Kung nagbebenta ka ng mga widget o nagbibigay ng mga serbisyo at kadalubhasaan, ang mga sulat na humihiling ng pagbabayad sa mga nakaraang account ay isang mahalagang bahagi ng paggawa ng negosyo. Minsan, kailangan lang ng mga tao na mapaalalahanan ang kanilang utang. Sa ibang pagkakataon, ang mga customer ay maaaring may layunin na iwasan ang kanilang mga obligasyon. Sa dating kaso, ang mga titik na ito ay maaaring mapabilis ang pagbabayad ng halagang dapat bayaran; sa huli, maaari nilang tulungan na ipakita ang mga hakbang na iyong kinuha bago maghanap ng mga pormal na pagsisikap sa pagkolekta, na maaaring makatulong sa iyo na mananaig sa korte. Sa lahat ng sitwasyon, ang mga titik ay dapat na maipaliwanag nang malinaw, maigsi at sa isang magalang, propesyonal na paraan
Iulat ang Balanse Dahil
Ang pambungad na seksyon ng liham ay dapat na malinaw na ipahayag ang balanseng dapat bayaran. Kasunod ng isang simpleng pagbati (tulad ng "Mahal na Pnoy Smith,"), buksan ang sulat sa pamamagitan ng pinaalala na nagpapaalala sa mambabasa tungkol sa eksaktong halaga na inutang. Gumamit ng isang pahayag tulad ng "Ang liham na ito ay ipaalala sa iyo ng iyong natitirang balanse na nautang sa ABC Corporation. Ipinapahiwatig ng aming mga tala na wala nang account ang iyong account dahil sa halagang $ 56.39. "Bago mag-draft ng seksiyong ito ng sulat, i-verify ang eksaktong halaga dahil sa iyong mga account na pwedeng bayaran. Maglakip ng isang kopya ng natitirang invoice sa sulat at gumawa ng sanggunian sa attachment sa seksyon na ito.
Ilarawan ang Mga Katanggap na Paraan ng Pagbabayad
Depende sa likas na katangian ng utang, ang mga patakaran ng mga patakaran ng iyong negosyo at kung gaano kabilis mong ibabalik ang inutang ng pera, ang katanggap-tanggap na paraan ng pagbabayad ay isa pang mahalagang detalye na malinaw na isiniwalat. Ang cash sa kamay ay malinaw na mas mabilis kaysa sa paghihintay ng isang personal na tseke upang i-clear, ngunit depende sa halaga na maaaring hindi ito magagawa upang humingi ng pagbabayad sa ganitong paraan. Gayundin, hindi lahat ng negosyo ay tumatanggap ng mga credit card, at maaaring tanggapin ng mga kumpanya ang isang card ng taga-isyu ngunit hindi isa pa. Sa anumang kaganapan, isama ang isang pahayag tulad ng "Ang pagbabayad ay maaaring gawin sa pamamagitan ng cash, check o credit card. Tinatanggap namin ang Visa o Mastercard. Ang mga tseke ay maaaring gawin sa Mga Account na Bayarin."
Malinaw na Magsasabing Isang Huling Oras
Huwag iwan ang demand para sa pagbayad ng deadline bukas para sa interpretasyon. Gumamit ng isang pahayag tulad ng "Mangyaring ipadala ang balanse sa loob ng 10 araw ng negosyo o makipag-ugnay kaagad sa aming opisina upang magbayad sa telepono." Ang pagpapahayag ng isang deadline ay hindi lamang nag-uulit ng kamangha-manghang para sa mambabasa, ngunit nagbibigay din sa iyo ng panahon para sa kailan maaari mong asahan ang pagbabayad at hinahayaan kang isaalang-alang kung ano ang gagawin sa susunod kung ang bayad ay hindi isinasalin sa loob ng window na iyon.
Mga Kahihinatnan ng Estado para sa Pagkaantala
Kung may anumang mga kahihinatnan para sa isang karagdagang pagkaantala sa pagbabayad, ipahayag ang mga ito sa pagsasara ng sulat. Ang isang karaniwang resulta ay ang pagsisimula ng pormal na legal na pagkilos upang mabawi ang halaga sa korte. Ang iba pang mga kahihinatnan ay maaaring itataas ang hindi pagkakaunawaan sa organisasyon o paghinto ng mga serbisyo. Kung ang titik ay pangwakas na babala, gumamit ng pahayag tulad ng "Ito ang huling paunawa na matatanggap mo. Kung hindi kami tumatanggap ng buong bayad sa loob ng 10 araw mula sa petsa ng liham na ito, hihilingin namin ang lahat ng legal na remedyo na magagamit upang mabawi ang utang na ito."
