Ang bawat tagapag-empleyo ay may moral at legal na tungkulin upang maprotektahan ang negosyo at ang mga empleyado nito kapwa mula sa iligal na maling pag-uugali at mula sa mga aksyon na lumikha ng isang masasamang kapaligiran sa trabaho. Ang pagsasagawa ng pagsisiyasat anumang oras na natanggap mo ang isang reklamo o may dahilan upang maniwala na ang isang empleyado ay nakikipagtalik sa maling pag-uugali ay mahalaga upang matupad ang mga responsibilidad na ito. Maliban kung mayroon kang wastong mga dahilan para sa hindi paggawa nito, ipagbigay-alam sa mga kasangkot na kasangkot na isang pagsisiyasat ay nangyayari ay isang karaniwang unang hakbang.
Format ng Panloob na Memo
Kahit na maaari mong draft ang sulat gamit ang memo o business letter format, isang memo ay mas karaniwan para sa mga panloob na komunikasyon. Bilang karagdagan, ang pamagat o linya ng paksa na karaniwan sa isang memo ay maaaring gawing mas epektibo ang format na ito. Bukod sa pamagat ng linya, isang memo ay kasama rin ang petsa, ang pangalan ng bawat tatanggap at ang pangalan at pamagat ng nagpadala. Kaliwang ihanay at iisang espasyo bawat talata sa katawan ng isang memo at gumamit ng double space sa pagitan ng mga talata. Isama ang mga espesyal na notation upang markahan ang memo bilang kumpidensyal at upang ipahiwatig kung ang memo ay may kasamang anumang attachment o enclosures.
Ang Tinakdang Empleyado
Ipaalam ang sinumbong sa pagsulat bago magsimula ang pagsisiyasat. Dapat ipaliwanag ng sulat ng pagsisiyasat ang mga paratang sa mas maraming detalye hangga't maaari, kabilang ang mga pangalan, petsa at pangyayari. Ilarawan ang proseso ng pagsisiyasat, tukuyin ang mga legal na karapatan ng may akusado na tao at sabihin sa inakusahan ang tao na magkakaroon siya ng pagkakataong sabihin sa kanyang bahagi ng kuwento kapwa sa pagsulat at sa isang personal na panayam. Sabihin sa tao kung ito ay "negosyo gaya ng dati" o kung ang kanyang tungkulin o tungkulin sa trabaho ay nangangailangan ng pagbabago hanggang sa makumpleto ang pagsisiyasat.
Nakabinbin na Abiso sa Pagsisiyasat
Isama ang agarang superbisor ng empleyado at ang department manager sa isang paunang abiso. Ang sulat ay dapat ipaliwanag ang kalikasan at saklaw ng nakabinbing pagsisiyasat. Bilang karagdagan, ang liham ay dapat mag-outline ng mga hakbang na dapat gawin bago magsimula ang pagsisiyasat, tulad ng accounting at pagpapanatili ng mga asset ng negosyo at ari-arian o pagbabago ng mga tungkulin ng empleyado. Sa wakas, dapat ipahayag ng liham kung ang mga superbisor at tagapamahala ay lalahok sa imbestigasyon, at kung gayon, tukuyin ang mga partikular na tungkulin at mga responsibilidad.
Pagsisiyasat ng Mga Sulat ng Panayam
Ang mga titik ay dapat ding pumunta sa sinuman na iyong pinaplano na pakikipanayam habang ang pagsisiyasat ay nalikom. Gayunpaman, hindi katulad ng isang nakabinbin na abiso sa imbestigasyon, na maaaring kabilang ang higit sa isang tatanggap, ang mga notification sa panayam ay dapat magsama ng isang solong tatanggap sa address line gaano man maraming mga titik na iyong ipapadala. Ang sulat ay hindi dapat magbigay ng tiyak na mga detalye, ngunit sa halip ay sabihin lamang na ang empleyado ay maaaring kapanayamin bilang bahagi ng isang patuloy na pagsisiyasat, ibigay ang pangalan ng tao na magsasagawa ng pakikipanayam at magtakda ng isang buong pakikipagtulungan sa inaasahan. Bukod pa rito, dapat sabihin ng liham na ang memo ay kumpidensyal na impormasyon at hindi angkop para sa talakayan ng inter-opisina.
