Ang pagbabago ng organisasyon ay matigas, ngunit kung ano ang maaaring maging mas mahigpit ay nakikipag-usap sa mga pagbabagong ito sa mga empleyado. Maraming mga tagapamahala ang nag-aalala sa pagtama sa tamang tono kapag nagsasagawa ng unang anunsyo, ngunit ang isang maraming iba pang mga isyu ay dapat isaalang-alang din. Ang pagsagot sa mga katanungan ng mga empleyado, pagtugon sa kanilang mga alalahanin at pagpapanatili ng komunikasyon na dumadaloy sa mga panahong hindi tiyak ay lahat ng mahahalagang elemento sa pagpapahayag at pagpapatupad ng mga pagbabago.
Magplano ng isang malinaw na plano sa komunikasyon. Gumawa ng listahan ng lahat ng bagay na dapat ipaalam sa mga empleyado tungkol sa pagbabago ng organisasyon. Alamin ang mga katanungan na maaaring may mga empleyado tungkol sa mga pagbabago at maging handa upang sagutin ang mga ito. Isama ang mga puntong matutugunan mo sa unang anunsiyo pati na rin kung paano ka magpapatuloy makipag-usap sa mga empleyado tungkol sa mga pagbabago habang nagsisimula silang mangyari. Ibahagi o likhain ang planong ito sa iba sa mga posisyon ng pamamahala upang maghatid ka ng mga pare-parehong mensahe sa mga empleyado sa buong pagbabago.
Ipaliwanag sa mga empleyado kung ano ang nag-udyok sa pagbabago ng organisasyon. Ipaliwanag ang anumang partikular na problema na nakikita ng kumpanya kasama ang kung paano at kung bakit kailangan nilang matugunan. Kung ang kumpanya ay naghihirap mula sa mababang kita, nadagdagan ang mga gastos o hindi magandang moral na empleyado, ipaliwanag ito sa mga empleyado.
Tukuyin ang mga empleyado kung paano mapapabuti ng organisasyon ang pagbabago ng kumpanya. I-highlight kung paano ito positibong makakaapekto sa kumpanya bilang isang kabuuan (sa pamamagitan ng pagtaas ng kita o pagpapabuti ng reputasyon ng kumpanya, halimbawa). Stress kung paano ang mga pagbabagong ito ay makikinabang sa mga indibidwal na empleyado mismo. Patuloy na bigyang-diin ang mga benepisyo ng plano kahit na matapos ang anunsyo.
Bigyan ng oras ang mga empleyado para sa pagbabago. Sabihin sa kanila kung kailan magsisimula ang mga pagbabago at kung gaano katagal nila kukunin. Kung hindi ka sigurado sa eksaktong frame ng panahon, maging matapat at ipaalam sa mga empleyado kung kailan maaari nilang asahan ang isang sagot.
Ibahagi ang iyong sariling mga pagdududa at mga tanong. Kung mayroong impormasyon tungkol sa pagbabago na kumpidensyal o hindi pa nalutas, sabihin sa mga empleyado na ipaalam mo sa kanila ang higit pa sa sandaling magagawa mo at subukan na bigyan sila ng isang oras na maaaring asahan nila ang isang sagot upang mabawasan ang haka-haka.
Magbigay ng mga empleyado ng pagkakataong magtanong o magpahayag ng mga pagdududa o mga paghihirap na mayroon sila sa mga pagbabago. Anyayahan ang mga empleyado na makipag-usap sa iyo o sa iba pang pamamahala nang regular tungkol sa anumang mga alalahanin na mayroon sila sa buong proseso. Sagutin ang mga mahihirap na katanungan bilang matapat hangga't maaari.
Makipag-usap sa mga tagapamahala at mga empleyado nang madalas habang nagaganap ang mga pagbabago. Magbigay ng anumang bagong impormasyon na agad na nanggagaling. Abisuhan ang mga empleyado kung nagbabago ang plano at ipaliwanag kung bakit nagbago ito. Maging bukas hangga't maaari sa buong proseso upang ang mga empleyado ay hindi makaramdam na sila ay itinatago sa madilim.
