Walang tanong na ang paglago sa teknolohiya - lalo na sa mga tuntunin ng Internet - ay naging mas madali at mas mabilis upang makipagpalitan ng impormasyon sa mga indibidwal sa buong mundo. Sa kasamaang palad, ito ay dumating din sa presyo ng pagpapaalam ng mga tradisyonal na panlipunan grasya at mahusay na paghatol mahulog sa pamamagitan ng gilid ng daan sa aming pagmamadali upang gumawa ng mga kaibigan, itayo ang mga ideya o selyo ng isang mahalagang pakikitungo. Narito ang kailangan mong malaman tungkol sa paggamit ng email nang matalino sa parehong iyong personal at propesyonal na buhay.
Monsters sa Cyber Space
Ang Internet ay nagbigay ng kapanganakan sa isang malevolent bagong lahi ng mga villain na nahulog sa dalawang kategorya - ang mga nais na makapinsala sa iyong computer at sa mga nais makasama sa iyo. Ang mga nais na sirain ang lahat ng data sa iyong system ay gawin ito sa pamamagitan ng mabilis na kumikilos na mga virus na naka-attach sa mga email na alinman sa nagtuturo sa iyo ng isang nakakaintriga kawit sa linya ng paksa ("Binabati kita lang nanalo sa loterya") o magpanggap na dumating mula sa isang taong kilala mo ("Hey! Nakuha mo ba ang aking mensahe tungkol sa tanghalian sa susunod na linggo?"). Kung ano ang napakahina tungkol sa huli ay, sa ibabaw, ang nagpadala ay lilitaw na lehitimo ngunit, sa pagbubukas ng email, ang receiver ay pagkatapos ay inutusan na mag-click sa isang link na mabilis na ipamalas ang pagkasira ng electronic. Ang mga email na nagmamay-ari ng mga problema sa isang bank account, paglabag sa seguridad sa PayPal, o anumang uri ng pagsisiyasat sa krimen na humihiling ng agarang pansin at kooperasyon ng tagatanggap ay dapat palaging itinuturing na pinaghihinalaan. Ang iba pang uri ng cyber villain ay nakatago sa mga chat room, nagpapalaki ng personal na impormasyon mula sa mga blog, at isang regular na bisita sa Facebook, MySpace, at mga website na nauugnay sa dating. Dahil sa pagkawala ng lagda na ang Internet ay nagbibigay ng mga gumagamit ng email, wala kang ideya kung ang cute na tao na iyong isinusulat pabalik-at lumalapit sa isang aktwal na petsa - ay talagang nagtapos sa Harvard, gumagana para sa Merrill Lynch, at nag-mamaneho ng isang Porsche o isang manipis na artista na naghihikayat sa pagtitiwala sa mga kababaihan at sasabihin sa iyo na may isang kuwento sa sobra na nagsasangkot ng pagbibigay sa kanya ng access sa iyong tahanan at / o iyong mga credit card.
Hindi angkop na Paggamit ng Kagamitang Opisina
Sa sandaling unang panahon, ipinapalagay na ang karamihan sa mga empleyado ay nagmamay-ari ng karaniwang pang-unawa sa mga taong-yaman sa telepono ng kumpanya sa loob ng ilang oras kasama ang kanilang mga kaibigan, pilfer supplies ng opisina para sa paggamit ng bahay, o gamitin ang Xerox machine upang gumawa ng maraming kopya ng nobela na maaaring o maaaring hindi lihim na sumusulat sa panahon ng mga oras ng pagtatrabaho. Gayunpaman, kung ano ang naging problemado, na sa mga pagkakataong dumating ang panahon upang sunugin ang isang tao para sa pagnanakaw ng isang credenza o paggamit ng metro ng selyo upang magpadala ng mga singil para sa isang negosyo na nakabatay sa bahay, ang pinakamadaling depensa ng akusado na empleyado ay, "Oh, Hindi alam na hindi ako pinahintulutang gawin iyon. " Nagbunga ito ng higit pa at higit pang mga kumpanya na bumubuo ng mga manual na pamamaraan na nagpapakilala sa mahigpit na mga tuntunin kung ano ang at hindi naaangkop na pag-uugali. Siyempre, ang Internet ay nakikilala sa maraming mga alituntunin sa ngayon. Tiyak na hindi sapat ang pinsala upang pumasa sa isang joke sa email, makipagpalitan ng kaswal na tsismis, o iminumungkahi na marahil ang boss ay isang clueless rube. Ang gayong mga komunikasyon, gayunpaman, ay hindi lamang pag-aaksaya ng mahalagang oras, ngunit maaaring maging paksa sa subpoena kung ang kumpanya ay kailanman kasangkot sa isang kaso. Dagdag pa, ang isang email mula sa mga partido na hindi kilala ay maaaring magdala ng isa sa mga nabanggit na mga virus at ilagay ang kumpanya sa malaking panganib.
Pribadong Impormasyon
Ang pagiging kompidensyal ay kadalasang nasa panganib kapag pinipili nating makipag-usap sa isa't isa sa pamamagitan ng daluyan ng email. Hindi tulad ng isang sulat na maaaring mai-lock ang layo o kahit na masunog pagkatapos basahin ng hinahangad na tatanggap, ang email na liham ay maaaring sinasadyang o sinadya na ma-access ng isang third party. Ito ay lalo na nakapipinsala sa sektor ng trabaho kung ang nilalaman ng email ay tumutukoy sa kompidensyal na data, mga pasyente / mga tala ng kliyente, o impormasyon tungkol sa pinansiyal na katatagan ng kumpanya. Ang seguridad ay din jeopardized kung, halimbawa, ang isang indibidwal ay nagbibigay ng impormasyon ng credit card o isang numero ng Social Security sa konteksto ng isang nota ng email sa isang vendor sa halip pagkatapos ay ipasok ang data sa pamamagitan ng isang secure na website.
Casual Conversation
Dahil ang email ay nararamdaman tulad ng isang impormal, inilatag-back forum para sa pakikipag-chat sa mga tao, sila ay madalas na pahabain na ang parehong antas ng sariwa na pamilyar sa kabuuang mga estranghero at pagkatapos ay magtaka kung bakit sila makakuha ng malamig na balikat. Ang isang mahusay na halimbawa ng ito ay magiging mga nagnanais na mga may-akda na gustong itayo ang kanilang nobela sa isang editor sa isang bahay ng pag-publish. Hindi tulad ng mga lumang panahon kung kailan ang mga naturang pitches ay laging kinuha ang form ng hard-copy na mga titik na snail-mail kasama ang self-addressed, naselyohang sobre, maraming mga mamamahayag ang nakilala na ang mga electronic na query ay hindi lamang pumatay ng mas kaunting mga puno kundi pati na rin iproseso ang masyado na pag-load ng pagsusumite nang mas mabilis. Gayunpaman, kung ano ang agad na lumiliko sa kanila, ang email na nagsisimula sa "Hi, Emily" na parang alam ng nagpadala si Emily sa loob ng maraming taon. Isinasaalang-alang na malamang na hindi niya malalaman si Emily kung ipinasa niya sa kalye, mapagmataas na ipalagay na ang pagpapakilala ng email ay isang instant na pinto sa pagkakaibigan o ang nagpadala ay maaaring magbunyag ng personal na impormasyon na nasa labas ng mga hangganan ng propesyonal na protocol. Hanggang sa oras na tatanggap ka ng tatanggap upang gamitin ang kanyang unang pangalan, palaging matalino na magkamali sa panig ng pormalidad. Mahalaga rin na i-format ang sulat sa screen ng iyong computer tulad ng isang liham na ipi-print at ipapadala. Nangangahulugan ito na i-save ang freaky mga font at smiley icon para sa mga kaibigan at pamilya na nakakaalam sa iyo.
Spelling Out the Window
Alinsunod sa di-pormal na likas na katangian ng mga palitan ng email at instant messaging, tila nagbigay sa maraming tao ng dahilan na hindi mag-proofread ng kanilang nilalaman para sa pagbabaybay at mga pagkakamali ng balarila. "Oh, ito ay isang email lamang," sabi nila. "Hindi tulad ng sinuman ang talagang nagmamalasakit o may oras na mahuli ang bawat maliit na bagay." Gayunman, kung ano ang nabigo nilang isaalang-alang ay ang email na iyon ay isang pagmumuni-muni ng pagmamataas - o kakulangan nito - na kinukuha nila sa kanilang sariling gawain. Dahil hindi mo alam kung gaano karaming mga tao sa karagdagan sa iyong hinahangad na tatanggap ang makakakita nito, kakailanganin mo ito upang tiyakin na ito ay bilang walang error na posible hangga't maaari bago mo pindutin ang pindutang ipadala.
Mga pagsasaalang-alang
Ito ay isang malungkot na komentaryo tungkol sa ating lipunan na napakaraming tao ang gumagamit ng di-kilalang kalikasan ng Internet upang magpadala ng mga malupit, masakit, at malupit na mga email. Ang katotohanan na maaari nilang gamitin ang "faceless" na persona sa pamamagitan ng maraming mga email account ay nagbigay sa kanila ng kakayahang itago ang kanilang mga tunay na pagkakakilanlan sa likod ng mga pekeng moniker at ipalabas ang mga rants na maaaring sila ay napahiya na sabihing personal. Doon ay isang salita sa marunong tungkol sa paggamit ng email sa lahat: kung ito ay hindi isang bagay na hindi mo nais na magkaroon ng hanggang sa sa isang mukha-sa-mukha na pag-uusap, marahil ito ay hindi dapat pumunta sa isang email, alinman. Para sa higit pang mga tip sa etiketa sa email - pati na rin ang payo sa pagpapanatiling ligtas sa isang elektronikong medium - bisitahin ang mga link na nakalista sa dulo ng artikulong ito.
Panlipunan
Huling ngunit hindi bababa sa, ang email ay may epekto sa aming pagnanais at ang aming kakayahan upang makipag-usap sa isa't isa sa pamamagitan ng aktwal na oras ng mukha. Sa halip na mag-ayos upang matugunan ang isang kaibigan para sa tanghalian at abutin, ito ay naging mas mababa ng isang abala sa e-chat lang. Sa halip na pumili ng isang telepono o pagsulat ng isang greeting card, naging mas maginhawang magpadala lamang ng isang email na sabog. Kahit na salamat sa mga tala para sa isang regalo o isang kaibig-ibig na hapunan ay pinalitan ng mga instant message. Gayunpaman, kung ano ang pinaka-nakakagambala ay ang mas bata na henerasyon ay naging mas komportable sa pakikipag-usap sa pamamagitan ng isang keyboard kaysa makipag-ugnay sa iba sa mga social na sitwasyon. Ito naman, ay magkakaroon ng negatibong epekto sa kanilang mga kasanayan sa pandiwang, lengguahe sa katawan at pagpapahalaga sa sarili. Matapos ang lahat, kung maaari mong kunin ang anumang pagkakakilanlan na gusto mo sa Internet, walang dahilan upang magtrabaho sa pag-uunawa kung sino ka talaga bilang isang tao.
