Ang lahat ng mga pinansiyal na transaksyon para sa anumang organisasyon ay nai-post sa pangkalahatang ledger sa isang paraan o iba pa. Kapag ang isang computer program ay ginagamit para sa accounting, ang karamihan sa mga pinansiyal na data ay nai-post sa isang sub-ledger-tulad ng mga account na maaaring bayaran o mga account tanggapin-na awtomatikong mga post sa pangkalahatang ledger. Gayunpaman, ang ilang mga entry ay dapat direktang ipaskil sa pangkalahatang ledger. Ang mga transaksyon na kadalasang naka-post nang direkta sa pangkalahatang ledger ay mga gastusin sa kapital, mga accrual ng interes, akumulasyon ng pamumura, mga pagsasaayos na ibabalik sa susunod na panahon ng accounting, at iba pang mga pagsasaayos sa account na hindi maaaring gawin sa pamamagitan ng isang sub-ledger. Kapag nagpo-post sa pangkalahatang ledger, kailangang dagdag na pag-aalaga upang maging tumpak, dahil ang pagwawasto ng mga pagkakamali na may maraming mga entry ng general ledger ay gumagawa para sa mga malagkit na talaan ng accounting. Bukod dito, bagaman, ang pag-post sa general ledger ay hindi kumplikado.
Magtipon ng lahat ng mga dokumento na may kaugnayan sa mga entry na kailangan mong i-post sa pangkalahatang ledger. Ang mga ito ay maaaring kabilang ang mga kasunduan sa pagbili, mga kasunduan sa pagpapaupa o pautang, mga iskedyul ng pagbabayad ng utang sa pamamagitan ng mga hulog at mga iskedyul ng pamumura.
Maghanda ng isang spreadsheet sa iyong computer o sa papel, na nagdedetalye sa bawat pangkalahatang entry ng ledger na kailangang mai-post. Isama ang isang kumpletong paglalarawan ng pangkalahatang entry ng ledger, ang tumpak na account na i-debit at ang halaga, at pagkatapos ay ang kaukulang account na kredito at ang halaga. Panatilihin ang iyong mga halaga ng debit sa isang haligi sa kaliwa at mga kredito sa isang haligi sa kanan.
Kabuuang mga debit at mga kredito para sa lahat ng iyong mga pangkalahatang mga entry ng ledger, at tiyakin na pareho ang iyong mga debit at kredito. Kung naihanda mo ang iyong spreadsheet sa iyong computer, i-print ito para sa sanggunian habang ipinasok mo ang data sa iyong pangkalahatang module ng ledger.
I-access ang iyong general ledger module sa iyong accounting program sa iyong computer. Patunayan na ang petsa para sa iyong pangkalahatang ledger ay naka-set sa panahon kung saan nais mong i-post ang iyong mga entry. Mahalaga ito dahil ang mga entry ay madalas na nai-post sa pangkalahatang ledger matapos ang pagtatapos ng panahon. Halimbawa, habang ang kasalukuyang buwan ay maaaring aktwal na Pebrero, maaari kang mag-post ng mga entry ng general ledger para sa Enero, kaya sa kasong ito, tiyakin na ang petsa ng pangkalahatang ledger ay nakatakda sa Enero.
Ipasok ang iyong mga entry ng pangkalahatang ledger sa iyong pangkalahatang module ng ledger ayon sa iyong user manual ng accounting software.
Mag-print ng isang ulat ng iyong mga hindi naka-post na general ledger entry. Proofread ang iyong mga entry ng pangkalahatang ledger, pagsuri laban sa iyong spreadsheet (at pagdaragdag ng mga teyp sa makina, kung kinakailangan) na inihanda mo na. Gumawa ng anumang mga kinakailangang mga pagwawasto sa iyong mga pangkalahatang entry ng ledger. Huwag mag-post sa general ledger pa.
Gumawa ng computer backup ng iyong pangkalahatang impormasyon ng ledger. Lagyan ng label ang iyong pangkalahatang backup na backup na data at iimbak ito sa isang secure na lokasyon.
Mag-post ng iyong mga entry ng pangkalahatang ledger ayon sa iyong user manual ng accounting software. I-print ang isang kumpletong tala ng mga entry na iyong nai-post sa iyong pangkalahatang ledger. I-imbak ang mga ito sa naaangkop na mga file o mga libro ng ledger bilang bahagi ng iyong mga permanenteng talaan ng accounting.
Mga Tip
-
Laging isulat nang mabuti ang anumang mga entry na iyong nai-post sa pangkalahatang ledger, dahil hindi ka sigurado na magagamit ka upang ipaliwanag ang iyong mga entry sa pangkalahatang ledger sa ibang pagkakataon. I-imbak ang iyong dokumentasyon nang ligtas bilang bahagi ng iyong mga permanenteng talaan ng accounting. Kung hindi ka gumagamit ng isang computer, ngunit sa halip gawin lamang ang iyong accounting sa papel, mano-manong itala o i-post ang mga entry ng general ledger sa iyong mga libro sa karaniwang tinatanggap na format ng accounting, na tinitiyak na i-update ang mga balanse ng lahat ng mga apektadong account. Laging idokumento ang iyong mga entry ng pangkalahatang ledger nang lubusan, at iimbak ang iyong mga tala ng accounting sa isang ligtas na lokasyon.
