Kung ikaw ay itinalaga ng tagapangasiwa ng pondo para sa isang samahan o magpasiya na kumilos nang mag-isa, ang pagpaplano ng isang matagumpay na kaganapan sa pangangalap ng pondo ay nangangailangan ng malawak na paghahanda. Isang misteryo hapunan kaganapan ay isang kapana-panabik na alternatibo sa isang tradisyonal na itim-kurbatang hikaw fundraiser. Ang isang kumikilos tropa ay gumaganap ng isang misteryo maglaro habang bisita ang mga bisita sa isang catered pagkain. Karaniwan, ang mga aktor ay nakikipag-ugnayan sa madla, na nag-anyaya sa kanila na subukan ang paglutas ng misteryo. Bilang tagapag-ayos, magkakaroon ka ng kasiyahan ng hindi lamang pagpapalaki ng pera para sa iyong samahan ngunit nagho-host din ng di-malilimutang kaganapan para sa iyong mga bisita.
Magpatulong sa tulong ng ibang tao sa samahan. Para sa isang medium-to-large na kaganapan, malamang na kailangan mong ipagkaloob ang ilang mga gawain upang magawa ang lahat ng iyong mga layunin. Kakailanganin mo ang mga tao na makatutulong sa pag-organisa ng catering, entertainment at mga pinansyal na aspeto ng kaganapan. Kung mayroon kang sapat na boluntaryo, maaari mong hilingin na bumuo ng mga komite na nakatalaga sa iba't ibang mga gawain.
Itakda ang mga layunin sa pagpopondo. Kalkulahin kung magkano ang pera na nais mong itaas para sa samahan, at idagdag ang gastos ng pagho-host ng kaganapan. Dapat isama ng iyong badyet ang presyo ng lugar, pag-advertise, dekorasyon, mga serbisyo sa pagtutustos, kumilos na tropa at paglilinis. Panatilihin ang mga rekord ng lahat ng aspeto sa pananalapi ng kaganapan para sa mga layunin ng buwis.
Magtakda ng isang petsa para sa kaganapan, at mag-iskedyul ng mga pulong sa iba pang mga boluntaryo o komite. Ang mga pagpupulong na ito ay magsisilbing mga tseke ng progreso at makatutulong upang maiwasan ang mga problema at salungatan sa panahon ng proseso ng pagpaplano. Talakayin ang mga backup na plano sa kaganapan ng mga potensyal na problema, tulad ng mga aktor na hindi nagpapakita.
Mag-reserve ng lugar. Ang puwang ay kailangang tumanggap ng dining area, lugar ng pagtatanghal at mga kagamitan sa kusina para sa mga caterer. Maraming mga lugar sa komunidad ang mabilis na napunan, kaya mag-book ng isang lugar sa lalong madaling magtakda ka ng isang petsa para sa iyong misteryo hapunan.
Mag-hire ng isang kumikilos na tropa at catering company. Kakailanganin mo ang isang tropa na dalubhasa sa mga pag-play ng misteryo o may karanasan na gumaganap para sa misteryo na mga kaganapan sa hapunan. Kapag nagtatrabaho sa isang magtutustos ng pagkain, hanapin ang isa na dalubhasa sa mga dinastiyang fundraiser at nag-aalok ng mga pagpipilian sa loob ng iyong badyet.
Itakda ang mga presyo ng tiket batay sa gastos ng pagho-host ng kaganapan. Kakailanganin mong kalkulahin ang isang cost per-head. Halimbawa, kung ang gastos ng pagtutustos ng pagkain ay $ 10 bawat tao at ang gastos ng kumikilos na tropiko ay karaniwang $ 10 bawat tao, ang iyong cost per-head ay halos $ 20. Ang karamihan sa mga organisasyon ay nagtakda ng presyo ng tiket sa dobleng gastos sa bawat ulo, kaya sa halimbawang ito, ang mga tiket sa kaganapan ay magiging $ 40.
I-advertise ang iyong kaganapan. Mag-set up ng isang website, at idirekta ang mga tao sa site para sa higit pang impormasyon sa lahat ng mga materyal sa advertising. Ang website ay dapat maglaman ng impormasyon tungkol sa petsa, oras, lokasyon at tiket sa gastos pati na rin ang impormasyon tungkol sa iyong organisasyon at kung paano ang mga nakataas na pondo ay gagamitin.
Mga Tip
-
Kabilang sa mga murang mga ideya sa advertising ang mga site ng social networking, fliers at poster. Ang ilang mga pahayagan at mga istasyon ng radyo ay nagbibigay-daan sa mga hindi pangkalakal na organisasyon na mag-advertise ng kanilang mga kaganapan nang libre.
