Ang muling pag-aayos ng malalaking mga kaganapan sa negosyo ay maaaring maging isang logistical bangungot; kahit na ang pinaka-kapani-paniwala na dahilan upang baguhin ang petsa, ang mga kliyente at mga kontak sa negosyo ay inis at hindi maiiwasan. Ang paraan ng pagpapakita mo ng impormasyon ay magkakaroon din ng malaking epekto sa impression na dadalo ng mga dadalo; mag-ingat sa tunog na humihingi ng paumanhin nang paulit-ulit, kaya makikita ng mga tatanggap ang rescheduling bilang isang pansamantalang pag-urong sa halip na bilang isang maling pagbigkas o ang resulta ng mahihirap na pagpaplano.
Maglagay ng isang piraso ng letterhead ng kumpanya sa iyong printer; ito ay isang opisyal na paunawa tungkol sa rescheduling ng isang kaganapan na ikaw ay nagho-host. Ang oras ay ang kakanyahan at letterhead ay kukuha ng pansin ng tatanggap nang mas epektibo kaysa sa simpleng papel.
Buksan ang programang word processing na iyong pinili. Magsimula ng isang bagong dokumento sa pamamagitan ng pagpili ng "File" at "Bago."
I-type ang petsa at laktawan ang isang linya. Gamitin ang tampok na pagsasama ng mail sa iyong programa sa pagpoproseso ng salita upang ipasok ang mga pangalan at address ng mga dadalo.
Magsimula sa pamamagitan ng pagsasabi na kailangan mong i-reschedule ang kaganapan, at i-refresh ang kanilang mga alaala tungkol sa kung ano ang kaganapan at kung kailan ito dapat na gaganapin sa orihinal.
Humingi ng tawad nang husto at ipaliwanag ang dahilan ng pagkaantala. Huwag humingi ng paumanhin nang higit sa isang beses o maaaring tanggapin ito ng mga tatanggap bilang isang pag-amin ng pagkakasala o maling pamamahala.
Bigyan ng mga detalye kung kailan magaganap ang kaganapan. Kung ang iyong kumpanya ay nag-aalok ng kabayaran para sa kanilang muling pagbabayad ng bayarin o ibang insentibo, detalye kung paano maaaring mag-aplay ang mga dadalo para sa kabayaran. I-play ang mabuting balita; kung ang rescheduling ay isang masuwerteng pangyayari, tulad ng rescheduling para sa isang oras na may mas mahusay na panahon, magkomento sa na.
Salamat sa mga dumalo para sa kanilang kooperasyon, at bigyan sila ng impormasyon sa pakikipag-ugnay kung kanino maaari silang tumawag kung mayroon silang mga katanungan o kahirapan na muling nag-uutos ng kanilang pagbisita.
Lagdaan ang titik na "Taos-puso," at laktawan ang tatlong linya. I-type ang iyong buong pangalan at pamagat. I-print ang mga titik at lagdaan ang bawat isa sa itaas ng iyong nai-type na pangalan.
Ipadala ang mga titik sa pinakamabilis na serbisyo na maaari mong kayang bayaran. Kung hindi mo kayang magpadala ng malaking bilang ng mga titik sa pamamagitan ng Priority Mail, tawagan muna ang bawat dumalo at ibigay sa kanila ang pangunahing impormasyon tungkol sa pag-rescheduling ng kaganapan. Ipaalam sa kanila na ang isang opisyal na sulat ay susundan.
