Bagama't ang ilang mga maliit na may-ari ng negosyo ay mas gusto magkaroon ng root canal surgery kaysa sa kanilang sariling accounting, ang bookkeeping ay isang kailangang-kailangan bahagi ng pagpapatakbo ng isang negosyo. Ang mga benepisyo ng accounting ay namamalagi sa kakayahang magsabi ng isang de-numerong kuwento tungkol sa kung ano ang nangyayari sa iyong kumpanya - isang makakatulong sa iyo na mapabuti ang mga operasyon, maging mas kapaki-pakinabang at manatili sa problema sa mga lokal at pederal na ahensya ng buwis. Ang masusing at tumpak na accounting ay maaari ring makatulong sa iyo na gawin ang iyong kaso sa mga potensyal na nagpapahiram at mamumuhunan kapag naghahanap ang iyong negosyo para sa financing.
Mga Tip
-
Ang mga pakinabang ng paggamit ng accounting sa negosyo ay naka-link sa mga pananaw na nagbibigay ang mga numero. Ang mga figure na ito ay tumutulong sa iyo na maunawaan kung ano ang nangyayari nang mabuti at kung saan may lugar para sa pagpapabuti.
Ano ang Pangunahing Layunin ng Accounting?
Ang pangunahing layunin ng accounting ay upang masubaybayan ang kita at paggasta ng iyong kumpanya. Ang kita ay ang lahat ng pera na dumadaloy sa iyong negosyo mula sa mga benta ng mga kalakal at serbisyo at anumang iba pang uri ng kita, tulad ng kinita o pag-upa ng interes o royalties na nakolekta. Ang mga gastusin ay ang lahat ng pagbili ng iyong negosyo para sa mga operasyon at imprastraktura nito, tulad ng mga materyales, paggawa, upa, suplay, selyo, seguro, gastos sa sasakyan, mga propesyonal na serbisyo, advertising at kagamitan.
Ang impormasyon na kinokolekta ng iyong bookkeeper o accountant tungkol sa kita at paggastos ay napupunta sa pag-compile ng mga ulat ng accounting, na nagbibigay ng napakahalagang impormasyon tungkol sa pinansiyal na posisyon ng iyong kumpanya. Tinutulungan ka ng mga ulat na ito upang tukuyin ang iyong mga lakas at tugunan ang iyong mga kahinaan. Nagbibigay din sila sa iyo ng impormasyong kailangan mo para sa pag-uulat ng buwis.
Ang pahayag na kita at pagkawala ay isang buod ng iyong impormasyon sa pag-bookke tungkol sa kita at paggasta. Nagtataas at naglilista ng lahat ng iyong mga pagbili sa mga may-katuturang kategorya, tulad ng upa at payroll, at pagkatapos ay naglilista ng mga halagang ito upang magbigay ng isang pangkalahatang-ideya. Katulad nito, binabanggit nito ang iyong mga papasok na kita batay sa pinagmumulan ng kita, tulad ng pakyawan na benta o retail na benta. Mahalaga ang iyong kita at pagkawala ng pahayag dahil nagpapakita ito kung gaano karami ang iyong nakuha sa pagtatapos ng araw. Ang pigura sa ilalim na linya ay ang halagang natitira matapos mabawasan ang kabuuang gastos mula sa kabuuang kita.
Ang isang balanse sheet ay isang snapshot ng iyong pangkalahatang kalagayan sa pananalapi sa isang partikular na sandali sa oras. Ito ay mahalaga dahil ito ay sums up ang iyong net nagkakahalaga. Ang seksyon ng asset sa listahan ng balanse ay naglilista ng lahat ng pagmamay-ari ng iyong kumpanya, kabilang ang cash sa kamay, pera na inutang sa iyo sa pamamagitan ng mga account na maaaring tanggapin, imbentaryo sa iyong mga istante at mahahalagang pagbili sa mahabang panahon, tulad ng mga pangunahing bahagi ng kagamitan. Kabilang sa mga pananagutan sa seksyon ng iyong balanse sheet ang lahat ng iyong utang, kabilang ang mga short- at long-term na balanse ng utang at mga account na pwedeng bayaran. Ang netong halaga ng iyong kumpanya, batay sa impormasyong ipinakita sa iyong balanse, ay kinakalkula sa pamamagitan ng pagbabawas ng iyong kabuuang pananagutan mula sa iyong kabuuang mga asset.
Ang isang pahayag ng cash flow o cash-flow pro forma ay isang tool ng accounting na makatutulong sa iyo upang mahulaan kung magkakaroon ka ng magagamit na kabisera at kapag magkakaroon ka ng mga kakulangan ng cash-flow. Ang outflow na bahagi ng pahayag ay naglilista ng lahat ng iyong inaasahang papasok na cash, na hinati-hati ng buwan. Ang pera na ito ay hindi kinakailangang magmula sa kita mula sa mga benta ng mga produkto o serbisyo. Maaari rin itong isama ang kabisera mula sa mga pautang o pamumuhunan. Ang outflow na bahagi ng pahayag ay kinabibilangan ng lahat ng iyong inaasahang papalabas na pera, kabilang ang mga gastos sa pag-iimbak, gastos sa mga materyales, renta at mga pagbabayad ng seguro. Ang iyong inaasahang mga paggasta ay hindi lamang nagsasama ng mga deductible na gastusin sa negosyo. Makikita mo rin ang listahan ng mga pagbabayad ng prinsipal sa pautang, na hindi mababawas sa buwis at hindi lilitaw sa iyong kita at pagkawala ng pahayag. Ang ilalim na linya ng bawat haligi ay nagpapakita ng mga papalabas na paggasta na binabawasan mula sa papasok na cash, na nagpapahiwatig kung gaano karaming pera ang maaari mong asahan na makukuha sa katapusan ng buwan.
Ano ang Layunin ng isang Accountant?
Ang layunin ng iyong accountant ay upang ibuod ang trabaho ng iyong tagapangasiwa sa pamamagitan ng pag-compile ng mga ledger sa mga ulat. Maaari ring kumpletuhin ng iyong accountant ang iyong mga form sa pagbubuwis at payuhan ka tungkol sa pinakamahusay na paraan upang gastusin at i-save ang iyong pera. Maaaring kailanganin o hindi mo kailangang mag-hire ng isang propesyonal na accountant, depende sa iyong antas ng ginhawa sa pagtratrabaho sa mga numero, ang pagiging kumplikado ng iyong negosyo at ang iyong sitwasyon sa buwis.
Ang layunin ng iyong bookkeeper ay upang makapasok ng mga resibo at mga invoice sa isang database, ledger o spreadsheet upang masubaybayan mo ang mga paggasta at mga benta. Ang karamihan sa mga sistema ng pag-bookke ay nakakompyuter dahil ang mga programang bookkeeping ay maaaring mag-organisa at magdagdag ng mga numero nang mas mabilis at mahusay kaysa sa manu-manong, mga sistema ng pagkakasulat. Gayunpaman, hindi mo kailangan ang isang programa sa computer upang gawin ang bookkeeping ng iyong kumpanya. Ang isang sulat-kamay na sistema na sumusubaybay sa mga benta at gastos ay magbibigay din ng impormasyong kailangan mo.
Maaari mong gawin ang iyong sariling bookkeeping sa pamamagitan ng pagsubaybay sa kita at gastos at pagsubaybay sa impormasyong ito sa isang paraan na kapaki-pakinabang sa iyo at sa iyong accountant. Ang impormasyon ay dapat na madaling basahin at maintindihan, at dapat itong tumpak na sumasalamin sa pinansiyal na aktibidad ng iyong negosyo. Ang impormasyon ng iyong bookkeeping ay magiging kapaki-pakinabang sa iyong accountant dahil nagbibigay ito ng kinakailangang impormasyon para sa pag-compile ng mga ulat sa buwis at mga dokumento ng pautang. Ang parehong impormasyon ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa loob upang magbigay ng mga pananaw tungkol sa iyong negosyo, tulad ng pagpapakita kung gaano ang iyong kita ay nagmumula sa pakyawan benta kumpara sa tingian na benta at kung magkano ang iyong ginagastos sa mga materyales kumpara sa paggawa.
Kahit na umarkila ka ng isang accountant at isang bookkeeper upang ayusin ang iyong impormasyon sa pananalapi at ihanda ang iyong mga form sa buwis, mayroon ka pa ring mga pananagutan sa accounting bilang isang may-ari ng negosyo. Dapat mong i-save ang lahat ng impormasyon na kailangan nila, tulad ng mga invoice na isinulat mo at ang mga resibo na natanggap mo para sa mga pagbili ng negosyo na iyong ginawa. Ang mas organisadong mga dokumentong ito ay kapag nagdadala ka sa kanila sa iyong bookkeeper at accountant, mas mababa ang kakailanganin mong bayaran para sa kanilang oras. Kinakailangan ng isang bookkeeper na upang mag-ayos ng isang kahon ng sapatos na puno ng mga resibo kaysa magtrabaho nang methodically sa pamamagitan ng isang file na may gawaing papel na pinagsunod-sunod ayon sa petsa o ng credit card account.
Ano ang Mga Panuntunan ng Accounting?
Ang mga alituntunin ng accounting ay namamahala sa mga paraan ng gastusin at kita ay ipinasok sa isang sistema bilang mga debit o kredito. Ang mga tuntuning ito ay namamahala sa double-entry na bookkeeping, isang sistema na naging malawak na gamit mula pa noong huling bahagi ng Middle Ages. Ang mga sistema ng double-entry ay hindi lamang subaybayan ang iyong kita at gastos, ipinakita rin nila kung paano gumagalaw ang pera at mga asset sa paligid ng iyong kumpanya. Sa isang sistema ng double-entry, ang bawat entry na ipinasok bilang isang debit ay dapat na balansehin ng isang kaukulang credit at vice versa. Ang alternatibo sa double-entry bookkeeping ay isang solong entry system na kung saan mo lamang ilista at tally ang iyong kita at gastos nang walang built-in na mga protocol para sa reconciling mga entry na ito sa iyong aktwal na pinansiyal na sitwasyon.
Kapag nagtatrabaho sa personal na mga account, ang isang indibidwal na naglilipat ng mga ari-arian sa negosyo ay dapat kredito, habang ang receiver, o negosyo, ay dapat i-debit. Ito ay tila hindi makatwiran dahil ang mga pondo ay umalis sa mga kamay ng indibidwal at inilipat sa mga kamay ng negosyo. Gayunpaman, ang mga bookkeeping account ay hindi laging naglalarawan ng mga aktwal na mga balanse sa pera. Sa halip, tinutukoy nila ang mga sums na inutang o pagmamay-ari. Kapag ang isang indibidwal na tulad ng isang may-ari ay naglilipat ng pera sa isang negosyo, ang transaksyon na ito ay nagdaragdag, o mga kredito, ang account at kumakatawan sa halaga na nabayaran ng negosyo sa indibidwal na iyon. Ang parehong paglipat ng mga pondo ay lumilikha ng isang debit para sa account ng negosyo dahil, kahit na ang cash ay nasa kamay at magagamit, ito ngayon ay may utang sa mga indibidwal na ibinigay ito.
Kapag nakikitungo sa mga tunay na account, tulad ng real estate at makinarya, ang mga alituntunin ng accounting ay nangangailangan sa iyo na i-debit ang mga bagong pagbili at mga item sa kredito na iyong ibinebenta o kung hindi ay inalis sa serbisyo. Ang asset ay orihinal na nai-post bilang debit dahil nagastos ka ng pera upang makuha ito. Kung ibebenta mo ito o kunin ito sa serbisyo pagkatapos na ito ay outlived nito kapaki-pakinabang na buhay, ikaw ay inaalis ang debit, o crediting ang account na kumakatawan sa kung ano ang utang mo sa pagbili.
Kapag ang iyong negosyo ay bumibili ng mga materyales o nagbabayad ng upa, ang mga patakaran ng accounting ay nangangailangan sa iyo na mag-post ng mga transaksyong ito bilang mga debit. Sa kabaligtaran, kapag nagbebenta ka ng mga produkto o serbisyo, tinatrato ng iyong sistema ng accounting ang mga transaksyon na ito bilang mga kredito. Ang mga pagbili na nangangailangan ng mga palabas na pondo ay bumababa sa kabisera ng iyong kumpanya, kaya sinusubaybayan sila bilang mga debit. Ang kita at iba pang mga natamo, tulad ng mga papasok na bayad sa upa, dagdagan ang kabisera ng iyong kumpanya, kaya sinusubaybayan sila bilang mga kredito.
Kahit na ang mga tuntuning ito ng accounting ay namamahala sa kung paano lumilitaw ang bawat transaksyon sa iyong sistema ng pag-book ng pera, hindi mo talaga kailangang maintindihan at ilapat ang mga ito maliban kung gumagawa ka ng mga entry sa isang double-entry bookkeeping system na hindi preprogrammed upang ayusin ang iyong impormasyon. Halimbawa, kung gumamit ka ng isang sulat-kamay na aklat na batayan ng iyong sistema ng accounting, kailangan mong magpasya sa bawat oras na gumawa ka ng isang entry kung ang transaksiyon ay kumakatawan sa isang debit o kredito at kung saan ang nararapat na debit o kredito ay lilitaw. Gayunpaman, kung gumagamit ka ng bookkeeping software, tulad ng QuickBooks, ang iyong mga tseke, mga invoice at mga resibo ng benta ay awtomatikong lilitaw sa wastong mga account ng credit at debit, kasama ang kanilang kaukulang mga debit o kredito.
Paano Gumamit ng Accounting sa Negosyo
Ang mga pakinabang ng accounting ay hindi lamang isang bagay ng mahusay na diskarte sa negosyo, bagaman ang impormasyon sa accounting ay tiyak na tumutulong sa iyo upang strategize at plano. Walang negosyo ang maaaring makaligtas nang walang ilang uri ng sistema ng accounting. Kung ang iyong kumpanya ay gumagawa ng mga pagbili at pagbebenta nang hindi sinusubaybayan ang mga halagang iyong binili at ibinenta, wala kang paraan upang matukoy kung nakakuha ka ng tubo o natamo ng pagkawala sa katapusan ng taon. Hindi mo alam kung magkano ang utang mo at kung magkano ang pagmamay-ari mo, kaya hindi mo matitiyak kung gaano ka ng iyong papasok na cash na maaari mong bawiin para sa personal na paggamit at kung gaano mo dapat panatilihin sa bank account ng iyong kumpanya para sa paparating na negosyo gastos.
Ang impormasyon sa accounting ay nagbibigay din ng mahalagang pananaw tungkol sa mga operasyon ng kumpanya. Pinapayagan ka nitong ihambing ang iyong mga benta sa iba't ibang kategorya sa paglipas ng panahon, tulad ng pagtingin sa mga trend para sa iba't ibang mga produkto sa mga lokasyon ng pagbebenta. Binibigyan ka nito ng mga tool at impormasyon upang tingnan ang iyong mga gastos bilang mga porsyento ng iyong kita upang makita kung ang iyong mga margin ay napapanatiling at kung paano kumpara sa pagganap ng iyong kumpanya sa mga kakumpitensya sa iyong industriya. Ang isang cash-flow pro forma ay magbibigay-daan sa iyo upang maghanap ng mga mapagkukunan ng kapital bago mo talagang kailangan ang mga ito at upang magplano ng mga pangunahing pagbili upang tumugma sa mga oras ng taon kung ang cash ay masagana. Ang pagpapatakbo ng isang negosyo na walang impormasyon sa accounting ay tulad ng paglipad ng eroplano na walang radar.
Kailangan din ang accounting para sa kaligtasan ng iyong kumpanya dahil kinakailangang legal na mag-ulat ng kita at magbayad ng mga buwis. Kung wala ang isang kumpletong at tumpak na sistema ng accounting, hindi mo malalaman kung gaano ang iyong nakamit at ginugol, at wala kang impormasyon na kailangan mo upang punan ang mga pormularyo sa buwis ng lokal, estado at pederal. Gayundin, kung ang iyong negosyo ay nangangailangan ng financing, ang iyong mga aplikasyon ng utang ay tiyak na kakailanganin mong isama ang mga pahayag sa pananalapi mula sa mga nakaraang taon at malamang na mga pagpapakita para sa mga paparating na panahon.
