Kung ikaw ay kumukuha ng isang order para sa isang pizza, isang order para sa isang bagay mula sa isang advertisement sa telebisyon, mga bahagi ng kotse o isang conveyor system, ang proseso para sa pagkuha ng isang order ay hindi nagbabago. Ang pagiging magalang at tipunin ang lahat ng kinakailangang impormasyon upang ilagay ang pagkakasunud-sunod na makumpleto ang transaksyon sa isang propesyonal na paraan at nagtataguyod ng kasiyahan ng customer. Ang proseso ng pagkuha ng order ay maaaring matukoy kung ang isang customer ay naglalagay ng isang paulit-ulit na order.
Tukuyin ang iyong sarili at ang iyong lugar ng negosyo kapag sinagot mo ang telepono. Halimbawa, ang "ABC123 Company, ito ang Sally, paano ko matutulungan ka ngayon?" Huwag kumain o uminom kapag sa telepono at makipag-usap nang malinaw at dahan-dahan upang maunawaan ka ng customer. Panatilihin ang iyong boses sa kahit na antas; kung mayroon kang isang hilig na makipag-usap nang malakas, pigilan ang pagkahilig na kapag nasa telepono sa trabaho at panatilihin ang isang friendly na tono sa iyong boses. Gumamit ng wastong balarila at iwasan ang slang.
Hilingin ang pangalan ng tumatawag at gamitin ito sa panahon ng pag-uusap. Huwag tumawag sa isang customer sa pamamagitan ng kanyang unang pangalan maliban kung siya ay nagtuturo sa iyo na gawin ito; gamitin ang kanyang pormal na titulo. Huwag kailanman ilagay ang customer sa hold, o speakerphone, nang walang unang humihingi sa kanya ng pahintulot at naghihintay para sa kanyang tugon.
Pakinggan nang maingat sa customer at isulat ang anumang mahalagang impormasyon. Hilingin sa kanya na ulitin kung kinakailangan. Huwag umasa sa iyong memorya. Huwag gumana tulad ng ikaw ay nagmadali, ang pinakamahalagang customer ay ang isa na kasalukuyang nasa telepono. Panatilihin ang iyong paraan pasyente at kapaki-pakinabang.
Tiyakin na makuha mo ang lahat ng kinakailangang impormasyon upang ilagay ang pagkakasunud-sunod, kabilang ang eksaktong item, mga pagtutukoy, sukat at anumang iba pang may kinalaman na impormasyon. Mas mahusay na magkaroon ng mas maraming impormasyon kaysa sa kailangan mong ilagay ang pagkakasunud-sunod nang tama kaysa masyadong maliit. Palaging ulitin ang order ng customer pabalik sa kanya para sa pagpapatunay. Tiyaking malinaw sa presyo para sa item na iniutos upang maiwasan ang mga customer na tumatanggap ng isang hindi kasiya-siya sorpresa kapag siya ay natatanggap ang bill.
Tanungin ang customer para sa kanyang numero ng telepono upang maaari mong tawagan siya pabalik kung mayroon kang anumang mga katanungan tungkol sa order mamaya. Laging tapusin ang pag-uusap sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa customer para sa kanyang negosyo. Maghintay para sa kanya upang i-hang up ang telepono muna upang hindi siya ay marinig ang ingay ng telepono nakikipag-hang up.
