Ang isang conference room ay ginagamit ng mga ehekutibo ng kumpanya upang humawak ng mga pulong at mag-host ng mga kaganapan para sa mga kapwa empleyado o pagbisita sa mga negosyante. Ang pag-setup ng isang conference room ay maaaring makaapekto sa kung paano nakaranas ng mga pulong ang mga tao, dahil ang mga nakaupo sa likod ay maaaring hindi makarinig o makita ang lahat ng nangyayari sa harap ng silid. Bago ka magsimula sa pag-set up ng isang conference room, pag-aralan ang espasyo upang matukoy kung anong pag-setup ang pinakamahusay na gumagana para sa ibinigay na espasyo. Sa ganitong paraan ang lahat ng kasangkot ay magkakaroon ng parehong karanasan sa panahon ng mga presentasyon o mga kaganapan.
Maglakad sa paligid ng conference room bago ka magsimula sa pagdidisenyo ng espasyo. Hanapin ang lahat ng mga de-koryenteng outlet sa espasyo, dahil ang harap ng kuwarto ay maaaring mangailangan ng mga de-koryenteng saksakan. Ang mga projector at screen ay maaaring mangailangan ng koryente upang gumana, kaya i-set up ang harap ng silid kung saan magagamit ang mga saksakan. Ginagawa ito upang mabawasan ang mga wire sa sahig, habang ang mga tao ay maaaring maglakbay sa ibabaw ng mga ito habang lumalakad sila sa silid ng kumperensya.
Pag-aralan ang laki ng espasyo at ihambing ang sukat sa mga pangangailangan ng kumpanya. Kung ang kumpanya ay naghahanap ng isang puwang upang magkaroon ng mga pulong na may 20 mga tao o mas kaunti sa isang solong oras, ang pag-setup ng mga talahanayan at upuan ay naiiba kaysa sa isang puwang na nangangailangan upang i-hold ang daan-daang mga tao sa isang naibigay na oras. Ang paggamit ng estilo ng pag-setup ng teatro na may nakataas na hanay ay maaaring mas mahusay para sa daan-daang mga tao na taliwas sa isang pag-setup ng U-hugis, dahil ang configuration ng U-hugis ay mas angkop para sa 20 tao o mas mababa. Ang isang solong conference table ay dapat lamang gamitin kung ang kumpanya ay nagpaplano lamang upang mag-host ng mas mababa sa 15 tao sa isang pagkakataon, dahil ang mga empleyado na matatagpuan sa isang dulo ng talahanayan ay dapat makarinig ng mga taong nakaupo sa kabaligtaran.
Magdagdag ng isang presentasyon screen o projector sa harap bago magdagdag ng mga talahanayan at upuan sa espasyo. I-plug ang lahat ng mga de-koryenteng aparato at itago ang mga wire sa kahabaan ng mga pader o sa ilalim ng mga karpet.
Ilagay ang mga talahanayan sa ninanais na configuration na iyong pinili para sa conference room. Ang mga talahanayan ay dapat ilagay malapit na magkasama, kung ginagamit mo ang paraan ng U-hugis. Ang pag-setup ng teatro ay nangangailangan ng mga talahanayan upang ilagay sa mga itinaas na mga kahon o mga platform. Ilagay ang platform sa ninanais na espasyo bago mo simulan ang pagdaragdag ng mga talahanayan.
Maglakad sa paligid ng puwang at ilagay ang iyong sarili sa likod ng talahanayan upang subukan kung ang bawat upuan ay katanggap-tanggap sa mga tuntunin ng pagtingin sa harap ng kuwarto nang walang obstructions. Huwag maglagay ng isang tao sa isang upuan kung saan hindi niya makita ang harapan. Gawin ito bago idagdag ang mga silya sa kuwarto, dahil maaaring mas mahirap baguhin ang pag-setup gamit ang mga upuan at mga talahanayan sa kuwarto.
Idagdag ang lahat ng mga upuan sa silid ng pagpupulong at ilagay ang mga upuan sa ilalim ng mga talahanayan upang i-save ang espasyo sa sahig. Magiging mas malaki at mas organisado ang conference room.
Magdagdag ng mga bote ng tubig, mga panulat, mga pad ng papel at at posibleng prutas sa mga talahanayan ng pagpupulong bago ang isang kaganapan.
