Kapag ang pera ay ipinasa sa ibang tao sa isang kapaligiran sa negosyo, ang isang rekord ng transaksyon ay dapat maitala. Kadalasan, ang mga empleyado ay binibigyan ng access sa cash upang magbayad para sa maliliit na mga pagbili na ginawa sa ngalan ng kumpanya. Ang cash pondo ay tinatawag na maliit na cash, na ginagamit upang magbayad para sa mga bagay tulad ng mga supply ng opisina, pagkain at mga regalo. Ang lahat ng mga pagbabayad ay dapat na subaybayan ng sa isang journal, kasama ang lahat ng mga resibo para sa bawat payout.
Gumawa ng mga haligi ng journal para sa mga sumusunod na larangan: Petsa, Tatanggap, Paglalarawan at Halaga.
Kunin ang resibo para sa bawat pagbili at bilangin ang eksaktong halaga ng pagbili, kabilang ang buwis pabalik sa empleyado.
Punan ang lahat ng field ng journal at itago ang resibo sa journal. I-record ang mga kredito kapag ang pondo ay pinalitan.
I-cross-check ang mga resibo para sa bawat pagbili gamit ang mga entry ng ledger sa katapusan ng buwan.
Ibawas ang kabuuang buwanang pagbabayad mula sa balanse sa unang buwan. I-verify na tumutugma ang mga halaga, o gumawa ng tala at pagsasaayos ng entry sa account para sa pagkakaiba.
