Maraming mga kumpanya ang nag-isyu ng mga credit card sa mga empleyado para sa iba't ibang mga pagbili, kabilang ang mga supply ng opisina, mga pagkain na may kaugnayan sa negosyo at mga gastusin sa paglalakbay. Gayunpaman, kung minsan, ang mga empleyado ay maaaring maling gamitin ang credit card ng kumpanya, sa halip ay i-swipe ito para sa mga maling uri ng mga gastos na may kaugnayan sa trabaho o, mas masahol pa, para sa personal na paggamit, kabilang ang mga cash advance, personal na paglalakbay, mga gastos sa bahay na may kaugnayan at higit pa. Sa sandaling malaman mo na ang isang empleyado ay gumamit nang hindi tama ang kredito, kumilos nang mabilis upang ang iba pang mga empleyado ay hindi sumusunod sa suit o patuloy na maling paggamit.
Tingnan ang mga rekord ng credit ng kumpanya upang matukoy kung aling mga singil ay hindi naaangkop o hindi kaugnay ng kumpanya. I-highlight ang mga ito at gumawa ng mga kopya para sa parehong kagawaran ng pananalapi at, kung kailangan maging, file ng tauhan ng empleyado. Ito ay hindi lamang nagbibigay sa iyo ng ideya kung gaano kalaki ang paggamit ng card, ngunit nagbibigay din sa iyo ng isang punto ng sanggunian upang gamitin kapag nakikipag-usap sa empleyado.
Magtapat sa mga mapagkukunan ng tao bago ka makipag-usap sa empleyado. Ang mga pagkakataon na kakailanganin nila sa kuwarto kasama mo kapag tinatanong mo ang empleyado tungkol sa mga singil. Bukod dito, maaari nilang sabihin sa iyo kung paano magpatuloy kung dapat tanggapin ng empleyado ang paggamit ng card para sa personal na paggamit, lalo na kung alam niya na ito ay laban sa mga patakaran ng kumpanya.
Magtakda ng isang pulong sa empleyado. Tanungin kung nakatanggap siya ng kopya ng mga alituntunin ng kumpanya kapag natanggap niya ang kard. Sinasabi nito sa iyo kung alam niya ang mga patakaran tungkol sa paggamit ng credit ng kumpanya. Bigyan siya ng isang pagkakataon na ipaliwanag at malaman kung ang mga pagsingil ay sinadya, kung siya ay may pananagutan sa mga singil o kung ito ay isang kaso lamang ng paggamit ng maling card para sa mga maling uri ng mga pagbili. Kung ang pagkilos ay nakahahamak at sinadya, maaaring kailanganin mong gumawa ng aksyong pandisiplina. Ang kalubhaan ng disiplina ay dapat na nakasalalay sa kanyang pangkalahatang rekord pati na rin ang halagang sisingilin, ang kanyang kahandaang tanggapin ang kanyang kawalang kabuluhan at ang antas ng pagsisisi na ipinapakita niya. I-record ang pag-uusap, kasama ang kanyang pahintulot, kung sakaling kailangan mong ituloy ang bagay, tulad ng pag-file ng mga kriminal na singil.
Magpasimula ng anumang kurso ng pagkilos na akma sa antas ng maling paggamit. Kung ito ay lamang ng isang hindi sinasadya na maling paggamit, pagkatapos ay i-ulit ang mga alituntunin tungkol sa paggamit ng card at bigyan ang empleyado ng isa pang pagkakataon. Kung ang mga singil ay may layunin, gamitin ang mga alituntunin ng iyong kumpanya upang gumawa ng pinakamahusay na desisyon at isaalang-alang ang kasaysayan ng empleyado at ang likas na katangian ng mga singil.Kung ang mga singil ay tumatakbo sa libu-libong, na itinuturing na grand theft sa karamihan ng mga estado, at wala kang pagpipilian ngunit upang makipag-ugnay sa iyong lokal na departamento ng pulisya at ipagpatuloy ang mga singil laban sa empleyado.
Institute stricter guidelines tungkol sa paggamit ng credit card. Ayon sa website ng Inside Indiana Business, suriin ang mga singil bawat buwan at i-flag ang mga mukhang kahina-hinala. Gumawa ng isang tuntunin para sa mga empleyado na magtanong bago gumawa ng anumang pagsingil sa isang tiyak na halaga ng pera. Limitahan ang bilang ng mga baraha na ibinibigay mo sa mga empleyado, na nagpapahintulot lamang sa mga nangangailangan na regular na bumili ng mga supply para sa negosyo upang mapanatili ang isang credit account ng kumpanya.
