Ang susi sa pagsusulat ng mga malakas na pamamaraan at patakaran ay upang gawing sapat ang mga dokumento upang idokumento ang mga patakaran ng organisasyon, ngunit sapat na kakayahang umangkop upang madaling masundan, karamihan ay walang paglihis na dapat mong idokumento ang bawat maliit na pag-alis ng iyong dinisenyo na landas. Maaari mong marinig ang mga pamamaraan at patakaran na tinutukoy bilang SOP, o Standard Operating Procedures, sa maraming mga organisasyon. Ang mga dokumentong ito ay bumubuo sa backbone para sa isang organisasyon, kaya ang pagsulat ng mga ito ng mabuti ay makakatulong na panatilihin ang negosyo sa landas at tiyakin na ang standard na mga pamamaraan ay isinasagawa sa parehong paraan sa pamamagitan ng lahat ng mga kawani. Kung nagtatrabaho ka sa isang regulated na industriya, tulad ng mga pharmaceutical o biotech na kumpanya, ang mga malakas na SOP ay ganap na kritikal sa tagumpay ng iyong negosyo habang ang Administrador ng Pagkain at Gamot ay unang tumingin sa mga dokumentong ito sa anumang pag-audit.
Draft isang balangkas ng anumang mga pamamaraan at mga patakaran na kailangan ng iyong organisasyon. Ang paglikha ng isang maikling balangkas ng mga pamamaraan at patakaran ay makakatulong sa iyong ayusin ang iyong pagsusulat. Ang pagpapangkat ng patakaran at pamamaraan ng departamento ay maaaring makatulong sa iyo na ayusin ang iyong mga iniisip. Ayusin ang outline na may pinakamahalagang mga dokumento sa simula upang maisuna-unahin mo ang pag-draft ng SOPs. Pagkatapos ng lahat, kailangan mong magsimula sa isang lugar at nagsisimula sa pinakamahalagang paraan na hindi bababa sa mga ito ang gagawin. Maaari mong muling bisitahin ang mga unang dokumento na ito pagkatapos na maisusulat ang mga SOPS. Ito ay mahalaga na ang SOPS ay hindi sumasalungat sa bawat isa.
Buwagin ang mga indibidwal na pamamaraan at patakaran sa mga hiwalay na gawain na kasangkot sa pagkumpleto ng bawat dokumento. Sa iyong outline, magdagdag ng mga sub-task para sa bawat dokumento upang ang mga hakbang ay malinaw, lohikal at inorder. Sa ganitong paraan, halos isulat ng mga dokumento ang kanilang mga sarili. Siguraduhing magdagdag lamang sa pinakamalawak na hakbang. Kung isulat mo ang iyong mga SOPS masyadong detalyado, mayroong masyadong maraming ng isang pagkakataon ng pagkakaroon ng deviations. Hindi isang magandang bagay.
Pakikipanayam ang kawani na nagsasagawa ng mga gawain. Huwag pansinin ang mahalagang input mula sa mga empleyado na kasalukuyang ginagawa ang mga gawain. Ang mga SOP ay dapat na nakadokumento kung paano ginagawa ang mga bagay at ito ang mga tao sa alam. Kaya, tanungin ang mga manggagawa at hindi ang mga tagapamahala na gumawa ng ilang mga may-akda ng mga draft na dokumento. Maaari silang palakasin ng isang teknikal na manunulat.
Punan ang iyong balangkas na may mas detalyadong pamamaraan para sundin ng iyong kawani. Pinakamainam na kasanayan upang panatilihing simple ito sa pagsusulat ng mga patakaran at pamamaraan. Ito ay malawakang tinatanggap na pagsasanay upang isulat sa antas ng ikalimang grado sa U.S. - nangangahulugan ito na ang isang ikalimang grader ay dapat na magbasa at maunawaan ang bawat salita.
Magpasya kung sino ang mag-sign off sa mga pamamaraan at mga patakaran. Ang pag-sign off ay dapat na humawak ng ilang mga mataas na antas ng mga pangalan upang ang mga bosses ay malaman kung paano ang mga bagay ay tapos na. Ang ilang mga organisasyon ay nagpapatakbo ng bawat patakaran at pamamaraan sa pamamagitan ng departamento ng human resources o kanilang legal na sangay upang matiyak na walang mga batas na nasira.
Tawagan ang isang pulong ng pagsusuri upang tipunin ang lahat ng mga signatoryo sa isang kuwarto upang talakayin ang patakaran. Kung posible, ang pagkuha ng lahat ng partido sa isang silid upang magkaroon ng talakayan tungkol sa isang tiyak na patakaran ay lilipat ang dokumento sa mas mabilis na bilis kaysa sa pagpasa nito at humihingi ng mga komento. Kung gusto mo talagang mapabilis ang mga bagay, magtakda ng isang layunin ng pagkakaroon ng SOP na naka-sign off sa dulo ng pulong.
Mag-sign, petsa, kontrol ng bersyon at palaganapin ang tinatapos na mga pamamaraan at mga patakaran. Isaalang-alang ang pagbibigay sa bawat empleyado ng handbook ng empleyado na maaaring ma-update sa mga binagong dokumento kung kinakailangan. Sa katunayan, lumikha ng isang patakaran at pamamaraan para sa paghawak ng mga notebook, kasama na ang pag-awdit ng mga handbook ng empleyado sa pana-panahon upang matiyak na ang lahat ng kawani ay dapat na napapanahon.
Repasuhin ang umiiral na mga naaprobahang SOP sa isang iskedyul. Ang bawat SOP ay dapat na masuri araw-taon o, sa isang minimum, bi-taun-taon upang matiyak na ang mga kasanayan at patakaran ay hindi nagbago. Siguraduhing makakuha ng mga sariwang lagda at mga petsa upang, kung audited, mayroong isang malinaw na tugisin ng papel ng mga pabalik na bersyon.
Mga Tip
-
Karaniwang mga pamamaraan ay madalas na overlooked sa pamamagitan ng maliliit na negosyo, ngunit sila ay mahalaga sa pagtiyak ng kalusugan ng negosyo.
