Kung nagpaplano kang magsimula ng isang negosyo, kakailanganin mong magbigay ng kaisipan sa pagtatatag ng isang tanggapan kung saan plano at pamahalaan ang negosyo na iyon. Mula sa mga computer hanggang sa mga copier, ang mga modernong opisina ay nangangailangan ng maraming iba't ibang uri ng kagamitan, kasangkapan at supplies upang gumana nang mahusay. Ang mga kagamitan sa opisina ay nabibilang sa ilang mga kategorya, batay sa pag-andar nito sa opisina.
Ano ang Kagamitan sa Opisina?
Ang term na "kagamitan sa opisina" ay kinabibilangan ng anumang pang-matagalang asset na ginagamit upang magsagawa ng mga gawain na may kinalaman sa pangangasiwa o opisina. Kaya, ang kategorya ay masyadong malawak. Sa katunayan, kadalasan ay madali para sa mga layunin ng accounting at buwis upang isaalang-alang kung ano ang hindi kasama sa mga kagamitan sa opisina. Kapansin-pansin, ang mga kagamitan sa tanggapan at mga kasangkapan sa opisina ay karaniwang nakategorya at sinusubaybayan nang hiwalay mula sa mga kagamitan sa opisina. Kasama sa mga supply sa opisina ang mga materyales na karaniwan mong inaasahan na kumonsumo at palitan ng mas regular. Kabilang sa mga halimbawa ang mga bagay tulad ng letterhead at iba pang mga kagamitan, mga card ng negosyo at iba pa. Ang mga mesa, mga upuan sa desk, mga bisita sa panauhin o kliyente, mga talahanayan at iba pang kasangkapan ay kasama sa kategoryang kasangkapan sa opisina.
Computer Equipment
Ang mga modernong tanggapan ay namumuhunan nang malaki sa mga kagamitan sa kompyuter sapagkat ang pagpapanatiling konektado sa loob at sa mundo ay karaniwang isang pangangailangan sa misyon. Karamihan sa mga tanggapan ay kailangan ng maraming desktop at laptop na computer, pati na rin ang mga printer upang lumikha ng mga hard copy ng mga sulat, kasunduan at iba pang mga dokumento. Maaaring kailanganin din ng mga opisina na buksan ang mga hard copy ng mga dokumento sa mga digital na file. Kinakailangan ang mga scanner at cable upang ikonekta ang aparato sa isang computer para sa gayong mga gawain. Ang mga digital na kamera, projector para sa mga presentasyon at mga printer ng imahe ay maaaring kailanganin din.
Kagamitan sa Komunikasyon
Ang mga tanggapan ng negosyo ay nakasalalay sa kanilang kakayahang makipag-ugnayan sa iba pang mga kagawaran o lokasyon sa parehong negosyo, pati na rin ang iba pang mga negosyo, mga kliyente at mga vendor. Tinutulungan din ng mga telepono na ikonekta ang mga manggagawa sa opisina sa isa't isa sa loob, na nakakatulong na madagdagan ang pagiging produktibo sa pamamagitan ng pagputol sa oras ng paglalakad upang maghatid ng mabilis na mga mensahe. Ang mga komunikasyon sa Interoffice ay tumutulong din sa pag-aalaga ng mas propesyonal na larawan sa mga bisita ng opisina.
Habang ang mga fax machine ay ginagamit nang mas kaunti sa mga opisina ng negosyo kaysa sa nakaraan, ang ilang mga negosyo ay nangangailangan pa rin ng kanilang paggamit para sa pagpapadala ng mga hard-copy na dokumento na hindi ma-scan. Ito ay mas madalas na matatagpuan sa mga opisina na may hawak na ligtas, sensitibo o kompidensyal na mga talaang papel, tulad ng mga kumpanya ng batas at mga medikal na tanggapan.
Kung ang isang tanggapan ay nangangailangan ng isang malaking halaga ng paghahanda ng dokumento, lalung-lalo na ang pagsusulatan, maaaring maingat na mamuhunan sa mga kagamitan sa pagdidikta upang gawing mas madali para sa mga administratibong katulong na magproseso at lumikha ng mga mahihirap na kopya ng mga titik at iba pang mga dictated na dokumento. Ang iba pang mga kagamitan sa komunikasyon na kailangan ng isang business office ay ang mga cordless phone, mga answer machine, Bluetooth headset, cellular device o smartphone, tape recorder, video recording at display equipment at telebisyon o display monitor.
Kagamitang Pangkalahatang Tanggapan
Maaaring kailanganin din ng iba pang mga kagamitan ang mga tanggapan. Mahalaga ang mga cabinet file para sa pagpapanatili ng mga kopya ng mga dokumento na dapat itago sa mga lugar, alinman para sa pag-iingat o madaling reference. Sa parehong dahilan, ang isang fireproof na ligtas ay maaaring makapagtatago ng mga mahahalagang bagay at sensitibong mga orihinal na dokumento.
Ang ilang mga piraso ng kagamitan ay nasa lahat ng dako na halos lahat ng tanggapan ay kailangan nila at regular na gamitin ang mga ito. Halimbawa, ang photocopier ay tumutulong sa mga opisina na lumikha ng mga kinakailangang mga duplicate ng mga dokumento na dapat lumikha ng negosyo para sa mga kasosyo at kliyente, tulad ng mga sulat at mga kasunduan o kontrata. Kinakailangan din ang mga shredder ng papel upang maayos na itatapon ang sensitibo, may-ari o iba pang kumpidensyal na impormasyon sa isang ligtas na paraan.
Ang mga tanggapan ay maaaring kailangan din ng iba pang mga pangkalahatang kagamitan tulad ng mga metro ng selyo upang maproseso ang papalabas na koreo, isang label-maker para sa mga pangangailangan sa imbakan at whiteboards para sa mga sesyon ng pagpaplano at diskarte.
