Ang mga kuwenta ng maliit na tanggapan ay pwedeng bayaran ay isang kasalukuyang account na pananagutan na binubuo ng mga obligasyon ng utang na dapat bayaran sa loob ng susunod na 12 buwan. Mahalaga na ang mga dokumento na sumusuporta sa mga bagay na ito ng utang ay isinaayos upang ang mga pagbabayad sa mga obligasyong ito ay ginawa sa oras. Ang napapanahong pagbabayad ng mga account na pwedeng bayaran ay nagpapanatili ng credit standing ng organisasyon at tinitiyak ang mabuti at matatag na relasyon sa mga creditors at mga supplier.
Ang tugma ay nakatanggap ng mga invoice gamit ang kanilang order sa pagbili at pagtanggap o dokumento sa pagkumpleto ng serbisyo. Ang isang wastong at mababayaran na invoice ay umiiral kapag ang isang aprubadong order sa pagbili ay nilikha at natanggap ang mga item sa pagkakasunud-sunod o mga serbisyo ay nakumpleto. Lumikha ng mga folder sa pamamagitan ng pangalan ng vendor upang i-hold ang walang kaparis na mga order sa pagbili, pagtanggap ng mga dokumento at iba pang pagsuporta sa mga papeles.
Mga file ng file na pwedeng bayaran ang mga dokumento sa pamamagitan ng petsa ng pagbabayad. Pagkatapos na matugunan ang mga invoice na may mga sumusuportang dokumento, suriin ang takdang petsa at magtakda ng petsa ng pagbabayad para sa invoice. Ayusin ang mga invoice sa mga folder na kumakatawan sa bawat araw ng buwan. Kapag tinutukoy mo ang petsa ng pagbabayad para sa invoice, i-file ito sa ilalim ng araw na iyon. Ang isang folder ng akurdyon, na hindi sumasakop ng maraming espasyo, ay magagamit upang panatilihin ang mga dokumento na nakaayos; ang bawat tab ay maaaring kumatawan sa isang araw ng buwan. Kung ang isang folder ng akurdyon ay masyadong maliit, isaalang-alang ang paggamit ng mga nakabitin na file na nagbibigay ng higit na puwang para sa mga papeles. Magtalaga lamang ng araw ng buwan sa bawat folder o file; kapag nagtatapos ang kasalukuyang buwan, maaari mong muling gamitin ang mga file na ito para sa susunod na buwan.
Isama sa iyong pang-araw-araw na iskedyul ang pagrerepaso ng file ng mga araw na iyon ng mga account na pwedeng bayaran. Kung mayroong mga invoice na isinampa sa ilalim ng araw na iyon, magbigay ng bayad para sa invoice at markahan ito bilang bayad. Ang invoice ay dapat tandaan ang petsa ng pagbabayad, ang numero ng tseke o ID ng transaksyon, kung binabayaran nang elektroniko, ang halagang binayaran at pagkakakilanlan ng taong nagpoproseso ng pagbabayad.
File bayad na mga invoice sa mga file na nilikha para sa bawat vendor o pinagkakautangan. Ang file ng vendor ay dapat maglaman ng lahat ng mga binayarang invoice mula sa simula ng accounting o 12-buwan na panahon. Sinusuportahan ng mga dokumento sa file na ito ang mga pagbabayad na ginawa sa vendor. Kung ang isang problema ay lumitaw sa isang pagbabayad o hindi natanggap ang pagbabayad ng mga claim sa pagbebenta, ang dokumentasyong ito ay maaaring magbigay ng suporta kung kailan nakumpleto ang pagbabayad at ang mga item na binayaran o hindi binayaran.
