Ang pagsulat ng isang pormal na sulat sa isang board of directors ay maaaring maging isang intimidating na proseso. Ito ang iyong pagkakataon upang makuha ang iyong mga saloobin na naririnig ng mga namamahala, kaya mahalagang sundin ang pormal na proseso. Ngunit walang kahulugan sa pagkuha ng format na tama kung kulang ang nilalaman o ang sulat ay may mga pagkakamali ng grammatical.
Bago Simulan ang Sulat sa isang Lupon
Sa kaukulang kasama ng board of directors, alamin kung ano ang gusto mong sabihin. Ano ang iyong pagganyak? Ano ang gusto mong gawin? Ang isang reklamo sulat ay nangangailangan ng isang buong iba't ibang mga taktika mula sa, sabihin, ang isang sulat na naghahanap ng pagpopondo para sa isang proyekto.
Gumawa ng panahon upang gumawa ng ilang mga tala. Isulat kung ano ang sasabihin at kung bakit mahalaga ito sa iyo. Ang huli ay hindi maaaring gawin ito sa sulat, ngunit maaaring makatulong ito sa iyo na nakatuon at pinagsunod-sunod. Mayroon bang dokumentasyon na kailangan mong tukuyin, katibayan o istatistika na nais mong ibahagi? Maghanda sa kanila at gumawa ng tala kung bakit sila ay may kaugnayan.
Pagbalangkas ng Sulat
Una, ayusin ang iyong mga tala. Ano ang pinakamalaking punto na may kinalaman sa kung bakit kayo sumusulat? Anong mga elemento ang sumusuporta sa puntong iyon? Ilagay ang mga ito sa pagkakasunod-sunod. Ito ay mahalagang iyong balangkas, kaya ngayon ikaw ay handa na upang pumunta.
Maraming tao ang nakikipagpunyagi sa pagsisimula ng isang liham, na iniisip na kailangan nilang maging nakakatawa mula sa get-go, ngunit ang pagiging malinaw ay mas mahalaga. Sabihin ang lahat ng kailangan mong sabihin, pagkatapos ay pagbutihin at higpitan ito kapag nag-e-edit. Upang magsimula, tugunan ito na "Mahal na Tagapangulo Smith at mga miyembro ng board" at pagkatapos ay buksan ang "Ako ay sumusulat sa …", pagkatapos ay i-quote ang iyong overarching dahilan para sa pagsulat.
Sundin ang iyong pambungad na may pangunahing punto ng pagsuporta at magsulat ng ilang mga parapo na maikli na kasama ang lahat ng mga isyu na nabanggit mo nang mas maaga.
Tandaan, ito ay negosyo at ang mga tao ay may isang pulutong sa kanilang plato. Huwag maging mabulaklak o mahaba o mahaba. Kumuha ng punto, maging magalang tungkol dito at magalang na mag-sign off.
Ang Kahalagahan ng Pag-edit
Sa katunayan, ang pagsusulat ng isang board of directors ay hindi gaanong naiiba sa pagsulat ng anumang pormal na sulat sa negosyo, maliban sa isang pangkat ng mga tao at maaaring mas nakasakay dito, depende sa kung bakit ka sumusulat.
Karamihan sa mga tao ay sobrang stress tungkol sa pagsulat, kapag ang pinakamahalagang bahagi, talaga, ay ang pag-edit. Palaging magpahinga pagkatapos magsulat ng isang bagay, kaya ang iyong ulo ay nililimas at bumalik ka na may mga sariwang mata.
Kumuha ng hindi bababa sa tatlong pag-edit ng pass. Maghanap ng mga pagkakamali ng balarila, mga di-napansin na salita at sobrang kaswal na tono. Ang mga tao ay madalas na nagkakamali na maigsi sa pagiging bastos, ngunit ang pagsulat ay maigsi ay malakas at sa punto, ang parehong mga katangian na mahusay sa pag-uusap ng negosyo.
Gayunpaman, maging magalang at medyo deferential, ngunit hindi magpapadulas o maglatag anumang bagay sa masyadong makapal.
Alamin ang Iyong Layunin
Tulad ng nabanggit, mahalagang malaman kung bakit nagsusulat ka. Posible na ang tatlong pinaka-karaniwang titik na kailangan mong isulat ay upang humiling ng isang bagay, upang magbitiw o upang tanggapin ang isang pagkakataon.
Pagbibitiw: Kapag nagbitiw sa isang kumpanya, proyekto o kahit mismo sa board, sabihin na nagpapasalamat ka na may pagkakataon ka. Ipaliwanag, sa mas mabuti ang isang pangungusap, kung bakit ka resigning - para sa mga personal na dahilan, upang galugarin ang isang bagong pagkakataon, dahil hinahangaan mo ang isang pagbabago - nang walang mga detalye sa pagbabahagi. Panatilihin itong maikli at propesyonal. Kung magagawa mo, mag-alok na magagamit kung kinakailangan sa hinaharap.
Pagtanggap ng: Ito ay maaaring isang solong talata na sinusundan ng isang pahayag ng pasasalamat. Sabihin mong mapagmataas mong tanggapin ang pagkakataon, umaasa ka sa pagbibigay ng kontribusyon at nagpapasalamat ka sa pananampalataya ng board. Huwag tumira sa mga proyekto o intensyon; iyon ang kontrata para sa.
Humihiling: Kaagad, sabihin kung ano ang hinihiling mo. Ipaliwanag kung bakit. Kung mayroon kang sumusuporta sa katibayan kung bakit ang balido ay may-bisa, pagkatapos ay maikli itong idokumento. Iwasan ang mga pangako ng pagganap o kinalabasan, dahil ang mga ito ay dapat na nakasaad lamang sa isang kontrata o iskedyul ng proyekto, kung saan mayroon kang kakayahang makipag-ayos. Salamat sa kanila para sa kanilang pagsasaalang-alang at nag-aalok na magagamit kung mayroon silang mga katanungan o nangangailangan ng paglilinaw.
