Ang mga negosyo ngayon ay masuwerteng may maraming mga tool na magagamit upang makatulong na mapadali ang epektibong komunikasyon. Mula sa mga apps ng pagmemensahe hanggang sa mga video call at platform sa pakikipagtulungan ng koponan sa online, walang kakulangan ng mga paraan upang makipag-usap sa mga kasamahan, mga customer, kasosyo at mga stakeholder ng negosyo. Habang may maraming iba't ibang mga sistema ng komunikasyon na mga negosyo ay maaaring isama sa kanilang pang-araw-araw na mga proseso, ang mga katangian ng epektibong komunikasyon ay kinakailangan pa rin kahit anong platform ang ginagamit.
Makinig nang maingat sa Pag-uusap
Ang pakikinig ay isang mahalagang sangkap na kinakailangan para sa epektibong komunikasyon. Sa negosyo, mahalagang gawin ang aktibong pakikinig, na nangangahulugang pagsisikap na marinig at maunawaan kung ano ang sinasabi ng isang tao sa iyo. Kung ang isang kasamahan ay nakikipag-usap sa iyo tungkol sa isang isyu sa isang customer, mahalaga na maunawaan ang mga detalye bago tumalon sa isang solusyon.
Hindi gusto ng mga tao na makipag-usap sa isang taong hindi nagtatagal ng oras upang pakinggan ang kanilang sasabihin. Upang maipakita ang iyong kasamahan na aktibong nakalista, maaari mong ulitin o rephrase ang mga bahagi ng kanilang pag-uusap upang ipakita ang iyong pag-unawa sa sitwasyon sa customer. Ang pagtatanong upang makakuha ng paglilinaw ng mga detalye ay isang paraan upang aktibong makinig at makakuha ng komprehensibong pag-unawa sa malaking larawan.
Alamin ang Iyong Madla
Ang pagbabago ng mensahe batay sa madla ay isang pamantayan para sa epektibong komunikasyon. Ang dapat mong sabihin sa isang tao ay hindi tama para sa iba batay sa kanilang papel sa organisasyon at ang kanilang kaalaman sa paksa. Upang epektibong makuha ang iyong mensahe sa kabuuan, kailangan mong baguhin ang iyong wika, tono at ang medium upang ito ay tama para sa iyong madla.
Halimbawa, ang paraan ng pakikipag-usap mo sa isang ehekutibo sa iyong samahan ay maaaring iba sa paraan ng iyong pagsasalita sa isang kasamahan, kahit na ang nilalaman ng iyong mensahe ay pareho. Ang ilang mga tao ay gumagamit ng mas pormal na wika sa mga superyor habang gumagamit ng kaswal na wika ng negosyo sa mga kasamahan. Ang kultura ng iyong kumpanya ay makakaapekto rin sa paraan ng iyong pakikipag-usap sa mga panloob at panlabas na stakeholder.
Maging perpekto, kumpleto at tama
Ang pagbibigay ng maikli at malinaw na komunikasyon ay nakakatulong upang maiwasan ang pag-uulit at pagkabigo. Sa pamamagitan ng pag-alis ng mga hindi kinakailangang detalye mula sa komunikasyon, maaari mong bawasan ang mga pagkakataon ng hindi pagkakaunawaan. Sa mga panahong ito, maikli ang pansin ng mga tao, kaya ang pagkuha ng iyong mensahe sa sampung minuto ay mas epektibo kaysa sa pagkuha ng 30 minuto. Halimbawa, kung nakikipagkita ka sa isang customer tungkol sa isang pagkakataon sa pagbebenta, ipakita sa kanila na igalang mo ang kanilang oras sa pamamagitan ng pagpapanatili ng iyong presentasyon bilang madaling maintindihan hangga't maaari.
Habang ang epektibong komunikasyon ay maikli at maikli, kailangan din itong maging kumpleto. Nangangahulugan ito na ang mensahe ay kailangang isama ang lahat ng mga may kinalaman katotohanan, at dapat organisado lohikal, kaya madaling sundin. Batay sa kung sino ang iyong sinasalita, maaari mong isipin ang ilang aspeto ng kanilang kaalaman, habang nagbibigay ng mga detalye na hindi nila alam. Ang pagbibigay ng buong kahulugan ng mensahe ay susi sa mahusay na pakikipag-usap. Halimbawa, kung nagtatrabaho ka sa isang bagong kasosyo sa negosyo at tinatalakay ang pagbili ng mga supply mula sa kanila, mahalaga ito upang mabigyan sila ng lahat ng mga pagtutukoy ng mga materyal na kailangan mo. Kung walang pagbibigay ng mahalagang impormasyon, ang tagapagtustos ay hindi maaaring maihatid ang mga tamang bahagi, na maaaring maging sanhi ng pagkadismaya, pagkaantala at mahihirap na relasyon.
Ang pagkakaloob ng mga katotohanan bilang mga ito ay hindi pinalalaki ang mga ito ay isa sa mga katangian ng mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon at avoids kalabuan at pagkalito. Kung nakikipag-usap ka sa isang reklamo na may isang empleyado sa isang empleyado, halimbawa, dapat kang makakuha ng feedback mula sa parehong partido upang maunawaan ang problema.
Isama ang Feedback sa Mensahe
Ang epektibong komunikasyon ay nagsasangkot ng pagbibigay at pagtanggap ng napapanahong feedback. Tumutulong ang feedback na ipakita sa iyo at sa taong iyong nakikipag-usap kung ang mensahe ay ipinadala at natanggap nang wasto. Kung ang feedback ay ganap na off-base, maaaring ipakita ito na hindi ka epektibong makipag-usap o na ang tagatanggap ay hindi lubos na nauunawaan ang iyong kahulugan.
Sa isang kapaligiran sa negosyo, ang feedback ay kritikal kapag nagtatrabaho sa isang team. Halimbawa, kung nasa posisyon ka sa pangangasiwa, kakailanganin mong bigyan ang iyong mga tauhan ng nakabubuo na puna tungkol sa kanilang pagganap, ang kanilang papel at ang kanilang mga kasanayan sa komunikasyon sa mga customer. Kasama rin sa feedback ang pagbibigay ng papuri, na maaaring mapalakas ang moralidad ng kumpanya at madagdagan ang pakikipagkaibigan.
Bilang karagdagan sa pagbibigay ng feedback, ang epektibong komunikasyon ay nangangailangan ng pagtanggap nito, masyadong. Ang nakakatawang puna ay kapaki-pakinabang para sa pagpapabuti ng iyong pagganap sa trabaho. Kung ikaw ay namamahala sa pagbibigay ng isang pananalita sa isang pulong sa buong pulong, halimbawa, siguraduhing tanungin ang mga pangunahing miyembro ng iyong kawani para sa feedback pagkatapos ng pagsasalita. Sasabihin sa iyo ng kanilang puna kung ang iyong pananalita ay epektibo sa pagkuha ng iyong mensahe sa kabuuan, at ipapakita sa iyo kung naunawaan ng iyong mga tauhan ang mga pangunahing punto na nais mong makipag-usap. Ang kanilang feedback ay magpapakita rin sa iyo ng mga lugar kung saan kailangan mong mapabuti ang iyong mga kasanayan sa komunikasyon. Halimbawa, kung ang pagpuna ay ang pagsasalita ay masyadong mahaba, alam mo na para sa susunod na pagkakataon maaari kang magtrabaho sa pagiging mas maikli sa iyong komunikasyon.
Ipakita ang Paggalang sa Pamamagitan ng Iyong Pag-uusap
Ang paggalang sa mga taong nakikipag-usap sa iyo ay isang mahalagang pamantayan para sa epektibong komunikasyon. Ang mga tao ay mas motivated upang makisali sa iyo kung ipakita mo ang paggalang sa kanila at sa kanilang mga ideya. Halimbawa, kung nakikita mo ang inaasam-asam sa unang pagkakataon, maaari kang magpakita ng paggalang sa pamamagitan ng pagtugon sa mga ito gamit ang kanilang pangalan, na nagpapasaya sa kanila. Ang pagkuha ng oras upang basahin ang tungkol sa kanilang negosyo at pagtugon sa mga ito sa iyong pag-uusap ay napupunta sa isang mahabang paraan upang ipakita ang inaasam-asam mong igalang ang mga ito.
Kung nakikipag-usap ka sa isang kasosyo sa negosyo sa telepono, ipakita ang iyong paggalang sa pamamagitan ng pananatiling nakatuon sa pag-uusap sa kamay. Sa halip na suriin ang iyong email o mag-browse sa web habang pinag-uusapan ang telepono, manatiling nakikibahagi sa mga ito sa panahon ng phonecall ay ang magalang na gawin.
Kapag nakikipag-ugnayan sa email sa mga kasamahan, tumagal ng dagdag na ilang minuto upang makita ang iyong mensahe, kaya libre ang mga typo at pagbabaybay o mga pagkakamali ng gramatika. Nagpapakita ka ng paggalang sa pamamagitan ng paglalaan ng oras upang maayos na maitatag ang iyong mensahe.
Huwag Kalimutan Tungkol sa Non-Verbal Communication
Ang mga salita na ginagamit namin upang makipag-usap ay bumubuo ng mas mababa sa 10 porsiyento ng mensahe na aming binabanggit. Nangangahulugan ito na ang mga di-pandiwang signal ay kritikal sa epektibong komunikasyon. Ang tono ng iyong boses ay nagpapakita ng paraan ng pakiramdam mo kapag nakikipag-usap ka. Kung ibig mong sabihin na maging mapagkaibigan, halimbawa, siguraduhin na ang iyong tono ay magiliw.
Ang iyong mga galaw ng kamay, ang iyong paninindigan at ang iyong wika ay tumutulong upang ihatid ang kahulugan ng iyong mga salita. Ang pagtawid ng iyong mga armas ay nagpapahiwatig na ikaw ay nagtatanggol o nakasara habang nagpapakita ng pakikipag-ugnay sa mata na iyong hinahanap upang makagawa ng koneksyon.
Bigyang-pansin ang mga di-berbal na signal na ipinakikipag-usap ng taong iyong sinasalita. Ang kanilang pustura, tono at lengguwahe ay magpapakita sa iyo kung ano ang pakiramdam nila tungkol sa iyong sinasabi at makakatulong na gabayan ang paraan ng iyong pakikipag-usap sa kanila.
Mga Kinakailangan ng Magandang Sistema ng Komunikasyon
Hinihiling ng isang mahusay na sistema ng komunikasyon na pipiliin mo ang tamang sistema ng komunikasyon para sa trabaho. Sa maraming mga pagpipilian na magagamit tulad ng telepono, pagmemensahe, email at personal, kailangan mong piliin ang daluyan na pinakamahusay na nababagay sa paksa ng pag-uusap. Halimbawa, hindi mo nais na i-text ang iyong boss na magbitiw mula sa iyong posisyon o humingi ng pagtaas. Ang mga uri ng mahahalagang pag-uusap ay dapat maganap nang personal. Katulad nito, hindi mo kailangan ang isang pulong sa isang tao para sa mga menor de edad na mga isyu sa negosyo, na maaaring ipaalam sa pamamagitan ng email upang makatipid ng oras at mga mapagkukunan.
