Kung nagmamay-ari ka ng isang ari-arian ng pag-aarkaya o ilang, mahalaga na panatilihin ang lahat ng mga papeles na nauugnay sa mga pag-aari na nakaayos. Kailangan mo ng madaling pag-access sa mga lease at anumang addenda sa kanila kung ang mga nangungupahang tanong ay lumabas, at dapat mong panatilihin ang lahat ng mga aplikasyon ng pag-upa kung sakaling ang isang tinanggihan na aplikante ay gumawa ng hinaharap na paghahabol laban sa iyo. Bilang karagdagan, at marahil ang pinaka-mahalaga, maaari mong bawasan ang mga gastos sa iyong income tax lamang kapag maaari mong patunayan ang mga ito sa pamamagitan ng iyong mga tala. Ang papeles na kinakailangan para sa mga buwis ay ang pinaka mahirap na panatilihing organisado dahil may napakaraming mga ito.
Ang Dapat Mong Panatilihing
Palaging panatilihin ang isang kopya ng lease, anumang addenda sa lease at lahat ng mga aplikasyon ng rental mula sa mga prospective na nangungupahan sa isang ligtas na lugar. Ang isang magandang ideya ay upang lumikha ng isang file para sa bawat ari-arian ng pag-aarkila. Panatilihin ang mga file sa isang kabinet ng pag-file. Kailangan mo rin ng patunay hinggil sa kung nagawa mo o nawala ang pera sa rental property sa bawat taon at kung magkano. Ginagawa mo iyon sa pamamagitan ng paglilista ng iyong kita sa rental at pagbabawas sa mga gastos. Kinansela ang mga tseke, mga pahayag ng bangko na nagpapakita ng direktang deposito o mga resibo na isulat mo kung tinatanggap mo ang cash na lahat ay nagpapatunay ng rental income. Ang iyong mga resibo mula sa anumang gastusin mo sa bahay para sa pag-aayos, seguro, buwis at iba pang bagay, tulad ng anay at basura serbisyo, nagsisilbing patunay ng iyong mga gastos. Kailangan mong panatilihin ang hiwalay na mga tala ng kita at gastos para sa bawat rental property na iyong pagmamay-ari.
Papel Trail
Walang mali sa pagpapanatili ng mga rekord ang luma na paraan sa pamamagitan ng pagsusulat ng iyong kita at gastos sa isang kuwaderno o ledger at pagpapanatili ng mga papeles sa kita at mga resibo ng gastos sa isang imbakan na kahon o sa isang kompartimento sa iyong kuwaderno. Ang pamamaraan na ito ay katanggap-tanggap sa Internal Revenue Service, ayon sa website ng legal na payo ni Nolo. Magandang ideya na tandaan ang resibo kung ano ito para sa kung ang impormasyong ito ay wala sa resibo. Ang paraan ng papel ay maaaring ang pinakasimpleng paraan ng pag-iingat ng mga tala, lalo na kung ganito ang laging ginagawa mo ng mga bagay. Ilista lamang ang isang haligi ng kita at isang haligi ng gastos para sa bawat buwan upang makita kung paano mo pamasahe sa pagtatapos ng taon. Hatiin ang mga gastos na maaari mong bayaran nang isang beses sa isang taon, tulad ng buwis sa ari-arian, ng 12 upang makakuha ng isang tunay na buwanang account.
Electronic Methods
Maraming mga programang software ng computer na magagamit upang makatulong sa iyong pag-record ng pagpapanatili. Ang software ng spreadsheet, tulad ng Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 at Ability Office, ay maaaring subaybayan ang iyong kita at gastos. Gumawa ka ng isang hiwalay na spreadsheet para sa bawat ari-arian ng pag-aarkila.Ngunit kailangan mo pa ring panatilihin ang mga kopya ng papel ng iyong kita at mga resibo ng gastos kung sakaling i-audit ka ng IRS. Ang iba pang mga opsyon para sa pagtaguyod ng mga resibo ay ang paggamit ng serbisyo sa imbakan ng Internet na maaari mong i-upload ang iyong mga resibo sa, tulad ng Shoeboxed, o gumamit ng isang bersyon sa bahay, tulad ng NeatReceipt, upang mapanatili ang mga digital na resibo sa iyong bahay. Minsan sa isang buwan, tingnan ang iyong mga kita at gastos sa mga resibo, at ipasok ang data sa spreadsheet.
Software sa Pamamahala ng Ari-arian
Ang mga landlord ay maaari ring gumamit ng software ng pamamahala ng ari-arian upang mapanatili ang mga dokumento sa pag-aari ng rental property. Mabilis na, halimbawa, ay may software na nag-aayos ng lahat ng mga papeles para sa iyo. Tinutulungan din nito na mahanap ang lahat ng iyong mga pagbabawas sa buwis, nagbibigay sa iyo ng isang lugar upang i-record ang mga huli na bayarin o bahagyang pagbabayad at hinahayaan kang ihambing ang mga kalagayan ng iyong mga ari-arian sa pag-aarkila. Ang software ng pamamahala ng ari-arian ay karaniwang may maraming mga advanced na tampok na may-ari ng lupa na may isa o dalawang katangian ay maaaring hindi na kailangan. Ang mga may-ari ng lupa na may higit sa 10 mga ari-arian ay madalas na nakikita ang mga ito na kapaki-pakinabang, ayon kay Nolo.
