Kung ikaw ay nag-oorganisa ng isang retreat sa negosyo, naghahagis ng isang partido para sa isang kawanggawa na organisasyon o nagho-host ng isang pampulitikang kumperensya, na nagpapakita ng tamang paggalang at kabaitan sa lahat ng iyong mga bisita ay nagsisiguro na ang iyong kaganapan ay isang tagumpay. Gayunpaman, nangangailangan ng higit pang pagpaplano at pansin ang mga nakakaaliw na mga bisita. Mula sa tuntunin ng hapunan sa panimulang pambungad sa mga kaluwagan, mahalagang tulungan ang iyong panauhin na kumportable, iginagalang at pinahahalagahan. Kasabay nito, kahit na ang mga bantog na bisita ay maaaring alisin sa pamamagitan ng pagbubuhos o pare-pareho na presyon upang mapahanga. Planuhin ang iyong mga kaganapan upang ang iyong mga bisita ay may oras upang makapagpahinga at muling magkarga sa pagitan ng mga pagpupulong, pagkain at mga sesyon.
Batiin ang personal mo. Kung ikaw ay nakakatugon sa isang kilalang bisita sa airport o bago lamang sa isang pormal na pulong sa negosyo, batiin siya ng isang friendly na pagkakamay at isang maikling pagpapakilala. Magpatuloy upang ipakilala ang alinman sa iyong mga kasamang kasama sa iyong panauhin. Halimbawa, maaari mong sabihin, "Ms.Mahalagang Guest, nais kong ipakilala sa kinatawan ng advertising ng aming organisasyon, si Ginoong Jack Jackson."
Ipakita ang iyong panauhin sa isang adyenda ng kaganapan na binabalangkas ang mga oras ng pagpupulong at mga lokasyon, organisadong mga pagkain, mga aktibidad ng grupo at downtime. Pag-aralan ang iyong panauhin sa pasilidad ng pagpupulong o kaganapan, patuloy na ipakilala sa kanya upang maiugnay ka sa pagaaral sa panahon ng proseso.
Gawin ang iyong panauhing komportable hangga't maaari. Kung ang iyong kaganapan ay tumawag para sa magdamag na mga kaluwagan, ang silid ay nakalaan nang maaga. Magkaroon ng isang kopya ng adyenda ng kaganapan sa silid, gayundin ang impormasyon ng contact para sa iyong sarili at iba pang mga tagaplano ng kaganapan. Bukod pa rito, siguraduhin na ang iyong mga meeting room ay malinis, organisado at mahusay na minarkahan.
Sundin ang tuntunin sa pag-upo para sa mga pormal na party ng hapunan. Ang iyong kilalang bisita ay dapat na nakaupo sa kanan ng host. Maaaring gamitin ang mga card ng lugar upang matukoy ang mga pag-aayos ng pag-upo para sa mga bisita.
Isulat at isagawa ang isang maikling ngunit propesyonal na salita upang ipakilala ang iyong kilalang bisita kung siya ay naka-iskedyul na magsalita sa isang pulong, pananghalian o hapunan. Kung hindi man, salubungin ang iyong panauhin ng mga maikling pangungusap na may kaugnayan sa kanyang posisyon o parangal sa anumang pulong o kaganapan kung saan siya ay isang kalahok. Para sa isang pambungad na pananalita, kailangan mong maghanda ng maagang panahon, pagbuo ng isang maikling talambuhay na talambuhay ng iyong tagapagsalita sa pamamagitan ng pagsasaliksik sa kanyang mga kredensyal, tagumpay at parangal. Ang pambungad na pagsasalita ay dapat na matugunan ang paksa sa kamay, ang kaugnayan ng paksa at isang maikling pangkalahatang ideya ng mga kredensyal ng tagapagsalita. I-save ang kanyang pangalan para sa huling, parehong upang bumuo ng momentum at bilang isang cue sa madla upang salubungin ang mga bisita.
