Ang pag-uulat sa isang bigay na natanggap ng iyong organisasyon ay isang mahalagang aspeto ng kaugnayan sa pagitan ng institusyong grantmaking at ng tatanggap na grant. Ang mga ulat ng Grant ay nagbibigay ng impormasyon tungkol sa mga aktibidad na isinasagawa sa panukalang orihinal na kaloob, mga bagong natuklasan, mga pitfalls, mga tagumpay, at pinansiyal. Ang pagiging matapat, malinaw, at darating sa isang ulat ng grant ay tumutulong sa institusyon ng grantmaking na masukat ang epekto nito at matuto mula sa karanasan ng iyong organisasyon. Mahalagang mag-ulat sa mga partikular na paghahatid at mga aktibidad na iminungkahi sa panukalang orihinal na kaloob. Kasama sa mga ulat ng Grant ang isang cover letter, cover sheet, seksyon ng salaysay at financials.
Magtipon ng Impormasyon at Magtalaga ng Mga Gawain
Kapag nagsimula na magsulat ng isang ulat ng grant, nais mong maging malinaw ang tungkol sa mga detalye na iyong iminungkahi sa panukala ng grant at maging pamilyar sa proyekto na pinondohan ng grant na iyon. Sumangguni sa panukala ng grant at magbigay ng award letter.
Maaga bago ang deadline ng ulat, magpatulong sa tulong mula sa mga ulo ng tamang mga departamento na kailangan mo upang makumpleto ang bigyan. Halimbawa, kumonsulta sa pananalapi at accounting para sa mga pahayag sa pananalapi, kawani ng programa para sa mga ulat sa field, executive director para sa lagda at komunikasyon para sa mga larawan.
Kolektahin ang iba't ibang mga materyales at panatilihin ang mga ito sa iyong mga tip sa daliri habang inilalagay mo silang lahat sa ulat.
Isulat ang Cover Sheet at Seksyon ng Narrative
Ang unang seksyon ay ang cover sheet at mga tawag para sa pangunahing impormasyon ng contact at data na mag-uugnay sa iyong ulat ng grant sa iyong orihinal na panukala na grant. Kabilang sa seksyong ito ang legal na pangalan ng iyong samahan, ang hanay ng petsa ng proyektong inilarawan sa bigyan, ang pangalan ng ehekutibong direktor o pangulo ng iyong organisasyon, ang pangalan ng taong nakikipag-ugnay na pinaka-pamilyar sa proyekto na pinondohan at ulat ng grant. Kasama rin ang iyong kumpletong address ng tirahan, numero ng telepono at fax, e-mail address, pangalan ng proyekto, halaga ng bigyan, numero ng ID ng tulong, at layunin ng bigyan. Tiyaking ang lahat ng impormasyong ito ay tumutugma sa kung ano ang nasa orihinal na aplikasyon ng pagbibigay at sulat ng award. Sa footer ng iyong ulat, ilagay ang iyong ID ng ID ng pagbibigay at numero ng pahina ng ulat.
Sa seksyon ng salaysay, ipaliwanag kung paanong ang pagpopondo ng proyekto ay gumawa ng pagkakaiba sa iyong komunidad o sa buhay ng mga taong iyong tinulungan. Maaari kang magbigay ng dami ng data at istatistika tulad ng mga rate ng pagtatapos, mga antas ng kita o grado. Maaari ka ring magbigay ng data ng husay tulad ng mga survey, panayam o kuwento ng mga indibidwal o pamilya na nakinabang sa iyong mga serbisyo.
Sabihin sa tagapagkaloob kung natuklasan mo ang anumang bagay na bago bilang isang resulta ng bigyan. Ipaliwanag nang detalyado kung may nangyari na hindi inaasahan, mabuti o masama.
Sabihin sa tagapagkaloob kung nagtrabaho ka sa pakikipagtulungan sa ibang mga organisasyon at kung paano ito nakaapekto sa proyekto. Mahalaga ito dahil pinahahalagahan ng mga tagatangkilik ang pakikipagtulungan sa mga organisasyon.
Ibahagi ang anumang mga aral na natutunan mula sa proyekto. Ilarawan nang detalyado ang anumang mga hamon na lumitaw sa panahon ng iyong proyekto at kung paano mo napanalunan ang mga ito. Kung gagawin mo ito ng mabuti, magkakaroon ka ng maraming paggalang mula sa tagapagkaloob. Pinahahalagahan nila kapag sinabi ng mga non-profit na organisasyon na tulad ng ito ay kabaligtaran sa pag-asukal sa sitwasyon.
Hayaang malaman ng tagapagkaloob kung ano ang mga plano sa hinaharap para sa proyekto. Isama ang mga mapagkukunan ng pagpopondo kung ang proyekto ay magpapatuloy. Ipaliwanag kung paano mo maaaring baguhin ang proyekto na ibinigay sa mga bagong aralin na natutunan.
Salamat sa tagapagkaloob para sa kabutihang loob nito sa pamumuhunan sa iyong proyekto. Ipahayag ang iyong pasasalamat. Magdagdag ng anumang karagdagang mga mahalagang komento.
Isama ang Pananalapi
Maaaring hilingin ng tagapagkaloob para sa partikular na mga pahayag sa pananalapi tulad ng kita, cash flow, at isang balanse. Isumite ang hiniling ng mga pahayag para sa taon ng proyekto. Ipaliwanag ang anumang mga labis na pagbabago sa iyong pinansiyal na kalusugan mula sa oras na natanggap mo ang grant award sa oras na iyong iniuulat. Mas mahusay na ituro mo ito at magkaroon ng isang mahusay na paliwanag kaysa sa magkaroon ng grantmaker matuklasan sa kanyang sarili. Maging upfront.
Magbigay ng isang detalyadong pag-uulat sa mga pondo mula sa grant na ginugol sa mga partikular na proyekto. Ang mga detalye na iyong ibibigay sa seksyon na ito ay dapat direktang tumutugma sa iyong badyet sa panukala ng grant.
Kung mayroon kang mga hindi inaasahang gastos, isama ang mga ito sa ulat at tukuyin ang mga ito bilang tulad. Ipaliwanag din ang mga gastos na ito sa seksyong narrative ng ulat ng grant.
Pakete ng Ulat
Isama ang maikling letra ng pabalat na nagdedetalye sa nilalaman ng ulat na dapat isama ang iyong numero ng ID ng award. Ang liham ay dapat na mula sa ehekutibong direktor o pangulo ng iyong samahan sa kanyang katumbas sa institusyon ng pagpapagkaloob. Ang sulat ay dapat pasalamatan ang donor para sa grant, muli. Hindi ka sigurado talagang salamat.
I-edit ang magbigay ng salaysay sa tulong ng isa pang kasamahan. Kumuha ng pangwakas na pag-sign off mula sa pananalapi sa pinansya. Siguraduhin na ang font at tono ng ulat ay pare-pareho habang nasa pag-edit.
Maglakip ng mga survey, mga graph, mga mapa, istatistika o impormasyon na natipon upang sukatin ang iyong proyekto. Summarized mo ang pinakamahalagang aspeto sa seksyon ng salaysay, ngunit ang mga ito ay dapat na magagamit para sa sanggunian. Ipakita ang lahat ng data nang maayos hangga't maaari.
Gumamit ng mga pang-promosyong mga attachment nang maaga. Ang mga Grantmakers ay abala at walang oras na mag-wade bagaman bawat isa sa iyong mga flyer, larawan, at mga press release. Piliin ang pinakamahusay na dalawa o tatlong mga larawan, isang nai-publish o naka-air na piraso ng media, at marahil isang newsletter mula sa iyong samahan. Kung pinili mong mag-attach ng karagdagang materyal, tiyaking nakakatulong ito sa iyong kaso at direktang may kaugnayan sa proyekto.
Kumuha ng lagda mula sa isang awtorisadong kinatawan ng iyong samahan - malamang na ang parehong taong nilagdaan ang application ng grant.
Isumite sa Oras
Ipadala ang ulat ng grant sa medium at mode na idinidikta sa sulat ng award. Ang institusyong grantmaking ay maaaring humingi ng isang e-mail, magkaroon ng isang online na portal o ginusto ang tatlong kopya na ipinadala ng USPS mail. Ito ay palaging pinakaligtas na mag-double check.
Kumpirmahin ang resibo. Kung hindi ka makatanggap ng auto-confirmation, maaari kang makipag-ugnay sa naaangkop na tauhan ng kawani sa institusyong grantmaking upang kumpirmahin ang pagtanggap ng iyong ulat ng grant.
Mag-save ng isang kopya para sa iyong mga tala. Kung sakaling may mangyayari sa paghahatid ng ulat ng iyong grant, kailangan mong maging handa upang magkaloob ng isa pang kopya sa tagapagkaloob.
