing magbuwag ng teksto sa pamamagitan ng pag-interspers sa mga larawan at mga graphics sa buong tumatakbo na salaysay na pinaghihiwalay lamang sa pamamagitan ng mga heading.
Ang karaniwang taunang reader ng ulat ay pinaka-interesado sa sulat mula sa CEO o board chair, ang pangalan ng mambabasa sa listahan ng donor, mga caption ng larawan at mga kabuuan ng pananalapi, ayon sa Board Café sa Blue Avocado website.
