Kumpara sa pag-fax, ang pag-email ay isang mas madaling paraan ng pagkuha ng impormasyon mula sa isang punto patungo sa isa pa.Ngunit hindi mo dapat itigil ang fax machine bilang isang mahalagang kasangkapan sa opisina pa lamang. Oo naman, may mga paminsan-minsang jammed machine, busy signal at nawawalang pahina, ngunit ang mga fax machine ay nagkakahalaga ng paggamit at may mga pakinabang: mas malaking mga dokumento ang maaaring maipadala, ang ilang mga tao ay tumingin sa kanila bilang isang mas propesyonal na anyo ng komunikasyon sa negosyo, at pinirmahan ang mga lagda sa faxes ay lehitimong.
Isulat ang pangalan ng tatanggap at nagpadala ng fax sa mga Pahalang at Mula sa mga seksyon ng sheet ng takip ng fax.
Isulat ang iyong numero ng telepono at fax sa naaangkop na Fax at Phone no. mga patlang. Makakatulong ito kung ang tatanggap ay dapat tumawag o mag-fax pabalik.
Ipasok ang kabuuang bilang ng mga pahina na kasama sa fax, kasama ang cover sheet sa Kabuuang no. ng mga pahina o Hindi seksyon ng pabalat sheet. Sinasabi nito sa tatanggap kung gaano karaming mga pahina ang dapat nilang asahan na matanggap sa fax.
Isulat ang isa hanggang tatlong salita na naglalarawan sa layunin ng fax sa RE seksyon ng pabalat sheet. Isama ang reference number kung naaangkop.
Punan ang naaangkop na kahon o bilugan ang naaangkop na paglalarawan ng salita na nagpapahiwatig ng pangangailangan ng madaliang pagkilos ng fax o ng iyong mga nais na tugon mula sa tatanggap.
Karamihan sa mga fax ay kinabibilangan ng mga descriptor ng tugon, tulad ng: Para sa pagrepaso (walang kinakailangang aksyon), Pakiusap magkomento (kinakailangang sagot), Agarang (pangasiwaan kaagad), Kumpedensyal (para sa ilang mga mata lamang), o Paki-reply (kinakailangan na sagot).
Sumulat ng anumang karagdagang mga tala o mga tagubilin na nais mong tatanggapin ng tagatanggap o alamin sa seksyon sa ilalim ng blangko (Mga Komento) ng sheet ng pabalat ng fax.
Ipasok ang petsa na iyong pinapadala ang fax sa tuktok ng sheet, pagkatapos suriin ang fax at tiyakin na ang lahat ng may-katuturang mga seksyon ng takip sheet ay kumpleto na.
Mga Tip
-
I-print nang malinaw at malinaw upang matiyak na ang pabalat na sheet ay nababasa.
Gumamit ng asul o itim na tinta kung sakaling ma-scan o makopya ang cover sheet.
Babala
Iwasan ang pagpapadala ng kumpidensyal na impormasyon sa pamamagitan ng fax. Walang paraan ng pag-alam kung sino ang nasa kabilang dulo.
