Ang pagsisimula o pagpapatakbo ng isang negosyo ay isang kapana-panabik na pakikipagsapalaran na nagdudulot ng maraming gawain, tulad ng pagsubaybay sa kalusugan ng iyong organisasyon. Mayroong higit sa isang diskarte sa pamamahala sa pananalapi, kaya ang pagpili ng tamang batayan ng accounting para sa iyong organisasyon ay mahalaga upang makakuha ng isang tumpak na larawan ng mga uso sa pananalapi at gumawa ng mga pagpapakita para sa iyong negosyo. Ang pamamaraan ng accounting na iyong pinapasya ay maaari ding makaapekto kapag ang iyong mga ari-arian ay likido. Kung gumamit ka ng isang accountant o subaybayan ang kita at gastusin ang iyong sarili, pumili lamang ng isang paraan ng accounting at manatili dito para sa pagkakapare-pareho at katumpakan.
Batayan ng Accounting
Ang dalawang uri ng accounting na ginagamit ng karamihan sa mga negosyo ay ang paraan ng accrual-basis at cash-basis. Ginagamit ng ilang mga negosyo ang binagong paraan ng cash-base, na pinagsasama ang mga prinsipyo mula sa parehong mga paraan ng accrual at cash-batayan.
Habang ang bawat paraan ng accounting ay nagtatala ng mga asset, pananagutan at katarungan, magkakaiba ang mga ito kung kailan naitala ang bawat isa, sa gayon ay nakakaapekto sa pinansyal na snapshot ng isang negosyo sa anumang naibigay na punto.
Ang tatlong pangunahing bahagi ng pangunahing formula ng accounting (na dapat balansehin sa lahat ng oras) ay ang mga sumusunod:
- Mga asset: Ang mga asset ay tumutukoy sa mga bagay na mahihirap at hindi madaling unawain ng isang negosyo, tulad ng salapi, lupain, imbentaryo, mga gusali, mga tanggapang kuwenta, mga pamumuhunan at iba pang mga bagay na maaaring mabuhay sa pananalapi. Ang mga asset ay katumbas ng mga pananagutan at katarungan.
- Mga pananagutan: Ang mga pananagutan ay tumutukoy sa mga obligasyong pinansiyal ng isang negosyo upang bayaran ang mga nagpapautang para sa mga account na pwedeng bayaran, naitataas na sahod at pautang.
- Equity: Ang equity ng equity o shareholders equity ay tumutukoy sa mga kita na makukuha. Equity plus liabilities equality assets.
Accrual Method of Accounting
Ang paraan ng accrual ng mga ulat ng accounting ay mga kita sa pahayag ng kita kapag sila ay nakuha at tumutugma sa mga kaugnay na gastos kapag ang gastos ay nangyayari, hindi kapag ang mga bayarin ay binabayaran. Ang mga accrual accounting ay nagreresulta sa isang pahayag ng kita na nagbibigay ng isang tumpak na representasyon ng kakayahang kumita ng iyong negosyo para sa isang partikular na panahon. Halimbawa, kung ang isang sales representative ay gumagawa ng isang malaking pagbebenta sa Disyembre 15 ngunit hindi inaasahan na makatanggap ng pagbabayad hanggang Enero 15 ng susunod na taon ng kalendaryo, itinatala ng paraan ng akrenta ang pagbebenta bilang kita noong Disyembre.
Gayundin, kung ang isang malaking proyekto ay nangangailangan ng mga materyales sa pag-order sa buwan na ito, itinatala ng paraan ng accounting ng accrual ang invoice bilang isang gastos, sa halip na maghintay hanggang sa binayaran nito. Ang paraan na ito ay tumutulong sa pagsubaybay ng pera na kailangan mong magreserba upang bayaran ang invoice. Nakatutulong din ito upang maiwasan ang mga pagkakamali kung saan ka sinasadyang bumili ng isang bagay na may pera na itinalaga para sa isa pang layunin.
Kung ang mga gastusin ay natapos dahil sa mga papasok na kita, tulad ng mga supply na kailangan upang mag-install ng mga kasangkapan sa isang customer na iniutos, ang mga gastos na ito ay naitugma at naitala sa kita sa halip na nakalista nang magkahiwalay, na nagbibigay ng isang makatwirang tumpak na larawan ng kung anong kapital ay magagamit pagkatapos ng pagkumpleto ng proyekto. Ito ay madaling gamitin dahil pinapanatili nito ang parehong mga asset at pananagutan mula sa pagiging napalaki, na maaaring mangyari kapag sila ay hiwalay na naitala. Ginagawa din nito ang mga margin ng pagsubaybay ng mga margin at simple at mabilis dahil ang kita at gastusin para sa parehong proyekto ay sinusubaybayan nang sama-sama.
Habang ang pagpapanatili ng malawak at pangmatagalang pananaw sa pananalapi ay kapaki-pakinabang sa accounting ng negosyo, ang paraan ng accrual ay hindi na walang mga disadvantages nito. Ang akrual accounting ay nangangailangan ng higit pang pagtatantya at panghuhula kaysa sa accounting ng salapi, na kung saan ay tumutukoy lamang sa kita at mga gastos habang nagaganap ito. Halimbawa, posible na mabilang ang kita bago ito aktwal sa iyong bank account at pagkatapos ay gastusin ito, magpadala ng isang bagong negosyo sa pula o kahit na bangkarota.
Ang paraan ng accrual ay tumatagal din ng mas maraming oras at pinakamahusay na pinangasiwaan ng isang propesyonal na accountant na nakakaalam ng mga ins at pagkontra ng kung paano gamitin ang tumpak na pamamaraan ng accounting ng accounting. Isang malagkit na lugar ng accounting na pinakamahusay na natitira sa mga propesyonal ay nagtatantya ng masamang utang o kita na hindi malamang na dumaan. Habang ang iyong negosyo ay malamang na may mga maaasahang kliyente na nagbabayad ng kanilang mga bill kaagad, magkakaroon ng mga nagbabayad ng kanilang mga bayarin huli o hindi. Alam ng isang propesyonal na accountant kung paano tantyahin ang mga pagkalugi na ito upang bigyan ka ng isang tumpak na larawan ng pinansiyal na kalusugan ng iyong negosyo.
Base ng Accounting
Ang basehan ng pera ay nagtatala ng kita kapag natatanggap ang pera at mga gastos kapag binayaran ang mga ito. Halimbawa, isipin na ang iyong negosyo ay bumili ng 75 yunit ng tubo para sa isang darating na proyektong konstruksiyon, ngunit ang invoice ay hindi dumating hanggang isang buwan pagkatapos mong matanggap ang mga kalakal. Ang iyong bank account ay medyo slim, at sa gayon naghihintay ka ng isang linggo upang bayaran ang invoice pagkatapos na matanggap. Hindi mo naitala ang gastos hanggang sa oras na iyon, kahit na ang iyong negosyo ay maaaring nakalagay na ang tubo sa proyekto ng konstruksiyon. Para sa isang maliit na negosyo, maaari itong maging damdamin na hindi kailangang mag-record ng gastos hanggang mabayaran ito, ngunit maaari rin itong maging sanhi ng hindi mo sinasadyang lampasan ang iyong badyet at magwakas na hindi makabayad ng utang na kaagad mo sa isang pinagkakautangan.
Ang parehong mga prinsipyo ay nalalapat sa kita. Halimbawa, nag-sign ka ng isang kontrata sa isang bagong kliyente na sumang-ayon na bayaran ang iyong negosyo ng ilang libong dolyar pagkatapos makumpleto ang isang pangunahing proyekto, na magdadala sa iyo ng ilang buwan upang makumpleto. Samantala, ang iyong negosyo ay dapat bumili ng mga materyales at kumpletuhin ang trabaho, na kung saan ay isang gastos. Gamit ang cash na batayan ng accounting, mayroon ka lamang ng mga pondo na kasalukuyang nasa iyong bank account na magagamit upang bumili ng mga supply. Habang hindi mo sinasadyang pumunta sa pula sa bangko, magkakaroon ka ng isang napalaki larawan ng mga gastos ngayon at isang napalaki larawan ng iyong kita sa dalawang buwan kapag ang proyekto ay kumpleto na. Ito ay gumagawa ng anumang rekord ng cash na magagamit sa iyong negosyo na hindi tumpak at hindi kapani-paniwala.
Habang ang cash-basis na paraan ng accounting ay hindi tumpak na bilang ang accrual batayan sa mahabang bumatak, isang kalamangan ay na ito ay hindi nangangailangan ng mas maraming wiggle kuwarto bilang ang accrual batayan. Ang pagtatantya na kinakailangan ng accrual basis ay ligtas na ginagamit ng isang negosyo na kapaki-pakinabang, na may sapat na pinansiyal na pagkilos upang masakop ang mga gastos bago natanggap ang kita. Ang iyong negosyo ay maaaring magsimula sa cash-basis na paraan ng accounting at pagkatapos, sa tulong ng isang propesyonal na accountant, lumipat sa accrual na batayan habang ang iyong equity ay nagdaragdag.
Binago ang Basikong Cash ng Accounting
Ang binagong basehan ng accounting ay pinagsasama ang mga kalakasan ng parehong accrual at ang basehan ng accounting. Sa pamamaraang ito, ang kita ay dokumentado bilang kinita, gamit ang paraan ng accrual. Kasabay nito, ang mga gastos ay dokumentado kapag sila ay binabayaran, tulad ng sa cash paraan ng accounting. Kahit na ang binagong pamamaraan ng cash-base ay hindi sumusunod sa mga karaniwang tinatanggap na mga prinsipyo ng accounting o GAAP, ang ilang mga may-ari ng negosyo ay naniniwala na pinagsasama nito ang pinakamahusay sa parehong mga pangunahing pamamaraan ng accounting.
Halimbawa, kung kontrata ka upang bumuo ng isang bahay sa Oktubre na tapos na sa Enero, ang kita ay naitala sa Oktubre. Ang mga supply ng gusali na binili sa pagkumpleto ng proyekto ay naitala nang unti-unti sa buong proyekto.Sa ganitong paraan, ang iyong negosyo ay nagpapanatili ng isang tumpak na tala ng kita at benta, habang ang pagkakaroon ng kakayahang umangkop upang mapanatili ang mga likidong likido hangga't posible sa panahon ng proseso ng paggawa mismo. Dahil dito, ang binagong basehan ng accounting ay makatutulong para sa ilang mga maliliit na negosyo na may malaking proyekto na darating, nang walang malaking account sa bangko upang tumugma.
Ang pinakamahalagang kawalan ng binagong paraan ng accounting ng basehan ng pera ay kapag ang isang ahente sa labas o tagasuri ay sumusuri sa mga rekord sa pananalapi ng iyong negosyo. Dahil ang pamamaraang ito ay hindi sumusunod sa GAAP, kailangan mong bumalik at i-convert ang lahat ng iyong mga rekord sa alinman sa cash-basis na paraan o accrual-based na paraan ng accounting. Ang labis na trabaho ay nagkakahalaga ng iyong oras ng organisasyon at pera sa pang-matagalang.
