Ang mga pamamaraan ng opisina ay ang tinatanggap na pamantayan para sa paggawa ng negosyo sa loob ng isang partikular na lugar ng trabaho. Maaaring magkakaiba ang ganitong mga pamantayan depende sa industriya, workload, geographic na lokasyon, propesyonalismo ng opisina o sukat ng kumpanya. Halimbawa, ang mga pamamaraan ng opisina sa isang medikal, dental o legal na pagsasanay ay magiging magkano kaysa sa mga nasa isang konstruksiyon, tingian o pag-import ng negosyo. Gayunpaman, mayroong ilang "mga pamantayan" para sa mga pamamaraan sa opisina sa mga industriya.
Pamamaraan ng Telepono
Ang lahat ng mga opisina ay nangangailangan ng propesyonal at magalang na kaugalian sa telepono. Sagutin agad ang telepono, makipag-usap nang malinaw at magalang, at huwag kailanman iwanan ang isang tumatawag na humawak ng higit sa ilang segundo nang hindi na bumalik sa tawag-kahit na ang lahat ng nasabi ay, "Gumagana pa rin ako sa iyong kahilingan."
Kumuha ng mga mensahe para sa mga manggagawa na wala sa opisina o hindi magagamit. Malinaw na itala ang pangalan, petsa, oras at numero ng telepono ng tumatawag, kasama ang layunin para sa tawag, kung ibinigay. Kapag may isang sistema ng voicemail, hilingin sa tumatawag kung gusto niyang umalis ng isang voicemail, at pagkatapos ay ilipat siya sa voicemail system. Walang paggalang na ilipat ang isang tawag nang hindi alam ang tumatawag nang maaga sa paglilipat.
Pamamahala ng mga talaan
Ang mga detalye para sa pamamahala ng mga rekord ay lubhang nag-iiba mula sa tungkulin sa opisina, ngunit ang mga detalye ng lahat ng mga pagpapatakbo ng negosyo ay dapat na panatilihin sa isang maayos, propesyonal na paraan. Panatilihin ang mga kopya ng lahat ng mga resibo, mga invoice, mga pahayag ng account, mga order ng trabaho, mga panukala, pagtatantya ng trabaho, mga liham, mga ulat at anumang iba pang mga dokumento na ginawa ng kumpanya.
Gumawa ng mga file para sa bawat vendor, account ng customer, pagbebenta o proyekto, batay sa mga pagtutukoy ng kumpanya. Malinaw na lagyan ng label ang lahat ng mga folder, at i-file ang mga ito sa isang madaling ma-access na lokasyon kung saan maaari silang mabilis na makuha kapag kinakailangan. Ang mga ito ay kinakailangan para sa tamang pamamahala ng anumang negosyo, anuman ang industriya.
Paghawak at Pamamahagi ng Mail
Ang pamamahala ng mga papasok at papalabas na mail ay iba-iba sa pamamagitan ng opisina, gayundin, ngunit itinuturing ang lahat ng mail bilang mahalagang sulat at agad itong pinangangasiwaan, lalo na ang pakikipagsulatan sa mga kliyente at mga customer.
Buksan at ruta ang mail sa naaangkop na departamento o empleyado, depende sa mga partikular na pamamaraan ng kumpanya. Huwag kailanman buksan ang mail na naselyohang "personal." Kung ang papasok na koreo ay bubuksan bago ipamahagi, mag-ipit ng sobre sa likod ng sulat kung sakaling kailanganin ang impormasyon ng address o nagpadala.
Timbangin ang mga papalabas na mail, kung kinakailangan, at ilagay ang tamang halaga ng selyo sa kanang itaas na sulok. Kung ang mail ay kinuha ng isang carrier ng mail, ilagay ito sa tamang papalabas na lokasyon para sa pick-up. Kung ito ay dadalhin sa lokal na Post Office, ilagay ang lahat ng mga titik sa isang kahon para sa madaling transportasyon. Tape lahat ng mga pakete ng ligtas at malinaw na lagyan ng label ang mga ito para sa tamang paghahatid.
Mga Computer at Teknolohiya
Ang pagsiguro na ang data ng computer ay protektado nang maayos ay mahalaga sa opisina ngayon na nakasalalay nang malaki sa naturang impormasyon. Magsagawa ng mga pangunahing pamamaraan sa kaligtasan upang pangalagaan ang mga file at hardware ng computer.
Upang maprotektahan ang mga dokumento at software, lumikha ng pang-araw-araw na backup ng lahat ng mga file ng computer sa isang Internet site na nag-aalok ng ganitong serbisyo, o sa isang hiwalay na flash drive o Zip disk. Maging maingat kapag nagda-download ng mga file at software mula sa Internet. Panatilihin ang isang programa ng proteksyon ng virus na tumatakbo sa tuwing naka-on ang isang computer, at panatilihing napapanahon ang database ng virus dahil patuloy na lumitaw ang mga bagong banta.
Protektahan ang hardware na may malakas at maaasahang tagapagtanggol ng surge. I-off ang mga computer sa gabi kapag walang ginagamit ang mga ito, at i-unplug ang anumang electronics sa panahon ng mabigat na bagyo ng kidlat.
