Sa "Pagpapanatiling ng Mga Aklat: Pangunahing Pag-record at Accounting para sa Matagumpay na Maliit na Negosyo, Ikapitong Edisyon," Tinutukoy ni Linda Pinson ang mga account na maaaring bayaran bilang mga utang na utang ng isang kumpanya sa mga nagpapautang para sa mga biniling gamit o mga serbisyo na ibinigay. ng koponan ng accounting nito o isang dedikadong account na pwedeng bayaran ng koponan. Ang isang nakatalagang account na pwedeng bayaran ang koponan ay gumagamit ng mga standard na hanay ng mga pamamaraan sa pagproseso. Ang mga pamamaraan na ito ay nagpapawalang halaga sa itaas habang pinapakinabang ang mga relasyon ng vendor.
Kahalagahan
Ang pandaraya, paglustay at mga pagkakamali sa pagproseso ay maaaring magwasak ng isang negosyo. Mahalaga na ipatupad ang mga pamamaraan ng control upang pagaanin ang naturang panganib. Ang ilang karaniwang at epektibong mga kontrol ay kinabibilangan ng: paghihiwalay ng mga tungkulin upang pagaanin ang panganib ng paglustay; pormal na mga function ng pagbili at mga alituntunin upang mapawi ang panganib ng paglustay, mapanlinlang na mga invoice at mga pagkakamali; ikalawang tagatanda dolyar halaga ng mga limitasyon upang mapigilan ang panganib ng paglustay at mga pagkakamali; at sistematikong invoice number validation upang pahabain ang panganib ng mga duplicate na error sa pagbabayad.
Mga Vendor
Ang mga creditors ay idinagdag sa database ng kumpanya bilang mga vendor. Ang gawaing ito ay karaniwang itinalaga sa isang account na pwedeng bayaran klerk o finance clerk na walang kakayahan upang makabuo ng mga pagbabayad.
Upang matiyak na ang mga pagbabayad ay nalikha sa isang napapanahong paraan, hinihikayat ang mga vendor na magtrabaho kasama ang mga pwedeng bayaran ng mga account upang tugunan ang mga isyu sa pag-i-invoice. Ang pakikipag-ugnay sa mga ahente sa pagbili o ng departamento ng pag-order ay magdaragdag ng mga pagkaantala sa paghahanap o paglutas ng hindi nabayarang o bahagyang bayad na mga invoice.
Function
Ang mga vendor ay inutusan na magpadala ng mga invoice nang direkta sa mga kagawaran na pwedeng bayaran. Ang invoice ay naka-takdaan ng oras at nagsisimula ang pagpoproseso ng orasan. Kung ang isang order sa pagbili ay nakuha upang kunin ang mga kalakal o serbisyo, ang invoice ay katugma sa order ng pagbili at ang patunay ng resibo. Tinatalakay ni Mary S. Schaeffer ang prosesong "tatlong paraan ng pagtutugma" sa aklat na "Mga kabayaran na binabayaran: isang gabay sa pagpapatakbo ng mahusay na departamento."
Kung ang pagbili ay ginawa nang walang order sa pagbili dapat itong matugunan ang mga itinakdang alituntunin ng kumpanya. Kung natugunan ang mga panuntunan, ipapadala ang invoice sa departamento ng pag-order para sa pag-apruba at naaangkop na coding.
Pamamaraan ng Pagbabayad
Ang mga pahayagan na babayaran ng analyst ay pinahintulutan upang makabuo ng mga pagbabayad. Ang analyst ay masigasig na nagsasagawa ng mga invoice sa isang napapanahong paraan upang matiyak na agad silang binabayaran at ang mga diskwento ay kinukuha kapag posible. Ang parehong mga layunin ay nagreresulta sa mga oportunidad na kontrolin ang overhead cost. Ito ay lalong mahalaga kung saan ang mga ahensya ng pamahalaan ay mapaparusahan para sa mga naantalang pagbabayad.
Ang mga elektronikong pagbabayad ay isa pang tool sa pagtitipid sa gastos. Pinuputol nito ang gastos ng mga tseke ng papel at pinapaliit ang pandaraya sa pag-check o paglustay. Kung kinakailangan upang mag-isyu ng isang bahagyang pagbabayad o pagtanggi sa pagbabayad, ang mga account ay maaaring bayaran ng mga dokumento ng analyst at ipaliwanag ang mga pangyayari.
Panloob na Pag-audit
Tinitiyak ng mga payable na tagatala ng kuwenta na ang mga pagbabayad ay binubuwisan ayon sa patakaran ng kumpanya. Ang pangkat ng panloob na awdit ng kumpanya ay piliing suriin ang mga resulta ng trabaho ng analyst sa pamamagitan ng paghiling ng dokumentasyon para sa isang piling pangkat ng mga invoice. Sinusuri ng auditor ang dokumentasyon upang matiyak na ang mga pamamaraan ng kontrol ay nasa lugar at sinusunod nang maayos. Ang hindi sapat na mga pamamaraan ng pagkontrol ay nagreresulta sa hindi inaasahang pagkalugi. Ang karagdagang oras at gastos ay kinakailangan upang mabawi ang mga naturang pagkalugi.
