Kung nagpaplano kang magsimula ng isang call center, maaari mong ligtas na itabi ang lumang rekomendasyon na ang lokasyon ay lahat. Dahil ang iyong lamang makipag-ugnay sa mga customer - o karamihan sa mga ito pa rin - ay hindi bisitahin ka sa tao, sapat na espasyo ay mas mahalaga kaysa sa lugar. Ang mga kinakailangan sa imprastraktura at imbakan ng data ay mahalagang mga pagsasaalang-alang din. Bukod pa rito, dahil ang kapaligiran ng trabaho ay maaaring maging maingay, ang pisikal na layout ay hindi dapat lamang maging komportable para sa iyong mga empleyado, ngunit dapat din itong mabawasan ang ingay.
Mga Kinakailangan sa Square Footage
Response Design Corp. - na dalubhasa sa disenyo ng call center - tinatalakay ang mga kinakailangan sa espasyo sa mga tuntunin ng "square feet bawat upuan," na inirerekomenda na payagan mo ang 125 hanggang 150 square feet bawat upuan. "Ang parisukat na sukat sa talaang ito ay nalalapat sa lahat ng mga karaniwang pangangailangan ng lugar, hindi lamang ang cubical," Mga tala ng Disenyo sa Tugon. Tulad ng para sa puwang ng cubicle, binanggit nito ang isang call center kung saan ang bawat customer service representative ay binibigyan ng cubicle na 33 square feet. Ang pagsasama-sama ng mga nakatutok, kung plano mong magsimula sa 10 na telepono, kakailanganin mo ng humigit-kumulang 330 square feet ng puwang para sa mga cubicle at isang karagdagang 920 hanggang 1,170 square feet para sa meeting room, banyo at imbakan ng data.
Tukuyin ang Mga Kinakailangan sa Infrastructure
Makipagtulungan sa isang telecom consultant ng negosyo upang matukoy ang mga pangangailangan sa imprastraktura. Ang mga panloob na kable, ang sistema ng telepono at mga kinakailangan sa bandwidth ay isa sa mga pinakamahalagang pagsasaalang-alang. Halimbawa, magpasya kung ang mga karaniwang tradisyonal na mga linya ng telepono sa paglipat o Voice Over Internet Protocol ay ang pinakamahusay na pagpipilian. Kung pinili mo ang VOIP, suriin upang makita kung ang isang potensyal na site ay naka-set up para sa serbisyo ng fiber optic network at kung maaari kang bumuo ng mga gastos para sa anumang kinakailangang mga pagbabago sa pagbabayad sa lease o kung kailangan mong bayaran ang mga gastos na ito nang maaga. Ang bandwidth ay tumutukoy sa rate ng paghahatid ng data, na kung saan ay tumutukoy sa parehong bilis at kahusayan ng iyong mga koneksyon sa Internet.
I-optimize ang Kapaligiran ng Imbakan ng Data
Upang matiyak ang pagiging maaasahan ng oras at sistema, i-install ang mga kagamitan ng data sa isang nakapaloob na silid na may nakahiwalay na sistema ng air conditioning at mga kagamitan sa pagmamanman ng halumigmig. Ang Avtech Software, Inc., isang kompanya na dalubhasa sa temperatura ng data center at mga kontrol sa kapaligiran, ay nagrekomenda ng temperatura ng ambient room na nasa pagitan ng 68 degrees at 75 degrees Fahrenheit, at isang kamag-anak na halumigmig na antas sa pagitan ng 45 porsiyento at 55 porsiyento.
Bumili ng Software at Kagamitan
Sa kanyang aklat na "Comdex Call Center Training Course Kit," inirerekomenda ng may-akda at negosyante na si Vikas Gupta na lahat ng mga bagong call center ay magsisimula sa limang pangunahing teknolohiya. Kabilang dito ang isang koneksyon sa Internet, isang awtomatikong distributor ng tawag, isang interactive na sistema ng tugon ng boses, integrasyon ng teleponong computer at mga tool sa pakikipag-ugnay sa customer. Kung ang iyong focus ay nasa mga papalabas na tawag, kakailanganin mo rin ang predictive dialing software. Ang bawat ahente ay kailangan din ng isang computer at isang headset. Ang mga presyo para sa software at kagamitan ay iba-iba, kaya ang paghahambing ng tindahan at nakakakuha ng hindi bababa sa tatlong panipi bago gumawa ng isang desisyon sa pagbili.
I-minimize ang Ingay
Ang mga teleponong tumatawag, ang mga patuloy na pag-uusap at mga kagamitan sa pagpapatakbo ay nakakatulong sa isang maingay na kapaligiran sa trabaho. Ginagawa nito ang pagpaplano ng palapag, disenyo ng layout at workstation upang mabawasan ang ingay na mahalaga. Ang mga opsyon para sa pagsasagawa nito ay ang pagsasama ng mga workstation sa labas sa halip ng grupo ng mga ahente na magkasama, pagdaragdag ng mga panel ng sound barrier sa pagitan ng mga workstation, pagbuo ng isa o dalawang pribadong tanggapan upang magamit para sa mga pagpupulong at mga tawag na nangangailangan ng mga printer sa privacy at pabahay at kopyahin ang mga machine mula sa mga workstation. Ang mga halaman at malambot, mga kasangkapan sa pag-ingay ng ingay na tulad ng mga blind, carpets, cushions at mga punong upuan ay maaaring mabawasan ang ingay kahit pa.
